Editar un pedido de venta

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Pedido de venta

Un pedido de venta le permite hacer un seguimiento de los productos cotizados después de que se haya cerrado una operación. El Nombre del pedido de venta se hereda del nombre de la oportunidad relacionada y no puede editarse. Si se ha creado un pedido de venta, su nombre aparece en la oportunidad asociada. Si posee los permisos pertinentes, hacer clic en el nombre abrirá la página de detalles del pedido de venta. Consulte Introducción a los pedidos de venta.

Estado

El estado indica cuán lejos ha progresado la entidad en un proceso en particular.

EJEMPLO  En un ticket, entre los ejemplos de estados se encuentran Nueva, En curso, Listo para facturar, Completada, Activa, etc. En otras entidades, los nombres de estados serán diferentes.

La mayoría de las entidades viene con una lista predeterminada de estados que pueden personalizarse. El campo Estado es a menudo obligatorio, ya que se usa frecuentemente como condición en reglas del flujo de trabajo.

NOTA  El estado de subcontratación es aparte del estado de ticket estándar.

Cargos:

Si se añadió una fecha de llegada estimada al elemento de la orden de compra, esta aparecerá entre paréntesis luego del estado.

• Si Aprovisionamiento está habilitado, las opciones de estado son condicionales dependiendo del estado actual. Algunos estados se establecen automáticamente. Para detalles sobre el estado del cargo en el proceso de aprovisionamiento, consulte Introducción a Inventario.
• Si el módulo Aprovisionamiento no está habilitado, usted puede seleccionar manualmente cualquier estado. Para mayor consistencia, su empresa debe establecer pautas de selección de estados de cargos.
• Si usted configura el estado de un cargo como Cancelado, los campos Costo unitario y Precio unitario quedarán en 0 y el cargo se quitará de Aprobar y contabilizar.

Contacto

Un contacto es una persona de una organización que está asociada a la entidad que estás creando o editando.

Este campo aparece en muchas entidades que muestran el campo Organización. Debe seleccionar una organización antes de poder seleccionar un contacto. Están disponibles todos los contactos activos asociados a la organización más el contacto actual, aunque esté inactivo. Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparece debajo de una línea discontinua.

En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el ícono más para crear un nuevo contacto. Consulte Agregar y editar contactos.

En modo para agregar o editar, comience a escribir el nombre de una persona o haga clic en el ícono de selector para seleccionar una persona de una lista alfabética.

Responsable

La persona responsable de gestionar la entidad.

Oportunidades y Pedidos de venta

En oportunidades, es de manera predeterminada el creador. En pedidos de venta, el campo es de manera predeterminada el responsable de la oportunidad.

Usted puede cambiar manualmente el responsable y asignar cualquier recurso con acceso a CRM. Usted también puede ejecutar el Asistente de transferencia de clientes potenciales desde el campo Responsable en una oportunidad guardada. El Asistente de re-asignación de clientes potenciales le permite también re-asignar el responsable de organización, el territorio y el identificador de la organización. Consulte Re-asignar oportunidades .

Colas

Es opcional designar un responsable de cola. Si lo hace, puede crear reglas del flujo de trabajo que notifiquen al responsable de la cola de destinatarios dinámicos, o asignar dinámicamente al responsable de la cola como recurso del ticket. Le permite configurar una clasificación automática de tickets en Autotask.

línea de negocios

Línea de negocios le permite clasificar las finanzas y segmentar los datos. Este campo aparece cuando está activada y habilitada la Estructura organizativa (Línea de negocios). Está disponible en las siguientes entidades: Contrato, Oportunidad, Pedido de venta, Proyecto y Ticket. Consulte Introducción a Línea de negocios.

Si un contrato está asociado a una línea de negocios diferente a la del ticket o proyecto, los elementos de facturación siempre heredan la línea de negocios del contrato, no de la entidad matriz. Consulte Reglas de herencia de líneas de negocios para entidades dependientes.

Seleccione un par División de negocios > Línea de negocios.

Fecha

Este campo aparece en entidades asociadas con una fecha específica. El campo es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede editarse usando el selector de fechas.

fecha de entrega prometida

La fecha en la que su cliente espera que le preste un servicio.

Oportunidades:

La Fecha de entrega prometida se utiliza habitualmente para una oportunidad relacionada con un proyecto o servicio. El campo puede ser usado para indicar el comienzo del proyecto o el servicio. El campo no afecta pronósticos de ingresos o ganancias.

Pedidos de venta:

Este campo es de manera predeterminada la Fecha de entrega prometida especificada para la oportunidad asociada, pero puede modificarse.

