Buscar elementos de facturación contabilizados y anular la contabilización de transacciones

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para configurar Contratos y Anular contabilización. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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NAVEGACIÓN > Contratos > Buscar > Elementos de facturación contabilizados

La anulación de contabilizaciones revierte el paso Aprobar y contabilizar y regresa los elementos facturados cuya contabilización haya sido anulada a Aprobar y contabilizar, donde, con la excepción de los cargos cancelados, pueden modificarse y volverse a contabilizar.  Si se cancela y luego se anula la contabilización de un cargo de contrato, de proyecto o de ticket contabilizado, este no aparecerá en Aprobar y contabilizar.

• Los usuarios con acceso a Contratos pueden anular la contabilización de elementos desde la página Facturación/Elementos a facturar. Se anulará la contabilización de todos los elementos que aparezcan en la Vista previa de la factura.
• Los administradores pueden anular la contabilización de transacciones individuales desde el módulo Admin.

La anulación de contabilizaciones no se puede deshacer.  Los cambios y ajustes manuales efectuados a los elementos facturados antes de que fueran contabilizados por primera vez tendrán que volver a ser ingresados manualmente.

• Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

• Para buscar registros específicos, aplique uno o más filtros de búsqueda. Consulte Aplicar un filtro de búsqueda.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Botón de herramientas	Descripción
(Solamente administradores de contratos)	Anular contabilización En > Admin. > Características y configuración > Contratos y anulación de contabilizaciones > Anulación de contabilizaciones, haga clic en este botón para anular la contabilización de hasta 500 transacciones seleccionadas.
	Selector de columna El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente: Qué columnas se muestran en la tabla El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas. NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración. Para personalizar la tabla, haga lo siguiente: Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna. La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo. NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda. Haga clic en Guardar y cerrar. NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.
	Botón Exportar SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula. NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora. Haga clic en el ícono Exportar como CSV. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado. NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros. IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.
	Actualizar Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

NOTA  Para imprimir la lista, use el botón Exportar y luego imprima desde el archivo exportado.

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Haga clic en una pestaña para seleccionar un tipo de elemento de facturación.

3. Aplique los filtros y busque los elementos cuya contabilización desee anular. Las transacciones coincidentes aparecerán en la tabla de resultados de la búsqueda.

NOTA  El filtro Departamento en esta página arroja elementos de facturación contabilizados cuyo departamento predeterminado del recurso sea el elemento seleccionado, y elementos de facturación contabilizados cuyo departamento de la tarea sea el elemento seleccionado.

NOTA  A menos que haya configurado el filtro "Ha sido configurado" como No, los resultados de búsqueda pueden contener transacciones que ya hayan sido facturadas. La contabilización de las transacciones facturadas no puede anularse, y están deshabilitadas las casillas de selección.
Si necesita anular la contabilización de elementos facturados, debe primero anular la factura. Consulte Anular una factura.

NOTA  Por defecto, la tabla muestra 25 elementos por página pero, si su búsqueda devuelve un gran número de transacciones, puede utilizar la opción Registros por página para mostrar 50 o 100 elementos por página.

4. Selecciones las casillas de verificación a la izquierda para todas las transacciones cuya contabilización desee anular. Es posible anular hasta 500 transacciones a la vez.
5. Haga clic en Anular contabilización.

NOTA  Si anula la contabilización de las entradas de trabajo con una configuración de "En aprobación de hoja de horas", aparecerán en la página Aprobar y contabilizar para que puedan modificarse y volver a contabilizarse, aunque no se aprobaran y contabilizaran allí inicialmente. No es necesario cambiar la configuración de facturación del contrato a Manualmente para que sean visibles. No podrá anular la contabilización de estos artículos desde una tabla de perforación del widget de facturación.

IMPORTANTE  Si se ha deducido una entrada de mano de obra de varias compras de bloque horario o anticipo (usando Mover deducción), Autotask le obligará a anular la contabilización de todas o ninguna de las deducciones relacionadas a la entrada de mano de obra. Si ya se añadido una deducción a una factura, aquella factura debe anularse primero antes de que usted pueda proceder.

La página se actualizará y todos los elementos cuya contabilización haya sido anulada se habrán devuelto a Contratos > Aprobar y contabilizar.  Usted podrá hacer cambios y volver a contabilizarlos de la manera tradicional.

NOTA  Si la factura se ha exportado, deberá modificar manualmente los elementos en su programa de contabilidad.

Usted también puede anular la contabilización de facturas durante el proceso de factura de lotes. Esta acción anula la contabilización de todas las transacciones facturables en una factura individual. Consulte Anular la contabilización de facturas.