Configuraciones del sistema de inventario

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Características a través de la aplicación (compartidas). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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La descripción asociada con un elemento de orden de compra puede rellenarse con la descripción del producto en la lista de productos, el elemento de cotización o el cargo de contrato, ticket o proyecto.

Haga clic en el menú desplegable y seleccione el valor predeterminado que se aplicará a nuevas órdenes de compra. Esta configuración puede sobrescribirse en la orden de compra.

De manera predeterminada, los eventos de inventario desencadenan una notificación a los siguientes destinatarios:

En la sección Inventario de la página Configuraciones del sistema, los eventos que actualmente desencadenan las notificaciones se presentan en la columna Valor de configuración. Si ningún evento desencadena notificaciones, el valor está Desactivado.

Para desactivar o activar notificaciones para eventos seleccionados, haga lo siguiente:

1. Haga clic en haga clic aquí para editar.

2. Entonces, marque o desmarque casillas para los eventos individuales.

NOTA  No es posible cambiar los destinatarios predeterminados.

El campo Número de pedido está disponible en las tablas de pedidos de compra, en las tablas de desglose del cuadro de mando y como variable en la plantilla de pedido de compra. Aumenta de manera automática, comenzando con el número en esta configuración.

Este campo siempre está rellenado. Si no se han creado pedidos de compra en su instancia de Autotask, el valor por defecto = 1. Si se han creado uno o más pedidos en su instancia de Autotask, el valor por defecto es igual al número de pedido más reciente + 1.

El valor puede ser alfanumérico, pero debe terminar en un caracter numérico. Solamente los caracteres numéricos luego del último caracter no numérico se incluirán en el incremento.

EJEMPLO  Si el valor actual es 123A456, entonces el siguiente valor será 123A457. Si el valor actual es 123A999, entonces el siguiente valor será 123A1000.

Usted puede cambiar el valor a cualquiera que desee, pero se le advertirá que cambiar la configuración Siguiente número de orden de compra puede derivar en una discontinuidad en números de orden de compra y/o en la creación de varias órdenes de compra con el mismo número de orden de compra.

Esta configuración le permite reunir un grupo de usuarios cuya responsabilidad será aprobar las compras que superen un importe determinado, o todas las compras. Se enviará un correo electrónico a los usuarios que seleccione y a las direcciones de correo electrónico ingresadas en el campo Otros correos electrónicos.

• Para agregar o quitar recursos, haga clic en vínculo Haga clic aquí para editar y así abrir la página Equipo de compras. La página muestra los recursos disponibles y seleccionados. Haga doble clic en los nombres para moverlos de una lista a otra.
• Para agregar otros destinatarios de correos electrónicos, agregue o elimine direcciones de correo electrónico. Separe las direcciones múltiples con punto y coma.

El primer nombre seleccionado seguido de (+#) indica el número de recursos adicionales seleccionados para recibir notificaciones. Otras direcciones de correo electrónico se presentan separadamente después del nombre.

Esta configuración del sistema establece el importe sobre la cantidad para la que requiere aprobación un producto cotizado antes de que el equipo de compras pueda ordenarlo. Para las instancias de Autotask multidivisa, se muestra el indicador de moneda para la moneda interna.

• Si usted desea requerir aprobación para cargos sobre un importe monetario específico, especifique el importe aquí. Un producto cotizado con un costo total mayor o igual a la cantidad especificada es automáticamente dirigido al proceso de aprobación antes de que pueda ser ordenado.
• Si usted no desea requerir aprobación para ningún cargo, deje el campo en blanco.
• Si usted quiere que todos los productos cotizados pasen por aprobación, ingrese "0" en este campo.

NOTA  Si un elemento está En espera de aprobación y un administrador disminuye el importe del umbral de configuración del sistema para que quede por encima del importe facturable del elemento, el elemento seguirá requiriendo aprobación. No es automáticamente aprobado.

De manera predeterminada, esta configuración no está seleccionada.

Si esta configuración está seleccionada, el usuario deberá brindar un valor para el Número de factura del proveedor en la página Recibir/Cancelar recibo de orden de compra. También se les pedirá que introduzcan un número de factura de proveedor cuando añadan manualmente elementos almacenados al crear/ editar un producto de inventario, y el campo Número de factura de proveedor será obligatorio en la página Detalles del recibo.

Esta configuración del sistema controla la visualización de un diálogo que le pide al usuario registrar el motivo por el que actualizaron manualmente un recuento de la disponibilidad de un elemento de inventario, o al cancelar el recibo del elemento de una orden de compra.

Seleccione una opción para especificar cómo Autotask determinará el costo unitario de un elemento almacenado con costos unitarios múltiples cuando el elemento sea seleccionado como un elemento de cotización o ticket, o como cargo de ticket, proyecto o contrato.

Los elementos recibidos en inventario en momentos distintos pueden tener diferentes costos. Al crear un cargo de ticket, cargo de proyecto o cargo de contrato, o bien cotizar un elemento almacenado con unidades compradas a distintos niveles de costos, Autotask necesitará saber qué costo aplicar como el predeterminado. Esta política se aplica solo a elementos almacenados con más de un costo unitario.

Las selecciones se explican a continuación mediante el siguiente ejemplo:

EJEMPLO  2 unidades de un elemento fueron recibidas el 3 de enero a $50, mientras que 5 unidades del mismo elemento fueron recibidas el 7 de enero a $55. El producto de inventario tiene entonces 7 unidades en existencia y dos costos unitarios: $50 y $55. Hay 4 unidades agotadas de inventario, lo que deja 3 unidades disponibles.

Las cuatro opciones para determinar el coste unitario son las siguientes:

• Costo promedio: Calculará y usará el costo unitario promedio de todas las unidades recibidas del elemento almacenado, incluidas unidades que ya no estén disponibles. En el ejemplo anterior, 2 unidades del elemento fueron recibidas a $50, mientras que 5 unidades del elemento fueron recibidas a $55. El costo promedio sería $53,57, esto es, [((2 * $50) + (5 * $55)) / 7]. Todas las 7 unidades se usan en el cálculo, incluso si ya se han vendido 4.
• Costo de unidades recibidas/añadidas más lejanas en el pasado: Utilizará el costo unitario del elemento almacenado que se haya recibido o añadido más atrás en el pasado. En el ejemplo anterior, el costo es $50, según se recibió el 3 de enero. Este es aún el costo usado, aunque ya se han vendido 4 unidades.
• Costo de unidades recibidas/añadidas más recientemente: Usará el costo unitario del elemento almacenado que se recibió o añadió más recientemente. En el ejemplo anterior, el costo para todas las unidades es $55, según se recibió el 7 de enero, independiente de cuántos se vendieron.
• Siempre usar el costo unitario del producto: Usará el costo unitario del producto, según se ingresó para el producto en la lista de productos. Esta opción le permite controlar qué costo unitario se aplica a los productos vendidos. Consulte Agregar, editar o copiar un producto.

Si el producto de inventario seleccionado no tiene elementos en existencia, el costo aplicado será el costo unitario especificado para el producto en la lista de Productos.