Niveles de seguridad de sistema

¿Qué son los niveles de seguridad de sistema?

Autotask incluye un conjunto de niveles de seguridad de sistema que no pueden ni editarse ni eliminarse. En la página Niveles de seguridad, usted los puede identificar por la cadena (de sistema) adjunta a sus nombres, y la marca de verificación en la columna Sistema. Si haces clic en el ícono Editar de un nivel de seguridad del sistema, se abrirá la página de configuración para que puedas revisar las configuraciones, pero no podrá guardar los cambios que haga en ninguna de las pestañas.

¿Cómo deben usarse los niveles de seguridad de sistema?

Los niveles de seguridad tienen como propósito servir como punto de partida para crear niveles de seguridad personalizados para su empresa. Aunque pueden asignarse directamente a recursos, le recomendamos que haga copias, y haga que su Administrador de Autotask cree niveles de seguridad personalizados basados en niveles de seguridad de sistema, agregando o quitando acceso a un grupo seleccionado de características. Consulte Crear o editar un nivel de seguridad personalizado y Prácticas recomendadas.

Descripciones de niveles de seguridad de sistema

Descripción

Uso para

El impulsor de Autotask o el administrador general del sistema Autotask. Este nivel de seguridad brinda el acceso más global a características e información de Autotask.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Contratos, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Reportes, Subcontratar, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Completo

Tipo de licencia

Administrador

Pestañas de tablero

Todo
Descripción

Uso para

El nivel de seguridad de Acceso Completo fue diseñado como respaldo a su nivel de seguridad de Administrador de Autotask. Le recomendamos que no lo asigne a recursos.

Acceso completo permite el acceso a todas las opciones de seguridad básicas del nivel Administrador del sistema; no brinda automáticamente acceso a todas las características opcionales, por ejemplo, el Portal del cliente.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Contratos, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Reportes, Subcontratar, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Todas, excepto las características opcionales

Tipo de licencia

Administrador

Pestañas de tablero

Ninguno
Descripción

Uso para

Los recursos y los socios de integraciones que trabajarán solamente en integraciones por medio de la API de servicios web de Autotask y que no necesitarán acceder a Autotask por medio de la IU.

Los usuarios de la API pueden acceder a su información de Autotask solamente por medio de la API; no existe un inicio de sesión para la IU de Autotask.

Los usuarios de la API pueden crear datos, pero no se les puede asignar datos, por ejemplo, un ticket o una entrada de tiempo. Solamente aparecen en selectores de datos de tickets para el campo Creado por. Se les puede asignar como supervisores de hojas horarias.

El nivel de seguridad de usuario de la API (sistema) concede acceso completo a todos los datos de Autotask, incluidos los costos internos, para las funciones a los que pertenecen. Si necesita conceder acceso de usuario de la API a un socio de integración, pero prefiere que no tenga la capacidad de ver sus datos de costos internos, utilice la función Usuario de la API (de sistema) No puede leer los costos (sólo API).

NOTA  El acceso a la API de Autotask está limitado a los niveles de seguridad de los usuarios de la API.

IMPORTANTE  Consulte El identificador de seguimiento de la API antes de asignar este nivel de seguridad.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Contratos, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Reportes, Subcontratar, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Acceso completo a módulos y características (con la excepción de LiveReports), junto con el permiso de nivel de administrador de sistema para ver entradas de tiempo.

El acceso a las UDF de dispositivo protegidas , que pueden almacenar datos confidenciales, no se concede de forma predeterminada. El acceso se brinda individualmente por recurso. Consulte Ver datos protegidos.

Si Ingresar tiempo en representación está habilitada para el Administrador de sistema, el usuario de API puede agregar entradas de tiempo. Si el permiso de Ingresar tiempo en representación es solamente para supervisores de hojas horarias, el usuario de API debe ser un supervisor de hoja horaria para el recurso.

No existe una pestaña LiveReports en la página Editar nivel de seguridad de usuario de la API, y no hay permisos de LiveReports bajo Reportes.

Otros

El usuario de API (de sistema) puede habilitarse para Webhooks. Un nivel de seguridad API está habilitado para que se vea esta configuración, y debe usarse la versión 1.6 de la API. Para información acerca de webhooks, consulte la sección Webhooks en Developer Help for SOAP API, REST API, ExecuteCommand API and Report Data Warehouse.

Tipo de licencia

Usuario de API

No hay ningún cargo por puesto para recursos que usen el tipo de licencia Usuario de API, y no hay límite para el número de recursos a los que se les pueda asignar.

Usted puede crear hasta 50 niveles de seguridad distintos, basados en el tipo de licencia de Usuario de API.

Pestañas de tablero

No se aplica. El usuario puede acceder a Autotask solamente por medio de la API. Los recursos con credenciales de Usuario de API no pueden iniciar sesión en la IU, por lo que no hay acceso a pestañas de tablero.
Descripción

Uso para

Socios de integración que deben tener la funcionalidad completa de un registro de empresa Usuario de la API (sistema) (sólo para la API) pero no deben tener la capacidad de ver sus datos de costos internos

Acceso a la característica/sección

Igual a Usuario de la API (sistema) (sólo para la API) pero con las siguientes excepciones:

  • Las llamadas a Consulta no devolverán datos para campos de costo.

