Configurar el cuerpo de la factura
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En el editor del cuerpo de la factura, usted determina
- Las columnas que se mostrarán en la tabla Cuerpo de la factura, el orden de las columnas y las etiquetas de las cabeceras de las columnas.
- El contenido de la columna Descripción para cada tipo de elemento facturado. La mano de obra y los servicios/paquetes recurrentes también tienen configuraciones adicionales que son establecidas aquí.
- Cómo se presentan, ordenan y detallan los elementos facturados
Cada sección puede ser ampliada y contraída. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
Cómo...
Esta sección muestra las columnas disponibles para mostrar en el cuerpo de la factura. Usted puede hacer clic en una fila para ponerla en modo de edición.
- Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
- Edite la etiqueta Columna si lo desea.
- Seleccione la casilla de la columna Mostrar para añadir una columna a la cuadrícula. Desmárquela para quitar la columna.
- Haga clic en Guardar para guardar las configuraciones de fila, o haga clic en Cancelar.
- Para cambiar el orden de visualización de las columnas de izquierda a derecha, haga clic en una fila de la columna Orden de la izquierda y arrástrela a su nueva ubicación de columna.
En la tabla de facturas se pueden visualizar las siguientes columnas:
Campo | Descripción |
---|---|
Fecha | Seleccione esta fila para incluir la fecha del artículo en la factura. |
Descripción | Seleccione esta fila para incluir una descripción del artículo en la tabla de facturas. El contenido que se muestra en la columna Descripción puede personalizarse para cada tipo de artículo de facturación. |
Tipo | Seleccione esta fila para incluir el tipo de artículo de facturación en la tabla de facturas. |
Nombre del recurso | Seleccione esta fila para incluir el nombre del recurso asociado con la transacción. |
Horas facturables | Seleccione esta fila para incluir las horas facturables de mano de obra. |
Cantidad | Seleccione esta fila para incluir una cantidad asociada con el elemento de facturación, si se aplica. |
Tarifa/Costo | Muestra la tarifa por hora de mano de obra aplicada al elemento de línea, o el importe facturado por una suscripción, un elemento de línea de hito, o un servicio recurrente o paquete de servicios. La columna Tarifa/Coste no se aplica a otros tipos de elementos de facturación. |
Importe facturable | Seleccione esta fila para incluir el elemento facturable. Esta columna no incluye el importe de impuesto del elemento de línea. |
ID | Seleccione esta fila para mostrar la columna ID como primera columna de la tabla de facturas. Los Ids son números ascendentes que identifican de manera única cada elemento facturado en una factura. |
Tarifa de facturación por hora | Seleccione esta fila para incluir la tarifa por hora cobrada por el elemento de facturación. Si está seleccionada, y el elemento de línea es un ajuste de factura para mano de obra facturable que no es pre-pagada, la factura mostrará la tarifa de facturación por hora original. |
Tasa de impuesto | Seleccione esta fila para mostrar el tipo impositivo efectivo para el artículo de facturación basado en la región fiscal del cliente y la categoría fiscal del artículo de facturación. |
Importe del impuesto |
Seleccione esta fila para mostrar una columna que muestre el importe efectivo del impuesto para el artículo de facturación basado en la región fiscal del cliente y la categoría fiscal del artículo de facturación. NOTA Esta columna mostrará tres decimales si es necesario. Si el tercer decimal es 0, mostrará dos decimales. |
Función | Seleccione esta fila para visualizar la tasa de función utilizada para la entrada de mano de obra. |
Tipo de trabajo | Seleccione esta fila para visualizar el tipo de trabajo utilizado para la entrada de mano de obra. |
Estos ajustes afectan a la apariencia de la tabla en su factura.
Campo | Descripción |
---|---|
Mostrar cabecera de tabla | Seleccione esta casilla para mostrar los nombres de las columnas en la parte superior de la tabla de facturas. |
Mostrar líneas verticales en la tabla | Seleccione esta casilla para mostrar líneas verticales para separar columnas en la tabla. |
La columna Descripción en la plantilla de factura no solo representa un campo de datos de Autotask, como las otras columnas, sino que representa múltiples campos. Usted puede personalizar el contenido que aparece en esta columna para cada tipo de elemento facturado. Usted también puede especificar el orden en que desea que aparezcan los tipos de elementos arrastrando y soltando filas en el criterio de ordenación deseado.
