Agregar y editar documentos

Escriba el nombre de una organización o utilice el selector de datos para seleccionar una organización. Están disponibles todas las organizaciones activas de todos los tipos.

La organización que seleccione aquí será la propietaria del documento. Los contactos de la organización con acceso al Portal del Cliente tendrán acceso al documento si se selecciona Interno y Organización en el campo Publicar en.

El valor predeterminado es Activo. Cuando está seleccionado Activo, el contenido se publica tan pronto como haga clic en Guardar. Para ocultar el contenido a cualquier persona con excepción de los administradores y hacer que no esté disponible en páginas de selectores, seleccione Inactivo.

Seleccione la opción de publicación para el documento. La selección determina quién puede ver el contenido. Elija entre las siguientes opciones:

• Internos y todas las organizaciones: Este documento estará disponible para todos los usuarios internos y todos los usuarios de cualquier organización que tengan acceso a los documentos a través del Portal del Cliente. Para obtener información sobre el uso de la Base de conocimientos y los documentos con el Portal de clientes, consulte Gestionar acceso de clientes a artículos y documentos en su base de conocimientos.
• Sólo internos (predeterminado): Cuando esta opción esté seleccionada, solamente sus usuarios internos de Autotask podrán acceder al documento.
• Interno y Organización: Este documento estará disponible para sus usuarios internos y para los usuarios del Portal del Cliente de la organización seleccionada anteriormente (la organización propietaria ).

NOTA  Si publica contenido en una organización que se fusiona con otra, el estado Publicar en se establecerá automáticamente por defecto en Sólo interno.

Seleccione la categoría de documento en la que debe crearse el contenido o a la que se deba mover. De manera predeterminada, la categoría es la última categoría que usted seleccionó durante la sesión actual. Si no se creó ningún otro contenido durante la sesión actual, la selección será de manera predeterminada Todos los documentos.

Solo los administradores de Autotask verán el ícono Agregar Categoría. Haga clic sobre él para abrir la página Nueva categoría y agregue una nueva categoría. Consulte Administración de Gestión de Documentación.

De manera predeterminada, los nuevos artículos y documentos son visibles para usuarios co-administradores. Para ocultar el artículo o el documento de este grupo, desmarque la casilla de verificación. Para información sobre el nivel de seguridad co-administrado, consulte Configuración de co-administración.

NOTA  Este campo está oculto de usuarios co-administradores, pero está seleccionado por defecto.

Ingrese un título para el contenido. Se requiere un título, aunque no necesita ser exclusivo.

Usted puede ingresar una o muchas palabras clave para este contenido, separadas por comas. La palabra clave es uno de los campos de búsqueda de la Base de conocimientos.

NOTA  Palabra clave es una búsqueda de una palabra. Si quiere usar una oración de dos palabras como palabra clave, no use espacios entre las palabras. Por ejemplo, para usar disco duro como palabra clave, ingrese discoduro en el campo.

La sección Elementos relacionados le permite añadir una lista de tickets de Autotask que estén relacionados con este contenido. Si va a crear el contenido desde un ticket, ese ticket se relacionará automáticamente. Se ordenarán los tickets por número de ticket (en orden ascendente). Un pequeño ícono de fuego indica que la asociación del ticket fue creada por un usuario de Taskfire. Los usuarios con acceso a Atención al cliente, o que aparecen en un ticket como recursos, pueden hacer clic en el número de ticket para abrir el ticket en una página aparte.

Para añadir un ticket a la lista, comience a escribir el número de ticket y seleccione un ticket, o bien haga clic en el icono del selector y seleccione los tickets que desee relacionar con el artículo o contenido.

Para relacionar un elemento de contenido comenzando desde el ticket, haga lo siguiente:

1. Abra el ticket que desea vincular al contenido y haga clic en Buscar en la base de conocimientos.
2. Encuentre el contenido que desee vincular.
3. Haga clic en Relacionar ticket.

Para relacionar otros artículos y documentos, comience a escribir el título y seleccione un artículo o un documento, o bien haga clic en el ícono de selector y seleccione el contenido que desee relacionar al articulo o el contenido.

Algunos artículos o documentos son relevantes para un amplio número de dispositivos. Permitir a los usuarios relacionar rápidamente todos los dispositivos de una categoría determinada alivia la necesidad de actualizar constantemente una lista cada vez que se crea un nuevo dispositivo.

Para relacionar categorías de dispositivos con el artículo o documento, empiece a escribir el nombre de una categoría o haga clic en el icono del selector y seleccione las categorías de dispositivos que desee relacionar con el artículo o documento.

Para relacionar hasta 100 organizaciones con el documento, empiece a escribir el nombre de la organización y seleccione una organización, o haga clic en el icono selector y seleccione las organizaciones que desea relacionar con el documento. Relacionar un documento no es lo mismo que seleccionar la organización propietaria. No puede publicar en organizaciones relacionadas. Puede pensar en las organizaciones relacionadas como en la creación de un enlace interno. Si algunos de sus clientes tienen el mismo contrato Premium, por ejemplo, puede asociar el contrato a su organización local y relacionarlo con todos los clientes a los que se aplica. El documento aparece en la página del Gestor de documentación de las organizaciones con las que está relacionado, para que pueda abrirlo fácilmente como referencia.