Hoja horaria actual

SEGURIDAD  Todos los usuarios que no hayan seleccionado la casilla de verificación No es obligación para el usuario enviar hojas horarias en Gestión de recursos > pestaña Seguridad

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Acerca de la hoja horaria

La hoja horaria actual cubre el período de trabajo que incluye la fecha actual. Dependiendo de cómo se configuró su instancia de Autotask, puede cubrir un período de una semana, dos semanas o medio mes.

  • El tiempo que ingrese en las páginas Tarea y Ticket aparecerá automáticamente en su hoja horaria.
  • Usted puede añadir entradas de tiempo de tareas directamente en la hoja horaria, tanto en el formato de proyecto como en el de hora de inicio/detención.
  • Las entradas de tiempo de tickets pueden solamente añadirse en la hoja horaria si otra entrada de tiempo del mismo ticket ya aparece allí. La primera entrada de tiempo debe llevarse a cabo en el ticket mismo.
  • El tiempo regular puede agregarse y editarse en la hoja horaria.

La hoja horaria tiene dos vistas con distintas características: la Vista de Lista y la Vista de Reporte. Un botón en la parte superior de la página le permite alternar entre las dos vistas.

La vista de lista

La vista de lista se abre de manera predeterminada. Aquí puede crear y gestionar entradas de tiempo, y los recursos internos pueden presentar sus hojas horarias.

Los botones visibles en la hoja horaria dependen del estado de la hoja horaria y del tipo de recurso o usuario.

Botón Descripción

Guardar (solamente hojas horarias no enviadas)

Las entradas de tiempo en tareas incompletas pueden editarse directamente en la tabla de hojas de horas. También puede añadir horas en días adicionales directamente en la tabla.

  • Cuando haga clic en una celda que permita la entrada de tiempo en la tabla, verá un recuadro gris y un cursor parpadeante.
  • Edite o guarde el número de horas en tiempo decimal.
  • Haga clic en Guardar para guardar cambios a la entrada de tiempo de tarea.

Nuevo (solo hojas horarias no enviadas)

Haga clic en el control desplegable y seleccione un tipo y método de entrada de tiempo.

  • Tiempo regular:
    El tiempo regular es usado para rastrear actividades no relacionadas con tareas y tickets de clientes, como asimismo todos los tipos de tiempo de ausencia remunerado. Es registrado solamente para propósitos de nómina, y es siempre no facturable. Las actividades típicas rastreadas usando tiempo regular son reuniones, trabajo administrativo y capacitación de recursos. Los recursos en su organización que no trabajan en problemas de clientes deben rastrear su tiempo solo con tiempo regular. Consulte Ingresar tiempo regular.
  • Tiempo del proyecto:
    El tiempo de proyecto se usa para registrar tiempo trabajado en una tarea de proyecto en formato de tiempo decimal (2,25 horas). Consulte Agregar y editar tiempo en una tarea. Si el contrato asociado al proyecto, o una configuración del sistema, requiere que se utilice el Tiempo de inicio y detención, esta opción puede aparecer atenuada.
  • Tiempo de inicio y detención:
    El Tiempo de inicio y detención se usa para registrar tiempo trabajado en una tarea de proyecto. Requiere que introduzca cuándo empezó y terminó de trabajar, y calcula el número de horas trabajadas. Consulte Agregar y editar tiempo en una tarea.

No es posible seleccionar un ticket en el que ingresar tiempo. Consulte Ingresar tiempo en un ticket.

Obtener tareas anteriores (solo hojas horarias no enviadas)

Si rastrea tiempo regular usando los mismos códigos de tiempo regular cada período o si continúa trabajando en tareas o tickets que aparecen en hojas horarias previas, puede copiar estos elementos en su hoja horaria actual por medio de Obtener tareas anteriores.

Consulte Copiar elementos de línea de hojas horarias de hojas horarias previas.

Eliminar (solo hojas horarias sin enviar)

Para eliminar una entrada de tiempo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda de las entradas de tiempo que se eliminarán.
  2. Haga clic en Eliminar.
  3. Haga clic en Aceptar para confirmar.

Para los permisos requeridos, consulte Permisos requeridos para editar y eliminar entradas de tiempo.

Enviar (sólo las hojas horarias no enviadas de recursos internos)

Haga clic en Enviar para enviar electrónicamente su hoja horaria a sus supervisores de hojas horarias. La fecha/hora de envío aparecerá entonces en la parte superior de la hoja horaria. Consulte Enviar su hoja horaria.