La tabla enumera todos los tipos de elementos de facturación y su configuración de visualización.
Para editar la columna Descripción para un tipo de elemento facturado:
- Haga clic en el ícono Editar . Se abre una página modal de editor.
- Complete las siguientes configuraciones de descripción:
Campo | Descripción |
---|---|
Contenido | Use el área de contenido del editor HTML para ubicar las etiquetas y las variables que describan el tipo de elemento de facturación que vaya a editar. Consulte El Editor HTML. Para agregar variables usando el editor HTML: Ubique el cursor en el editor de contenido y haga clic en el ícono Insertar variable en la barra de herramientas del editor HTML. Se abrirá el selector de variables. Haga doble clic en una variable para insertarla. NOTA Una de las variables de ticket (Ticket: Número (con el vínculo Portal del cliente)]) abrirá el ticket en el Portal del cliente, si el cliente que abre la factura tiene su sesión iniciada. |
Configuraciones adicionales para mano de obra | |
Mostrar mano de obra asociada a: •Contratos de servicio recurrente •Contratos de precio fijo |
Seleccione estas casillas para mostrar entradas de tiempo facturables y no facturables en contratos de servicio recurrente y de precio fijo. Para los elementos de suborganización que se facturen a una organización principal, se aplicará la configuración de la organización principal. Para los artículos de la organización del cliente final que se facturen a una organización de facturación, se aplicará la configuración de la organización de facturación. |
Columna Tasa/Costo - unidad de medida | Este campo le permite personalizar cómo mostrar la tarifa por hora en la columna Tarifa/Costo. El valor predeterminado es "/hora". Si el tipo de trabajo del elemento de mano de obra es "Tarifa fija", no mostraremos la unidad de medida en la columna Tarifa/Costo. |
Excepciones de la columna Importe facturable (Mano de obra) | |
Contrato de servicio recurrente, Contrato de precio fijo, Contrato por ticket | Ingrese el texto que aparecerá en la columna Importe facturable cuando la mano de obra esté cubierta por un contrato de servicio recurrente, de precio fijo o por ticket. Este campo puede dejarse en blanco. De manera predeterminada: Cubierto por contrato. |
Contrato de bloque horario, Contrato de anticipo | Ingrese el texto que aparecerá en la columna Importe facturable cuando la mano de obra esté cubierta por un contrato de bloque horario o contrato de anticipo. Este campo puede dejarse en blanco. De manera predeterminada: Pre-pagado. |
Mano de obra no facturable | Ingrese el texto que aparecerá en la columna Importe facturable cuando la mano de obra no sea facturable. Este campo puede dejarse en blanco. De manera predeterminada: Sin cargo. |
Configuraciones adicionales para servicios/paquetes recurrentes | |
Detallar servicios/paquetes de contratos de servicios recurrentes |
Cuando esta casilla esté seleccionada, los paquetes de servicios y los servicios que conforman el contrato, como asimismo cualquier importe prorrateado, aparecerán en la factura impresa como elementos de línea apartes. De manera predeterminada, no está seleccionada y todos los elementos de facturación bajo un contrato son transferidos a un elemento de línea individual. NOTA El elemento de línea de servicio recurrente no detallado muestra solamente el Nombre del contrato y las fechas de inicio y de finalización del contrato. Si el campo de descripción incluye solamente [Contrato: Fecha de inicio], luego [Contrato: Fecha de finalización] se incluye automáticamente. Se ignoran todas las variables adicionales incluidas en el campo de descripción Servicio/Paquete recurrente. Los honorarios de apertura de contrato recurrente siempre aparecen como un elemento de línea aparte. |
Mostrar servicios/paquetes recurrentes de $0 | Cuando esta casilla esté seleccionada (opción predeterminada), los servicios y paquetes de $0, como asimismo los ajustes, serán incluidos como Elementos a facturar y aparecerán en facturas. Cuando no esté seleccionada, los servicios y paquetes de $0 NO serán incluidos por lo que no aparecerán en facturas. Esta configuración no tendrá ningún impacto en el Asistente de exportación genérico, el XML de factura, la API, el Almacén de datos o LiveReports. |
- Para restaurar las configuraciones predeterminadas para la columna Descripción, haga clic en Restaurar contenido predeterminado.