  • La API ignorará las llamadas a Actualizar para los campos de costo.

Acceso de Admin.

Igual a Usuario de la API (sistema) (sólo para la API) pero sin acceso a características e información de costo interno
Descripción

Uso para

Recursos que necesiten crear contratos y gestionar el proceso de facturación.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Contratos, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Reportes, Subcontratar, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Características relacionadas con finanzas y facturación

Tipo de licencia

Ejecutivo

Pestañas de tablero

Todas, excepto la pestaña Responsable
Descripción

Uso para

Recursos que creen y gestionen proyectos

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Profesional

Pestañas de tablero

Todas, excepto la pestaña Responsable
Descripción

Uso para

Los usuarios que trabajan con tickets, tareas, proyectos, llamadas de servicio, o programan trabajo en presencia del cliente.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Profesional

Pestañas de tablero

Todas, excepto la pestaña Responsable
Descripción

Uso para

Vendedores que sólo deberían tener acceso a datos relacionados con organizaciones y oportunidades de las que son gestores de cuentas o propietarios de oportunidades.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Profesional

Pestañas de tablero

Todas, excepto la pestaña Responsable
Descripción

Uso para

Los técnicos que trabajan en tareas y tickets, pero que no gestionan proyectos ni su servicio de atención al cliente.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Miembro del equipo

Pestañas de tablero

Mi trabajo
Descripción

Uso para

Usuarios que trabajen en tareas, tickets y llamadas de servicio a los que estén asignados como recursos.

Estos pueden rastrear tiempo, gastos y cargos, y agregar notas y archivos adjuntos. También pueden usar herramientas relacionadas con tickets como Reenviar/Modificar. Todos los demás permisos se establecen en Ninguno, incluida la Búsqueda de entradas, el acceso a la información de la organización y el acceso a cualquier informe estándar.

Se accede a las asignaciones desde la pestaña de tablero Mi trabajo, o desde el menú MI(S).

Acceso a la característica/sección

Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Miembro del equipo

Pestañas de tablero

Mi trabajo
Descripción

Uso para

Recursos que no sean empleados de su empresa, sino contratistas.

Los contratistas pueden ver las tareas y tickets que se les asignaron y hacer un seguimiento de su tiempo en ellos, pero no tienen acceso a su instancia de Autotask.

Acceso a la característica/sección

Inicio, Atención al cliente, Hojas horarias, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Contratista

Pestañas de tablero

Mi trabajo
Descripción

Uso para

Contactos de clientes finales que necesitan tener acceso completo a organizaciones específicas con nombre, además de a las tareas y tickets a los que están directamente asignados.

Los niveles de seguridad cogestionados limitan el acceso de los usuarios a determinadas organizaciones. Este nivel de seguridad brinda una alternativa a hacer del experto en TI de su cliente un Administrador de Taskfire. Ahora, es posible tener el poder de una licencia completa de Autotask a su disposición, al mismo tiempo que se abordan las preocupaciones de seguridad de los proveedores de servicios gestionados. Como siempre, el nivel de seguridad (de sistema) no puede modificarse, pero puede copiarse y la copia puede editarse.

IMPORTANTE  Es posible agregar permisos de administrador a copias de niveles de seguridad de Atención al cliente co-administrada, pero por razones administrativas, le recomendamos que no lo haga.

Los usuarios con el nivel de seguridad Atención al cliente co-administrada (de sistema) tienen acceso a lo siguiente:

Los usuarios con el nivel de seguridad Co-managed Help Desk (sistema) se añaden automáticamente al equipo de cuentas de cualquier organización asociada (con Co-managed añadido a su nombre), y no se pueden eliminar.

Usar la anulación de la categoría de ticket para controlar la visualización de los campos

Opcionalmente, puede crear una o más categorías de tickets especiales para usuarios co-administradores que oculten o muestren campos de tickets adicionales, y asignarlos como Anulación de categoría de ticket al usuario.

  • Las categorías de tickets determinan el diseño de la pantalla y la presentación de los datos en los tickets, y también determinan qué campos están disponibles para estos recursos en los selectores de columna de la página Búsqueda de tickets y en las tablas de desglose del widget de tickets.

  • Los usuarios con permisos de Atención al cliente co-administrada, a diferencia de otros niveles de seguridad, no pueden seleccionar una categoría de ticket distinta que revelaría campos adicionales en su página de perfil.

Anulación de categoría de ticket prevalecerá sobre la configuraciónRepresentar como... del nivel de seguridad, y será la categoría de ticket que siempre se use para este recurso.

Consulte Anular categoría de ticket.

IMPORTANTE  Tenga en cuenta que los usuarios a los que se les ha asignado una anulación de la categoría del ticket pueden elegir valores para los campos que están específicamente prohibidos por la categoría del ticket.
Acceso a la característica/sección Inicio, CRM, Atención al cliente, Hojas horarias, Subcontratar, Comunidad, Ayuda.
Acceso de Admin. Ninguno
Tipo de licencia Atención al cliente co-administrada
Pestañas de tablero Todo
Descripción

Uso para

Recursos que solo necesiten rastrear tiempo regular, no trabajar en tareas o tickets.

