ADMIN: Configuración de organizaciones y contactos

Campos definidos por el usuario para organizaciones y contactos

Los campos definidos por el usuario (UDFs) son campos personalizados configurados por su administrador de Autotask que capturan información que es única para su negocio. Pueden ser de uno de los siguientes tipos:

• Texto (Línea única, Varias líneas o Correo electrónico)
• Fecha
• Numérico
• Lista (Selección única, Selección múltiple)

Usted puede ver y actualizar esta información según sus permisos de seguridad. Si no tiene permisos para ver o actualizar los datos, aparecerán ocultos con asteriscos. Si usted puede ver información, pero no editarla, estará deshabilitada la edición. Consulte Ver datos protegidos.

También vea Gestionar campos definidos por el usuario.

Debe completar los UDFs requeridos antes de poder guardar la entidad.

Segmentos de mercado

Asociar clientes con segmentos de mercado le permite agrupar y generar reportes sobre clientes que tengan algo en común. El uso de segmentos de mercado es opcional. Consulte Segmentos de mercado.

Territorios y regiones

Las organizaciones pueden asignarse opcionalmente a un territorio. Los territorios suelen definirse en función de la geografía compartida, el potencial de ventas, la verticalidad, el canal o una combinación de factores. Son usados por jefes de ventas para distribuir equitativamente y gestionar oportunidades. Diversos territorios pueden ser parte de una región.

Los territorios y las regiones son también potentes categorías de información que le permiten totalizar los ingresos por territorio y región.

NOTA  Los usuarios no pueden asociarse directamente a las regiones. Si su organización utiliza un solo nivel de organización, usted utiliza territorios.

Consulte Regiones y Territorios.

Competidores

Este campo aparece en las entidades que se someten al proceso de venta. Agregar sus competidores a Autotask le permite referirse a ellos durante el proceso de venta para que usted pueda analizar a quién ganará o con quién perderá.

El competidor principal de una oportunidad dependerá de los productos y los servicios que incluya la oportunidad. Puede ser diferente del competidor principal a nivel de organización. Consulte Competidores.

Íconos de identificadores

Las clasificaciones están asociadas a iconos que proporcionan identificadores visuales utilizados para categorizar y buscar organizaciones. Aparecen con el nombre de la organización en todo Autotask. Consulte Íconos de identificadores.

Tipos de acción

El tipo de acción clasifica las notas y las tareas pendientes de CRM y describe la naturaleza de la actividad de ventas. El tipo de acción determina si aparecerá o no una nota o una tarea pendiente en Autotask en Calendario, Tarea pendiente, Calendario y Tarea pendiente o Ni Calendario ni Tarea pendiente. Consulte Tipos de acción.

Prefijos y sufijos de nombres

Este campo indica la preferencia de género (Sr., Sra., etc.), generación (Jr., Sr.) y logro profesional (PhD) de una persona asociada a su organización local (donde se denominan recursos) o a una organización en su instancia de Autotask (donde se denominan contactos). La lista de Prefijos y sufijos de nombres es configurable.

Categorías de organización

Las Categorías de Organización le permiten controlar qué campos y elementos se muestran en la página de Organización, cómo se agrupan y en qué orden. Determinan qué valores predeterminados rellenan automáticamente esos campos y permiten limitar las selecciones en listas desplegables.

Consulte Gestionar categorías.

Cuadros de mando de la organización

En una vista de la página Organización, puede ver datos relacionados con la organización presentados en gráficos y widgets. En la página Cuadros de mando de la organización se crean y gestionan las fichas de los cuadros de mando que aparecen en la página de la organización. Consulte Creación y gestión de cuadros de mando de la organización.

Países

Este campo aparece en entidades asociadas con una dirección. Autotask incluye una lista estandarizada de nombres de países. En la página Países, usted puede desactivar todos los países con los que no haga negocios y seleccionar un país predeterminado. Consulte Gestión de la lista de países.

Formatos de dirección

Los formatos de dirección determinan la selección y el posicionamiento de los campos de dirección en Autotask y en documentos dirigidos al cliente, tales como cotizaciones, declaraciones de trabajo, facturas, etc. Pueden estar asociados con países. Consulte Formatos de dirección.

Direcciones de correo electrónico alternativas de origen

En esta página, puede configurar hasta cinco direcciones alternativas de envío desde para cada organización en su instancia de Autotask. Consulte Direcciones de correo electrónico alternativas de origen.

Una vez que haya preparado su instancia de Autotask, estará listo para importar los datos heredados. Usted puede importar las siguientes entidades:

• Organizaciones y contactos juntos
• Sólo organizaciones
• Solo contactos
• Ubicación de las organizaciones

Para obtener información sobre la importación de organizaciones y contactos, y otros datos heredados, consulte Importar o actualizar información.

Dado que tiene la rara oportunidad de empezar de cero con una instancia de Autotask limpia, le recomendamos lo siguiente:

1. Exporte sus fuentes de datos actuales a un archivo CSV y combínelas en un solo archivo
2. Quite los duplicados y los registros que estén obsoletos
3. Copie información que falte desde otras filas
4. Asegúrese de que los responsables de empresa, los territorios, etc. sean correctos y estén actualizados.