Cerrar o perder cotizaciones (cotizaciones rápidas)

SEGURIDAD  Usuarios con acceso a CRM. Acceso al cliente y permiso de objeto para editar las oportunidades y las cotizaciones.
La generación de facturas requiere permiso de contratos Puede crear facturas desde Ticket y el Asistente de cierre de cotizaciones, pero no requiere acceso a Contratos.

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Cotización > menú contextual> Cotización obtenida o Cotización perdida

Cuando usted elige Cotización cerrada, se abre el Asistente de cierre de cotizaciones. A medida que complete las páginas 2 y 3 del Asistente de cierre de cotizaciones, ocurrirán las siguientes acciones:

• Todos los códigos de material que haya seleccionado para elementos de cotización (que no sean elementos de envío) se asignan a los códigos de material seleccionados.

NOTA  Los elementos de envío cotizados deben tener un código de material asociado con su tipo de envío, o debe haber un código de material predeterminado especificado para elementos de envío. Un elemento de envío sin un código de material no se convertirá en un elemento facturado o cargo de proyecto. Consulte Configuraciones del sistema de CRM.

• Los productos de facturación pueden aparecer en una cotización, pero no se convertirán en cargos y no se creará ningún contrato ni regla de facturación desde ellos. Se deben configurar manualmente.
• Si la cotización tiene una propuesta de proyecto asociada, la propuesta se convertirá en un proyecto de cliente. Los productos, los descuentos de una vez, los cargos y los elementos de envío de la cotización se convierten entonces en cargos de proyecto.
• Si la cotización no tiene una propuesta de proyecto asociada, los elementos de cotización se convertirán en elementos facturados. Se creará un nuevo ticket completado y se añadirán elementos facturados al ticket como cargos. Si existe un contrato de atención al cliente predeterminado, se aplicará al ticket completado.
• Si se requiere el motivo de cierre, el motivo de cierre seleccionado se asigna a la oportunidad.
• La etapa de la oportunidad se configura como la etapa predeterminada de oportunidad cerrada especificada en > Admin. > Características y configuraciones >Ventas y oportunidades > Etapas de la oportunidad.

NOTA  Si no se ha establecido una etapa de oportunidad cerrada por defecto o está excluida por la categoría de la oportunidad, la etapa permanece establecida en la etapa de la oportunidad en el momento en que la cotización se establece como obtenida.

• El estado de la oportunidad se configura como Cerrada y la Fecha de cierre se configura en la fecha actual.
• Si está habilitado Aprovisionamiento y la cotización contiene al menos un producto, se genera un pedido de venta,
• Si usted tiene los permisos correctos para facturar desde el Asistente de cierre de cotizaciones y está seleccionado el botón Sí, deseo crear una factura, se aprobarán y contabilizarán los cargos de proyecto o los elementos de facturación. El cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas se abre en una ventana aparte para ver la factura creada a partir de los elementos de cotización convertidos.
• Si no tiene permiso para facturar desde el Asistente de cierre de cotizaciones, y está seleccionado el botón No, no deseo crear una factura, se abrirá la página final del asistente.
• La página final del asistente presenta una confirmación del proceso de cierre de la oportunidad. Si se generó un pedido de venta, lo puede abrir desde esta página.

Cuando seleccione Cotización perdida, se abrirá el cuadro de diálogo de una página Cotización perdida. Haga clic en Finalizar en esa página para completar las siguientes acciones:

• Configure el estado de la oportunidad de la cotización como Perdida y la Fecha de cierre de la oportunidad como la fecha actual.
• Si se requiere el motivo de pérdida de la oportunidad, aplique el motivo de pérdida seleccionado a la oportunidad.
• Si la cotización tiene un proyecto de propuesta asociado que usted tiene permiso para ver y está seleccionado el botón Desactivar proyecto de propuesta, el estado del proyecto de propuesta que aparece estará configurado como Inactivo.
• Configure la etapa de la oportunidad como la etapa predeterminada especificada en > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Etapas de oportunidad.

NOTA  Si no se ha establecido una etapa de oportunidad perdida por defecto o está excluida por la categoría de la oportunidad, la etapa permanece establecida en la etapa de la oportunidad en el momento en que la cotización se establece como perdida.

• Si el estado de la oportunidad era Cerrada o Implementada cuando se cambió a Perdida:

No habrá ningún impacto en elementos de facturación y/ o contratos que hayan sido creados cuando la oportunidad se cerró.

Se cancelarán los pedidos de venta cumplidos o parcialmente cumplidos asociados con la oportunidad.

Debe tener permiso de nivel Admin. para acceder a Ventas y oportunidades.

1. Desde el menú Admin., seleccione > Admin. > Características y configuraciones > Ventas y oportunidades > Etapas de la oportunidad.
2. Edite una etapa existente o cree una nueva. Seleccione la casilla Etapa predeterminada para oportunidades cerradas o Etapa predeterminada para oportunidades perdidas y guarde.

