Buscar y gestionar oportunidades

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM y permisos de objeto de Oportunidad

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NAVEGACIÓN Cuadro de mando > Widget de entidad de oportunidad > Tablas de desglose de oportunidad

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

Las tablas de resultados de varias búsquedas de entidades permiten editar algunas columnas directamente en la tabla. Para mantener sus cambios, debe hacer clic en Guardar

  • En la página Búsqueda de oportunidades, la Fecha de cierre es editable para todas las oportunidades cuyo estado sea Cerrada o Implementada.
  • En el Historial de la factura y en la pestaña accesoria Factura, se pueden editar las columnas Número de factura y Fecha de pago.
  • En la página Asociaciones de productos de facturación automatizada se asocia un producto de facturación a un dispositivo.
  • En la página de búsqueda de pagos de proyectos, puede ingresar una cantidad en la columna Agregar pago.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

IMPORTANTE  Los campos relacionados con productos de facturación para dispositivos y contactos no se exportarán.

  1. Haga clic en el menú desplegable Exportar y seleccione una opción.

    2. Opción Descripción
    En formato actual Si selecciona esta opción o simplemente hace clic en el botón Exportar, sólo se exportarán las columnas que aparecen en la tabla de resultados de la búsqueda.
    En formato de plantilla de importación Esta opción aparecerá para las entidades que puedan importarse. Para una lista de entidades que pueden exportarse en formato de plantilla de importación, consulte Importar o actualizar información.

    Si selecciona esta opción, se exportarán todas las columnas que aparecen en la plantilla de importación de la entidad. Esto le permite limpiar o actualizar registros en bloque, y luego importarlos de nuevo utilizando la opción Actualizar.
  1. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Solamente se exportarán los primeros 5.000 registros.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

En la página de resultados de la búsqueda de oportunidades, puede visualizar una ventana que sume los importes de Ingresos totales y Totales únicos de todas las oportunidades de la tabla.

Haga clic en el símbolo Ver totales para mostrar la ventana.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

Desplácese sobre el menú contextual para realizar una selección. Las opciones disponibles dependen de su nivel de seguridad y de la tabla de oportunidades que esté consultando.

NOTA  Todas las columnas relacionadas con cotizaciones presentan información de la cotización principal. Si hay cotizaciones adicionales, a la información de cotización le sigue "(+#)".

Opción de menú Descripción
Vista
Oportunidad Abre la página Oportunidad. Consulte La página Oportunidad.
Historial de la oportunidad Abre la página Historial de la oportunidad. Consulte Historial de oportunidad.
Organización (página de búsqueda de oportunidades y página de contactos) Abre la página Organización. Consulte La página Organización.
Cotización principal Abre la cotización principal en el formato usado cuando se publica una cotización. Consulte Ver una cotización o acceder a una vista previa de ella.
Si hay varias cotizaciones asociadas con la oportunidad, al nombre de la cotización le seguirá "(+ # otras cotizaciones)".
General
Editar oportunidad Abre la ventana Editar oportunidad para editar todos los campos de oportunidad. Si la configuración del sistema CRM denominada Habilitar tabla de oportunidades editable está activada, puede editar y guardar la Fecha de cierre proyectada de la oportunidad, el Importe y los cinco Campos avanzados (seguimiento de flujos de subreingresos) directamente en la tabla sin tener que editar cada oportunidad individualmente. Consulte Agregar y editar oportunidades y Configuraciones del sistema de CRM para más información.
Oportunidad obtenida Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido para más información.
Oportunidad perdida Consulte Configurar una oportunidad como perdida para más información.
Otros
Re-asignar cliente potencial Consulte Re-asignar oportunidades para más información.

Nueva cotización

Si la oportunidad no está asociada a una cotización, se abrirá la página Nueva cotización. Si la integración de Kaseya Quote Manager (anteriormente Datto Commerce) y la función de solicitud de presupuesto están habilitadas, puede seleccionar qué herramienta de presupuesto desea utilizar. Consulte Seleccionar una herramienta de cotización.
Editar cotización principal (si existe una cotización) Abre la página Editar cotización de la cotización principal. Desde aquí puede editar toda la información de la cotización con la excepción del Nombre de la Organización y el Nombre de la Oportunidad. Para detalles, consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.
Ver/Editar elementos de cotización (principales) Abre la página Detalles de la cotización de la cotización principal si existe la cotización. Consulte La página Cotización (Elemento de cotización).
Eliminar oportunidad Abre un cuadro de diálogo de confirmación (¿Está seguro?) Haga clic en Aceptar para eliminar la oportunidad. La oportunidad y todas las notas del sistema se eliminan, pero las notas introducidas por el usuario permanecen asociadas a la organización.
Los privilegios de eliminación son asignados a nivel de seguridad.

NOTA  Una oportunidad asociada con un pedido de venta de aprovisionamiento no puede ser eliminada.
Copiar en el portapapeles

Id. y Nombre de la oportunidad

Id. de oportunidad

URL de oportunidad

Copie los campos de Oportunidad seleccionados en el portapapeles. Tenga en cuenta que la URL de la oportunidad hace referencia al vínculo al registro de la oportunidad en Autotask.

LiveLinks
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