- Haga clic en Aceptar para volver a la plantilla de factura. Sus cambios no serán guardados hasta que haga clic en Guardar en la página principal de la plantilla de factura.
De manera predeterminada, cada elemento facturado aparece como un elemento de línea aparte en la factura. Como opción, usted puede usar Agrupar para consolidar múltiples elementos de línea en la factura.
EJEMPLO Por ejemplo, en la vista previa de la factura a continuación, el cuerpo de la factura presenta cinco elementos de mano de obra.
Si la configuración Agrupar está establecida como "Mano de obra por tarea/ticket", los cuatro elementos de mano de obra del ticket Control de daños de la inundación(T20170908.0001) se combinan en un solo elemento.
NOTA Al usar Agrupar por, la columna Recurso mostrará "Múltiples" cuando haya elementos para más de un recurso, y en la columna Tarifa/Costo se leerá "varía" cuando haya varias tarifas.
Las siguientes opciones de agrupación están disponibles:
Opción de agrupación | Configuraciones de visualización en la columna Descripción (estas no pueden editarse) |
---|---|
No agrupar | Esta es la configuración predeterminada. |
Todo por código de facturación | [Tipo de elemento facturado]: [Código de facturación]. Un elemento de línea aparte se muestra para cada tipo de elemento facturado. |
Mano de obra por contrato | Contrato: [Nombre del contrato] |
Mano de obra por proyecto | Proyecto: [Nombre del proyecto] |
Mano de obra por proyecto y fase | Proyecto: [Nombre del proyecto] Fase: [Nombre de la fase] Si hay fases anidadas, se mostrará la cadena de fase completa. |
Mano de obra por recurso | Recurso: [Nombre del recurso] |
Mano de obra por función | Función: [Nombre de la función] |
Mano de obra por tarea/ticket | Ticket/Tarea: [Título de ticket o Título de tarea] (dirá "Ticket" o "Tarea") [Número de ticket o Número de tarea] |
Mano de obra por tarea/ticket y tipo de trabajo | Ticket/Tarea: [Título de ticket o Título de tarea] (dirá "Ticket" o "Tarea") [Número de ticket o Número de tarea] Tipo de trabajo: [Tipo de trabajo] |
Mano de obra por tipo de trabajo | Tipo de trabajo: [Tipo de trabajo] |
Mano de obra por línea de negocio | Línea de negocio: [División > Línea de negocio] |
Todo por descripción de agrupación (haga clic en el ícono para configurar) | Consulte Crear una descripción de agrupación personalizada. |
Todo por ubicación | Elemento de facturación: Ubicación de empresa Elemento de facturación: La ubicación para mano de obra, cargo y elementos de facturación de gastos es de manera predeterminada la ubicación del ticket asociado, si es que se asigna una ubicación. Elemento de facturación: La ubicación para los elementos de facturación de Suscripción es por defecto la ubicación del dispositivo asociado, si se asigna una ubicación. Si no hay ubicación de ticket o dispositivo, Billing Item: Ubicación es NULL. Los servicios no se pueden agrupar, ya que no hay manera de asociar una ubicación a un servicio. |
Todo por Línea de negocio | Línea de negocios: [División > Línea de negocios]. Note que la información no se agrupará a través de tipos de elementos de facturación. |
Cuando seleccione "Todo por descripción de agrupación" desde el menú desplegable Agrupar y haga clic en el ícono junto al campo, una ventana modal se abrirá y le permitirá crear una opción de agrupación personalizada para cada tipo de elemento de facturación.
