Proceso de redacción y aprobación

Un borrador es una versión no publicada de un artículo de la Base de conocimientos o de un documento. Tanto los artículos como los documentos nuevos y editados pueden guardarse como borradores. Se aplican las siguientes reglas:

• Cada artículo o documento solo puede tener un borrador a la vez.
• Los borradores pueden ser creados por cualquier usuario con los permisos de objeto para añadir o editar artículos y documentos.
• Los borradores se comparten entre los usuarios. Si el primer usuario guarda un borrador para un artículo, y el segundo usuario edita ese artículo, el segundo usuario verá el borrador creado por el primer usuario. Aparecerá una barra de mensajes:
  
• Solo los usuarios con permiso para aprobar un borrador pueden publicar artículos y documentos.
• Los cambios en los elementos relacionados y en las pestañas accesorias no se pueden guardar como borrador. Se publican de inmediato.
• Si hace clic en Guardar como borrador pero no ha realizado ningún cambio en el artículo o documento, no se crea ningún borrador.

Su administrador de Autotask puede implementar opcionalmente un proceso de redacción y aprobación para los artículos y documentos de la Base de conocimientos.

• Asigne un nivel de seguridad en el que el permiso de objeto Aprobar esté establecido en No para todos los usuarios cuyos artículos y documentos desee revisar antes de que se publiquen.
• Asigne un nivel de seguridad en el que el permiso de objeto Aprobar esté establecido en Sí para todos los usuarios que puedan publicar artículos y documentos sin un proceso de revisión, o que puedan aprobar los borradores para otros usuarios.

Consulte Configuración de seguridad de la base de conocimientos y los documentos.

Cuando cree o edite un artículo o un documento, verá los siguientes botones en la barra de botones. Note que no todos los botones aparecerán en todos los contextos.

No supervisor:

Supervisor:

Botón	Supervisor	No supervisor	Descripción
Guardar como borrador			Cualquier contenido que ingrese para un nuevo artículo o documento, o los cambios que realice en uno ya existente, estarán disponibles para todos los usuarios que tengan permisos para crear o editar. Utilice esta opción si el artículo o documento aún no se ha completado, o si requiere el aporte de otro usuario. Se guarda un nuevo elemento con un estado de aprobación Nuevo Borrador. Un elemento ya publicado se guarda con un estado de aprobación Borrador en curso. Los cambios guardados como borrador no aparecen en el historial de artículos ni en el historial de documentos.
Enviar para aprobación			Cuando haya completado un nuevo elemento o terminado de actualizar uno existente, seleccione Enviar para aprobación. El estado de aprobación del elemento se actualiza a Borrador pendiente de aprobación. Si un usuario selecciona Editar artículo o Editar documento para un elemento cuya aprobación está pendiente, un mensaje le informa que si edita este borrador, se anulará el envío.
Descartar borrador			Si ha creado o editado un borrador, pero más tarde determina que el borrador no es necesario, tiene la opción de descartar el borrador. Si estaba editando un elemento publicado, esto eliminará el borrador y devolverá el estado a Publicado. Si descarta el borrador de un nuevo elemento, se elimina.
Aprobar y publicar			Los usuarios con permisos de aprobación establecidos en Sí pueden aprobar y publicar sus propios elementos de contenido o los de otros usuarios en cualquier momento. Al hacer clic en este botón, sucede lo siguiente: La versión de borrador se convierte en la versión publicada más reciente y el estado de aprobación del elemento se actualiza a Publicado. El seguimiento de una nueva versión se realiza en las páginas Historial de versiones de artículos o Historial de versiones de documentos. Las páginas de historial mostrarán las ediciones realizadas. Se añade una nota interna en la pestaña Actividad que señala que se ha publicado un borrador.
Rechazar			Los usuarios con permisos de aprobación establecidos en Sí pueden rechazar los borradores de otros usuarios. Al rechazar un borrador, se abre un cuadro de diálogo. Usted tendrá dos opciones: Si selecciona Rechazar y guardar como borrador , el estado de aprobación vuelve a ser Borrador en curso o Nuevo Borrador, lo que permite al autor realizar modificaciones adicionales. Si selecciona Rechazar y descartar borrador, se elimina el borrador. Si el elemento fue publicado previamente, el estado se establece de nuevo en Publicado y se restaura la última versión publicada. Si descarta el borrador de un nuevo elemento, se elimina.
Cancelar			Haga clic en Cancelar para salir del modo de edición sin realizar cambios.

Para localizar y gestionar artículos y documentos por estado de aprobación, se ha añadido el filtro Estado de aprobación a la página de búsqueda de la Base de conocimientos y al Gestor de Documentación.

• En la página de búsqueda de la Base de conocimientos, es posible que tenga que añadir el filtro Estado de aprobación.
  
• En la página del Gestor de documentación, el filtro Estado de aprobación aparece en la fila de filtros.

Esto facilita que los usuarios encuentren sus propios borradores y que los supervisores encuentren los elementos que requieren aprobación. Para ubicar un elemento, seleccione uno de los siguientes estados de aprobación:

Estado de aprobación	Descripción
Nuevo borrador	Un artículo o documento nuevo (nunca publicado ni enviado a aprobación) que se ha guardado como borrador.
Borrador en curso	Un nuevo borrador de un artículo o documento ya publicado que no ha sido enviado a aprobación.
Borrador pendiente de aprobación	Un borrador que se ha enviado para aprobación y publicación.
Publicado	Un artículo o documento que se ha publicado y del que no existe un borrador.

También puede encontrar artículos y documentos por estado de aprobación en las siguientes páginas:

• > Admin. > Automatización > Base de conocimientos y Documentación > Base de conocimientos
• > Admin. > Automatización > Base de conocimientos y Documentación > Documentación