Puede haber solamente una etapa predeterminada para oportunidades cerradas y una etapa predeterminada para oportunidades perdidas. Si usted configura una etapa de oportunidad como la etapa de cierre o de pérdida predeterminada, esta reemplazará cualquier etapa predeterminada actual.

Cuando use el Asistente de cierre de cotizaciones para cerrar una oportunidad, el asistente convertirá los siguientes tipos de elementos de cotización en elementos de facturación: productos, descuentos de vez única, envío y cargos. Si la cotización incluye productos, se crea un pedido de venta.

NOTA  No se convertirán elementos opcionales y gastos.

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Haga clic en Cotización cerrada para abrir el asistente.

Si la cotización no es la cotización principal para su oportunidad, se abrirá un mensaje que le preguntará si desea hacer que esta cotización sea la cotización principal. Para continuar, haga clic en Sí.

Si no selecciona Sí, se cerrará el Asistente.

3. Revise los mensajes que aparecen en la primera página del asistente.

El texto en la parte superior de la página describe qué tipos de elementos de cotización convertirá el asistente y qué elementos se crearán.

Todos los párrafos adicionales contienen advertencias. Por ejemplo, si la oportunidad asociada ya se ha cerrado, la cotización contiene servicios u honorarios que el asistente no puede procesar, o los elementos de envío no tienen códigos de material asociados con sus tipos de envío.

IMPORTANTE  Si la página contiene más de un párrafo de texto, entonces habrá elementos en su cotización que el asistente no puede procesar como usted espera. Dependiendo de los mensajes y de sus expectativas, usted puede querer cancelar y realizar cambios a la cotización antes de proceder.

NOTA  Si su cotización contiene un mensaje que indica que la cotización contiene servicios u honorarios que deben convertirse a un contrato de servicio recurrente, el mensaje incluirá un vínculo para abrir el Asistente de cierre de oportunidades.

4. Si su instancia de Autotask requiere una razón de victoria, seleccione una razón del menú y luego haga clic en Siguiente.

El campo Win Reason sólo está disponible si su instancia de Autotask lo requiere. La lista desplegable puede estar limitada por la categoría asociada con la oportunidad de la cotización.

NOTA  Comparar los motivos principales por los que usted cerró o perdió oportunidades en un período de tiempo determinado puede ayudar a identificar las fortalezas y las debilidades en sus esfuerzos de venta.

5. Si su cotización contiene elementos (que no sean de envío) que se convertirán en elementos de facturación, pero no tienen un código de material asignado, el siguiente paso presentará una lista de esos elementos. Seleccione un código de material para cada elemento de la lista. Luego, haga clic en Siguiente.

Si todos los elementos cotizados ya tienen asignados códigos de material, esta página no se abrirá.

6. La siguiente página del asistente indica que, al Finalizar, la cotización se cerrará y se crearán elementos. Si su nivel de seguridad incluye el permiso Puede crear facturas desde Ticket y el Asistente de cierre de cotizaciones, verá dos botones adicionales:

Sí, deseo crear una factura: Seleccione esta opción para aprobar y contabilizar inmediatamente los elementos de facturación recién creados para los productos, los cargos, los descuentos y los elementos de cotización de envío, y crear una factura. Consulte Procesar facturas.

NOTA  Si la cotización incluye elementos asociados con una línea de negocios a la que no tiene acceso, esos elementos no aparecerán en la factura. Consulte Línea de negocios y Acceso a datos de recursos.

No, no deseo crear una factura: Seleccione esta opción si no desea crear la factura en este momento. Los elementos de facturación recién creados se aprobarán y contabilizarán por medio del proceso de facturación regular de su empresa.

7. Haga clic en Finalizar para abrir la página final del asistente. Esta página confirma que la cotización se ha cerrado y que se han creado elementos de facturación. Si se generó un pedido de venta, usted podrá hacer clic en un vínculo para ver el pedido de venta.

Cuando seleccione Cotización perdida, se abrirá un cuadro de diálogo de una página que le informará que el estado de la oportunidad de la cotización se configurará como Perdida. Usted puede que vea o no los siguientes textos o campos adicionales:

• Si se requiere el motivo de pérdida de la oportunidad, debe seleccionar un motivo desde el menú de motivos de pérdida. Esta lista puede estar limitada por la categoría asociada con la oportunidad de la cotización.
• Si el estado de la oportunidad es actualmente Cerrada o Implementada, el texto adicional describe lo que ocurrirá si el estado cambia a Perdida:

No habrá ningún impacto en elementos de facturación y/ o contratos que hayan sido creados cuando la oportunidad se creó.

Se cancelarán los pedidos de venta cumplidos o parcialmente cumplidos asociados con la oportunidad.

Haga clic en Finalizar para configurar el estado de la oportunidad como Perdida y cerrar el cuadro de diálogo. Cuando se aplique, hacer clic en Finalizar también asigna el motivo de pérdida seleccionado a la oportunidad y cancela todos los pedidos de ventas no cumplidos o cumplidos parcialmente.