- Haga clic en el ícono Editar descripción de agrupación de un tipo de elemento facturado. Se abrirá una página de editor HTML que le permitirá personalizar la descripción de agrupación.
La configuración predeterminada de agrupación es [Elemento facturado: Tipo]: [Elemento facturado: Código de facturación]. Usted la puede restablecer en cualquier momento haciendo clic en Restaurar contenido predeterminado.
- Seleccione Agrupar por descripción de agrupación para habilitar la agrupación personalizada.
- Para elegir una opción de agrupación diferente, borre el contenido del editor HTML y haga clic en el ícono Insertar variable. Esta acción abrirá el selector de variables.
- Elija la variable o las variables que conformarán la descripción de la agrupación. Usted también puede ingresar texto sin formato como parte de la descripción de la agrupación.
- Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de editor de HTML, y en Aceptar nuevamente para guardar su agrupación personalizada.
Cuando usted agrupa Mano de obra por tarea/ticket o Mano de obra por tarea/ticket y tipo de trabajo, el número de ticket solo aparecerá en la columna Descripción de la fila de agrupación si aparece en la descripción del elemento detallado.
Cuando agrupe Mano de obra por tarea/ticket, las tareas mostrarán el nombre del proyecto.
Si está habilitado Mostrar etiquetas en la columna Descripción al presentarse, se mostrarán las etiquetas de texto para cada variable. Esto influirá en elementos facturados presentados y detallados.
NOTA Estas etiquetas estarán en el lenguaje de su zona y no podrán ser modificadas. Si necesita que su factura esté en una lengua distinta a la de su zona, por ejemplo, holandés en la zona del Reino Unido, debe desactivar esta casilla de verificación.
Detallar está deshabilitado cuando Agrupar está configurado como "No agrupar". Al usar Agrupar, la configuración Detallar determina si la factura debe mostrar detalles para cada fila que esté agrupada, ya sea directamente bajo la fila agrupada o al final de la factura.
EJEMPLO Por ejemplo, la vista previa de la factura a continuación muestra dos elementos de facturación, cada uno para un ticket distinto. La vista detalla el elemento de mano de obra incluido en el elemento de facturación 1 y los cuatro elementos de mano de obra agrupados en el elemento de facturación 2.
Las siguientes opciones están disponibles:
Opción | Descripción |
---|---|
No detallar | Esta es la configuración predeterminada. |
Detallar dentro de cada grupo | Cuando esta opción esté seleccionada, las filas de agrupación se mostrarán en negrita y los detalles aparecerán directamente bajo cada fila de agrupación. |
Detallar al final de la factura | Cuando esta opción esté seleccionada, el cuerpo de la factura muestra la lista de elementos de factura que respetan la configuración "Agrupar por". Al final de la factura, luego de los totales de la factura, una segunda lista muestra los elementos de factura como si la configuración "Agrupar por" estuviese establecida como "No agrupar". |
La ordenación de elementos es secundaria a la agrupación. Cuando esté habilitado Agrupar por, los elementos serán agrupados y luego las agrupaciones serán ordenadas. Si Detallar está habilitado, cada lista detallada respetará la configuración "Ordenar por".
Las siguientes opciones de agrupación están disponibles:
- Tipo de elemento, luego Fecha
- Tipo de elemento, luego Elemento
- Tipo de elemento, luego Número de tarea/ticket, luego Fecha
- Número de tarea/ticket, luego Fecha, luego Tipo de elemento
- Fecha, luego Tipo de elemento, luego Elemento
La segunda y última opciones de ordenación incluyen la ordenación por Elemento. Si ha seleccionado una de estas opciones, la ordenación vendrá determinada por la Descripción del elemento una vez sustituidas todas las variables. La Descripción del elemento es personalizable y puede contener múltiples variables de campo en cualquier orden. Esto afectará el orden de clasificación. Consulte Personalizar la columna Descripción.
EJEMPLO Si desea ordenar por el campo Nombre del cargo, coloque el campo en primer lugar en la Descripción del elemento personalizada.
NOTA Los cargos que se cotizaron juntos aparecerán juntos en la factura, en el mismo orden que en el de la cotización.