NOTA  Cuando se envíe la hoja horaria, esta quedará bloqueada y ya no podrá ser editada. Si necesita efectuar cambios luego de enviar su hoja horaria, pídale a su supervisor de hojas horarias que rechace su hoja horaria para que así se desbloquee.

Recuperar (anular envío) (sólo hojas horarias enviadas de recursos internos)

Si usted envía una hoja horaria prematuramente o si descubre un error luego de enviarla, puede retirarla o anular su envío. Si todavía no ha sido aprobada por un supervisor de hojas horarias, aparecerá un botón de Recuperar (Anular envío) en su hoja horaria.

También es posible retirar si utiliza Ingresar tiempo en representación. Si envió una hoja horaria por error en nombre de otro usuario, puede retirarla de la misma manera que sus propias hojas horarias.

Para retirar su hoja horaria:

  1. Haga clic en Retirar (Anular envío).
  2. Haga clic en Aceptar en el mensaje de confirmación.
  3. La hoja horaria volverá a su estado no enviado, y los supervisores de hoja horaria recibirán una notificación que la hoja horaria fue retirada.

Actualizar

Actualiza la hoja horaria para reflejar los cambios en el estado del ticket o de la tarea, o el estado de aprobación de una solicitud de ausencia, o la hoja horaria.


Botón de alternancia Vista de lista/Vista de reporte

Haga clic para alternar entre la vista de lista y la vista de reporte de la hoja horaria.


Navegación entre períodos

Para navegar a una hoja horaria anterior o posterior, haga clic en la flecha hacia adelante o hacia atrás. Todas las hojas horarias pueden ser vistas, pero solo pueden ser editadas las hojas horarias que aún no hayan sido enviadas.

Los números en la captura de pantalla corresponden a la explicación en las filas de la tabla.

Número Descripción
1. La fila del encabezado de columna es determinada por el color que usted seleccionó en su perfil.
2 Una cabecera de columna gris claro indica un fin de semana o un día festivo según lo definido en el conjunto de días festivos. Consulte Gestionar las vacaciones y los conjuntos de vacaciones para detalles.
3 Un fondo blanco indica o una entrada de tiempo regular, o una tarea o ticket aún no completos.
4 Las filas de resumen aparecen en gris claro. Si existen múltiples entradas de tiempo para una tarea o ticket, usted verá un elemento de línea de resumen para la entrada con un fondo gris y texto en negrita. Para ver todas las entradas de tiempo asociadas, haga clic en el símbolo más en la columna izquierda. Haga clic en el símbolo menos para contraer las entradas.
5 Si aparece un elemento de línea en gris oscuro, el estado de la tarea o ticket es Completo. Cuando todas las celdas sean grises, la hoja horaria ha sido enviada y ya no puede ser editada. Si la entrada de tiempo debe ser editada, la hoja horaria debe ser rechazada primero por un supervisor.
6

Las entradas de tiempo en verde claro ya han sido aprobadas y contabilizadas y ya no pueden ser editadas ni eliminadas. Si deben cambiarse, la contabilización de la mano de obra debe ser primero anulada. Consulte Buscar elementos de facturación contabilizados y anular la contabilización de transacciones para detalles.
7

Las barras de avance Horas totales y Horas facturables totales son blancas si no ha habido ningún avance, rojas si se ha alcanzado menos del 50% del objetivo, amarillas entre 50% y 99% del objetivo, y verdes cuando se ha alcanzado el 100% del objetivo.

NOTA  Los usuarios co-administradores sólo verán el resumen del Total de horas.

El área Totales al final de su hoja horaria muestra las métricas de la hoja horaria. Si aún no ha alcanzado sus metas para horas totales, horas facturables o % de horas facturables, el número de horas (o porcentaje) aparecerá en rojo.