Campos de dirección

Los campos de dirección son parte integrante de los registros de organizaciones, contactos y recursos, y se heredan o propagan a las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación. Entre los campos se incluyen Dirección 1, Dirección 2, Ciudad, Estado y Código postal. Aquí, pueden designarse como Dirección de facturación, Vendido a, Facturar a y Enviar a.

El formato de dirección en documentos que usan los clientes tales como cotizaciones y facturas puede personalizarse.

Rellene o modifique los campos necesarios para una dirección física o postal.

Sección Notificación

Este encabezado o sección aparece en todos los lugares a los que se puede enviar un correo electrónico de notificación desde Autotask, así como también en el cuadro de diálogo Configuraciones predeterminadas para las entidades que las admiten. A este le sigue una lista de comprobación de destinatarios (según su función) que pueden seleccionarse para recibir el correo electrónico. En el correo electrónico mismo, los contactos o los recursos en estas funciones reemplazarán los nombres de las funciones. Consulte Destinatarios de notificaciones según función.

En las entidades (pero no en las configuraciones predeterminadas), usted puede añadir contactos y recursos designados a la lista de destinatarios y añadir direcciones de correo electrónico externas a los campos Otros correos electrónicos. Los contactos de clientes se añaden al campo Para: del correo electrónico, mientras que los recursos internos se añaden al campo CCO:.

Para que se envíe el correo electrónico de notificación, debe seleccionar o ingresar al menos un destinatario en los campos Para:, CC:, CCO: u Otros correos electrónicos.

Recurso

Un recurso es un usuario de su empresa que tiene un inicio de sesión en Autotask. Los empleados, consultores o contratistas deben configurarse como un recurso de Autotask si realizan una de las siguientes acciones:

• Crean o editan entidades de Autotask como tickets, organizaciones u oportunidades. En este contexto, la etiqueta de campo en Autotask es usualmente Creado por o Creador.
• Trabajan en tareas de proyectos, tickets o tareas pendientes de ventas. En este contexto, la etiqueta de campo en Autotask es usualmente Recurso, Recurso principal o Recursos secundarios.
• Son responsables de cuentas de ventas y de todas las oportunidades que estas generen. En este contexto, la etiqueta del campo en Autotask será Responsable de empresa o Responsable de oportunidad.
• Corresponden a los destinatarios individuales o basados en funciones de correos electrónicos de notificación. En este contexto, la etiqueta de campo en Autotask será Destinatario o Recurso.
• Estos gestionan, aprueban, aprueban y contabilizan o generan reportes sobre cualquiera de estas actividades. En este contexto, la etiqueta de campo en Autotask será Supervisor de hojas horarias, Supervisor de reportes de gastos o Supervisor de solicitudes de cambio.

Los recursos son seleccionados o referenciados en muchas entidades de Autotask. Pueden estar asociados con una entidad incluso si no aparecen en la IU.

Los componentes Nombre de pila, Apellido y Segundo nombre del nombre de un recurso aparecen en criterio de ordenación (Boric, Gabriel A.) o en orden narrativo (Gabriel A. Boric).

Otros correos electrónicos

Este campo aparece en la sección Notificación de las entidades de Autotask. Le permite enviar correos electrónicos de notificación a destinatarios cuyo correo electrónico no esté almacenado en Autotask, debido a que no son ni un contacto del cliente ni un recurso interno. En algunos formularios, hay varios campos Otros correos electrónicos que le permiten distinguir entre destinatarios de Para:, CC: y CCO:

Ingrese la dirección de correo electrónico completa para cada destinatario. Separe direcciones de correo electrónico múltiples con un punto y coma.

Plantilla de notificación

Las plantillas de notificación determinan el contenido y el diseño del correo electrónico de notificación. La mayoría de las plantillas no sólo contienen la línea de asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico, sino también variables que extraen datos directamente de Autotask.

NOTA  Si la lista de destinatarios incluye recursos que carecen de permiso para ver notas internas, archivos adjuntos, etc., el texto extraído por la variable se sustituye por Ver [Nombre de la entidad].

Este campo aparece en las entidades que admiten la notificación por correo electrónico al crearlas o editarlas. Se selecciona la plantilla por defecto, pero se puede modificar. Están disponibles todas las plantillas de notificación activas de la entidad y el evento.

Si está presente, haga clic en el icono de vista previa para pre-visualizar la plantilla de notificación seleccionada. La plantilla de notificación aparece con variables en vez de información real.

Asunto

Este campo aparece o está habilitado en entidades que permiten notificaciones de correo electrónico cuando usted las crea o edita. Determina la línea Asunto del correo electrónico de notificación que se envía.

Si usted ha seleccionado una plantilla de notificación, la línea Asunto es rellenada por el asunto de la plantilla de notificación, pero puede modificarse.