Acceso a la característica/sección

Hojas horarias, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Tiempo y Asistencia solamente

Pestañas de tablero

Ninguno
Descripción

Uso para

Ejecutar tableros en modo de presentación sin tener que tener una licencia completa.

Los usuarios de tablero pueden iniciar sesión en Autotask y ver, en modo de presentación, pestañas de tablero que hayan sido compartidas con ellos. También pueden acceder a la página de Configuración para cambiar la configuración del usuario (la página de inicio está configurada como Panel de control), actualizar las pestañas y arrastrarlas y soltarlas para cambiar el orden de visualización.

Este nivel de seguridad no puede ni editarse, ni copiarse ni eliminarse, pero puede ser desactivado.

Consulte Configurar una cuenta de usuario de tablero.

Acceso a la característica/sección

Inicio, CRM, Directorio, Contratos, Proyectos, Atención al cliente, Hojas horarias, Inventario, Reportes, Subcontratar, Comunidad, Ayuda

Acceso de Admin.

Ninguno

Tipo de licencia

Usuario de tablero

Pestañas de tablero

Todas las pestañas que se han compartido con el usuario de Tablero.

Sus widgets de tablero mostrarán toda la información disponible para un usuario con permiso de nivel de administrador de sistema, pero usted no puede explorar en profundidad para acceder a detalles adicionales. Si la licencia de un recurso cambia a Usuario de tablero desde otro nivel de seguridad, el usuario solamente verá las pestañas asignadas al nivel de seguridad original.

NOTA  Los usuarios de Tablero no pueden ver datos de las entidades de widget Hoja horaria y Tiempo de ausencia.
• Un usuario de tablero no es un administrador de Recursos humanos, por lo que si incluso la configuración de Ingresar tiempo en representación es Supervisor + Administrador de Recursos humanos, los usuarios de tablero aún no podrán ver datos de hojas horarias.
• Ya que no son ni supervisores de hojas horarias ni envían hojas horarias, y el widget de tiempo de ausencia busca solicitudes de ausencia donde el usuario con sesión iniciada sea el supervisor o quien envió. Deben usar la entidad Fuera de la oficina para mostrar el tiempo de ausencia de cualquiera de los recursos.

Acceso a la característica/sección de un vistazo

  Acceso mínimo (de sistema)

Tiempo y asistencia (de sistema)

Contratista (de sistema)

Soporte técnico co-administrado (de sistema)

Miembro del equipo (de sistema)

Usuario del Service Desk (sistema),
Ventas (sistema), CRM privado (sistema)

 Jefe de proyecto (de sistema) Gestor (de sistema)

Administrador del sistema
y Acceso total (sistema)
Inicio     • • • • • • •
Comunidad • • • • • • • • •
Ayuda • • • • • • • • •
Hojas horarias   • • • • • • • •
CRM       • • • • • •
Atención al cliente •   • • • • • • •
Proyectos           • • • •
Contratos               • •
Inventario         • •
 • • •
Reportes Consulte Configuraciones de seguridad de reportes.
Admin. Acceso a características de Admin. configuradas en el nivel de seguridad.
Módulos opcionales
Subcontratar Todo acceso es asignado a nivel de recurso: Admin. > Recursos/Usuarios > Recursos/Usuarios > Agregar o editar recurso > pestaña Seguridad Consulte Asignar permisos de subcontratación.

Configuraciones establecidas en otro lugar

Los permisos de subcontratación no están determinados por el nivel de seguridad de un usuario. En cambio, se asignan a usuarios individuales a nivel de recurso. Consulte Asignar permisos de subcontratación.

El acceso a reportes lo controla el nivel de seguridad:

  • Reportes que los usuarios pueden ejecutar : Las configuraciones de niveles de seguridad especifican a qué categorías de reportes puede acceder el usuario. Para información sobre las categorías de reporte asignadas a niveles de seguridad de sistema, consulte Configuraciones de seguridad de reportes.
  • La información que se mostrará : El acceso a información de reportes, es decir, la información que el recurso puede ver y la capacidad para vincular a información fuera del informe, está controlado por los permisos de nivel de objeto asignados al nivel de seguridad del recurso (por ejemplo, Todos, Míos, o Ninguno).

EJEMPLO  Si un nivel de seguridad Contratista con acceso a la categoría de reporte Atención al cliente tiene el permiso para ver tickets configurados como Míos, los recursos verán solamente datos de reportes relacionados a tickets asignados a ellos.

Las configuraciones del sistema también determinan las opciones disponibles de menús contextuales de desplazamiento de cursor y menús contextuales del botón derecho del ratón. Las opciones no disponibles para su nivel de seguridad no están disponibles o no aparecen en absoluto. Para una descripción de opciones de menú, consulte Menú de Tarea y Buscar y gestionar tickets.