Totales de hoja horaria Descripción
Horas totales La suma de todas las horas trabajadas para el período de hoja horaria y para cada fecha individual. Este campo está equipado con una barra de progreso codificada por color y un cuadro de información sobre herramientas que muestra el objetivo de horas totales y el porcentaje de progreso hacia ese objetivo.
Horas no facturables (no disponibles para usuarios co-administradores) La suma de todas las horas no facturables trabajadas para el período de hoja horaria y para cada fecha individual. Las horas no facturables son determinadas según el tipo de trabajo. Las entradas de tiempo regular son siempre consideradas no facturables.
Horas facturables (no disponibles para usuarios co-administradores) La suma de todas las horas facturables trabajadas para el período de hoja horaria y para cada fecha individual.  Las horas facturables son determinadas según el tipo de trabajo. Las horas trabajadas sin tipo de trabajo se considerarán facturables. Este campo está equipado con una barra de progreso codificada por color y un cuadro de información sobre herramientas que muestra el objetivo de horas totales facturables y el porcentaje de progreso hacia ese objetivo.
% de Horas facturables (no disponibles para usuarios co-administradores) Las horas trabajadas facturables en comparación al total de horas trabajadas, a la fecha. Si usted no está seguro de cuál es el objetivo de horas facturables, desplace el cursor sobre el total del día, y el cuadro de información sobre herramientas mostrará su objetivo.

No es posible ingresar tiempo en un ticket desde la hoja horaria, a menos que otra entrada de tiempo para el ticket aparezca ya en la hoja horaria. Si hay una entrada de tiempo existente, haga lo siguiente:

  1. En la fila de entradas de tiempo de ticket, haga clic en una celda.
  2. Se abrirá la página Nueva entrada de tiempo de ticket. Consulte Agregar una entrada de tiempo de ticket.

Todos los usuarios:

Todos los usuarios pueden editar o eliminar sus propias entradas de tiempo, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

  • La entrada aparece en una hoja de horaria sin enviar o en una hoja horaria que haya sido rechazada por un supervisor de hojas horarias.
  • La entrada de tiempo que desea editar o eliminar no se ha contabilizado para facturación. Las entradas de tiempo contabilizadas se muestran en una celda color verde claro.
  • La entrada de tiempo no es una una solicitud de ausencia sujeta a pre-aprobación. Las solicitudes de ausencia pre-aprobadas que vienen de un banco de horas deben ser canceladas y reenviadas. Esto evitará que los usuarios cambien el número de horas aprobadas sin el consentimiento explícito del supervisor de tiempo. Esto se gestiona en la página Mis solicitudes de tiempo de ausencia. Consulte Mis solicitudes de ausencia.

Administradores y supervisores de hojas horarias:

Ingresar tiempo en representación

De modo predeterminado, los usuarios pueden agregar, editar y eliminar solamente sus propias entradas de tiempo. Su administrador de Autotask puede permitir a los aprobadores de hojas de horas, o tanto a los aprobadores de hojas de horas como a los administradores, introducir tiempo y enviar solicitudes de tiempo libre en nombre de otros usuarios. Para usuarios con permiso para ingresar tiempo en representación, la sección Ingresar tiempo en representación y el selector de Recursos aparecerán en todas las páginas de entradas de tiempo para que puedan crear una entrada de tiempo para otro usuario. También pueden ver hojas horarias no enviadas de usuarios.

Se habilita Ingresar tiempo en representación por medio de una configuración del sistema. Consulte Ingresar tiempo en representación.

IMPORTANTE  Para ingresar tiempo, los supervisores deben tener permiso para ver las tareas y los tickets en cuestión.

Para ingresar tiempo en nombre de otro usuario o ver su hoja horaria, haga clic en el selector desplegable de Recurso y seleccione el nombre del usuario.

Los administradores y los supervisores pueden hacer lo siguiente:

  • Editar y eliminar entradas de tiempo que hayan añadido en representación de alguien más
  • Editar entradas de tiempo que haya creado el usuario siempre y cuando la entrada de tiempo no haya sido enviada.
  • Eliminar entradas de tiempo que hayan creado ellos mismos en representación de un usuario.

No pueden hacer lo siguiente:

  • Eliminar entradas de tiempo creadas por un usuario
  • Editar entradas de tiempo creadas por un usuario y enviadas en una hoja horaria

Para editar entradas de tiempo en la hoja horaria, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Si está utilizando la característica Ingresar tiempo en representación y quiere acceder a la hoja horaria de otro recurso, seleccione el recurso desde la lista desplegable Recurso.
  3. Haga clic en el ícono en la columna Editar.


    Se abrirán las páginas Editar entrada de tiempo regular,Editar entrada de tiempo de tarea o Editar entrada de tiempo de ticket.
  4. Se abrirá la página de la entrada de tiempo original.
  5. Realice los cambios que sean necesarios.
  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Si no se requieren notas de resumen, el tiempo normal y el tiempo de tareas y asuntos del proyecto pueden editarse directamente en la tabla. Consulte las configuraciones del sistema Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar tiempo regular y Requerir al usuario ingresar notas de resumen al ingresar el tiempo de la tarea del proyecto.

