Usar notas en Autotask

IMPORTANTE  En este tema y sus sub-temas, solamente abordamos notas que estén asociadas con:
- Dispositivos
• Contratos
• Proyectos, tareas y problemas
• Tickets, Plantillas de tickets recurrentes
• Entradas de tiempo
- Notas sobre artículos y documentos de la Base de conocimientos

Las organizaciones, contactos y oportunidades de CRM también disponen de la función Notas. Pero las notas de CRM son estructuralmente diferentes de las notas asociadas a contratos, proyectos, tareas, tickets y entradas de tiempo. Las tareas pendientes y las notas de CRM se utilizan para asignar, programar y realizar un seguimiento de las actividades no facturables de la organización o las ventas.
Para información adicional sobre notas de CRM, consulte Acerca de tareas pendientes y notas de CRM.

Acerca de las notas

Las notas se usan para rastrear información adicional, actualizar el estado de la entidad principal y comunicarse con recursos y clientes.

  • Aparecen en la pestaña Actividad y en la tabla Notas de la entidad matriz
  • En algunas entidades, permiten notificación por correo electrónico, lo que permite enviar el texto de la nota a destinatarios seleccionados.
  • Usted puede adjuntar documentos complementarios a una nota
  • Puede buscar notas desde Inicio > Buscar > Búsqueda global de notas
  • Puede generar un reporte usando LiveReports > categoría Nota.
  • Todas las notas tienen una marca de tiempo.

Las notas de artículos y documentos de la Base de conocimientos no están expuestas en la página Búsqueda global de notas, y no tienen ningún tipo de nota. Tampoco están expuestas en la API o LiveReports.

Acerca de los tipos de notas

Las notas tienen una propiedad denominada Tipo de nota. Al seleccionar un tipo de nota, se rellena el campo Publicar para de la nota, pero este valor predeterminado puede sobrescribirse. Las notas publicadas para Todos los usuarios de Autotask PSA son visibles para los clientes. Las notas publicadas para los Usuarios internos, a las que se denomina notas internas, no son nunca visibles para sus clientes.

Su instancia de Autotask viene con una lista de Tipos de Notas, y usted puede crear otras adicionales. Consulte Tipos de nota.

Cómo...

Usted puede ingresar notas de manera manual para:

  • Contratos
  • Proyectos, tareas y problemas
  • Tickets
  • Entradas de tiempo en tareas y tickets
  • Notas de artículos de la Base de conocimientos y Notas de documentos

Consulte:

Un número de eventos en Autotask PSA genera automáticamente notas que se adjuntan a la entidad principal.

NOTA  Las notas creadas automáticamente no pueden ser eliminadas.

A continuación se presenta una descripción general de los tipos de notas disponibles para las diversas entidades, y cómo estos se crean.

Entidad Tipo de nota ¿Puede crearse manualmente? Se crea automáticamente cuando...
Dispositivo Dispositivo Se cambia un dispositivo por otro, se crea a partir de un Proyecto, Ticket o Carga de contrato, o se importa.
Contrato Notas de contrato Los cambios se realizan al contrato (el costo unitario, el precio unitario o el número de unidades se modifican) o cuando el contrato se configura como "Fuera de norma".
Proyecto Correo electrónico Un correo electrónico se envía al equipo del proyecto.
Estado de proyecto Se modifican el estado del proyecto o la descripción, o se aplica un pedido de modificación al proyecto.
Notas de proyecto  
Nota de la regla del flujo de trabajo - Proyecto   Se activa una regla del flujo de trabajo del proyecto.
Tarea o Problema Detalles de la tarea  
Resumen de la tarea  
Notas de la tarea  
Nota de regla del flujo de trabajo - Tarea   Se activa una regla del flujo de trabajo de tarea.
Ticket Detalles de la tarea  
Notas de la tarea El ticket se completó y combinó, el ticket ha absorbido otros tickets, o el ticket se copió a un proyecto.
Resumen de la tarea Los productos cotizados, los costos de envío, los cargos o los elementos de descuento único se convierten en cargos de ticket.
Nota de ticket duplicado   El procesamiento de correo electrónico entrante detecta un ticket duplicado.
Nota de RMM   Su empresa usa Datto RMM y ha configurado la integración Autotask.. Una nota de RMM se crea cuando la alerta de Datto RMM correspondiente se borra o se completa, si la misma alerta se ha repetido dentro de un marco de tiempo definido, o si otras alertas de Datto RMM se han creado para el mismo dispositivo. Las notas de RMM se publican solamente para usuarios internos.
Nota de la regla del flujo de trabajo - Ticket   Se activa una regla del flujo de trabajo de ticket.

Nota de acción de regla del flujo de trabajo

 

Se activa una regla del flujo de trabajo de ticket con una acción de creación de nota de ticket.
Nota de flujo de trabajo de subcontratación   Un ticket se subcontrata a un socio de servicio.
Nota de encuesta   Se envía una encuesta a un contacto del ticket.
Nota del Portal del cliente   Un ticket creado en el Portal del cliente se transfiere automáticamente al proveedor de servicios, de acuerdo a su tipo de solicitud. Una nota de ticket es ingresada por el cliente en el Portal del cliente.
Nota de Taskfire    
Entrada de tiempo   Las notas de resumen y las notas internas en entradas de tiempo de tarea y ticket no tienen ningún tipo de nota, pero cuentan como notas y pueden buscarse en la página Notas globales. Las notas internas son opcionales y nunca pueden ser vistas por sus clientes.

Artículo de la base de conocimientos, documento

Nota de artículo de la Base de conocimientos y nota de documento

 

Usted puede buscar cualquier nota, incluyendo notas de CRM, en Inicio > Búsqueda global de notas, asumiendo que su nivel de seguridad no restringe esto. Consulte Ejecutar una búsqueda global de notas.

Para generar reportes sobre notas, consulte Reportes sobre notas de Autotask.