  1. Haga clic en la celda pertinente y realice sus cambios. Se pueden modificar varias celdas de este modo.

  2. Haga clic en Guardarcuando termine de editar.

Si la hoja de horas con la entrada de horas que desea editar ya ha sido enviada a, o aprobada por, su aprobador de hojas de horas (toda la tabla de horas tiene un fondo gris), el aprobador de hojas de horas debe rechazar su hoja de horas. Esto se puede hacer en cualquier momento, incluso después de que se haya aprobado. Esta acción la volverá a poner disponible para edición.

  • Si la mano de obra que desea editar ya se contabilizó, según se indica con un fondo verde claro en la celda, un usuario con nivel de seguridad de administrador debe anular la contabilización de esta.
  • Si la mano de obra se aplicó a la tarea del proyecto equivocada, puede cambiar la tarea haciendo clic en el icono de la columna de edición. Consulte Cambiar la tarea con la que está asociada la entrada de tiempo.
  • Si la mano de obra se aplicó al ticket incorrecto, la entrada de mano de obra debe ser eliminada y vuelta a crear para el ticket correcto. No hay manera de transferir la mano de obra de un ticket a otro.

La vista de reporte

En la vista de reporte, usted puede usar distintos tipos y filtros para presentar información de hoja horaria, mostrar campos adicionales relacionados a facturación, e imprimir su hoja horaria.

NOTA  No es posible editar entradas de tiempo en la vista de reporte.

Botón Descripción

Tipo de reporte

Consulte Seleccionar un tipo de reporte.


Imprimir

Para imprimir el tipo de reporte actualmente seleccionado, haga clic en el ícono para imprimir. Puede luego firmarla y enviar una versión en papel.

Actualizar

Actualiza la hoja horaria para reflejar los cambios en el estado del ticket o de la tarea, o el estado de aprobación de una solicitud de ausencia, o la hoja horaria.


Botón de alternancia Vista de lista/Vista de reporte

Haga clic para alternar entre la vista de lista y la vista de reporte de la hoja horaria.

Mostrar información de facturación (no disponible para usuarios co-/administradores)

Para mostrar las columnas Contrato , Tipo de trabajo, Función y Total de horas trabajadas (en la tarea/ticket), haga clic en Mostrar datos de facturación.

La vista de reporte es de manera predeterminada el tipo de reporte Hoja horaria.

Los siguientes tipos de reporte pueden seleccionarse desde el menú desplegable:

Tipo de reporte Descripción
Hoja horaria Este tipo de reporte es muy similar al de la vista de lista, con dos características adicionales:
- La casilla Mostrar datos de facturación aparece encima de la tabla. Cuando se selecciona esta casilla, las columnas Contrato, Tipo de trabajo, Función, Estado y Total de horas trabajadas de la entrada de mano de obra aparecerá entre las columnas Cargo y Hora. Solamente el tipo de reporte Hoja horaria mostrará información de facturación.
- Debajo de la tabla, se mostrarán las líneas de firma para las firmas del recurso y del aprobador. Las líneas de firmas aparecen en todos los tipos de reportes.
Organización
Este tipo de informe le permite filtrar la hoja de horas por entradas de tiempo asociadas a una organización específica.

Los usuarios cogestores sólo pueden seleccionar las organizaciones a las que están asociados.
Todas las organizaciones Este informe contiene todas las entradas de tiempo, clasificadas y agrupadas por nombre de organización.
Todos los proyectos (no disponibles para usuarios co-administradores) Este reporte contiene todas las entradas de tiempo, ordenadas y agrupadas por proyecto. Las entradas de tiempo de tickets y regulares aparecen en una agrupación Sin proyectos.
Todos los días (no disponibles para usuarios co-administradores) El criterio de ordenación predeterminado de la hoja horaria pone primero las entradas de tiempo regulares, con las entradas de tiempo restantes ordenadas por título de proyecto (si hay una tarea de proyecto o trabajo de ticket), Id. de empresa, Id. de tarea, y luego Id. de registro de trabajo.
Este tipo de reporte ordena entradas de tiempo por fecha y hora.
Todos los tickets (no disponibles para usuarios co-administradores) Este tipo de reporte le permite filtrar la hoja horaria para entradas de tiempo de tickets. No aparece el Tiempo regular ni el Tiempo de proyecto, y se añade una línea adicional de Firma del cliente.