Procesar facturas

Luego de crear facturas en Autotask...

Este campo aparece en el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas. Tiene las siguientes opciones:

• Ver las facturas: Seleccione esta opción si va a generar facturas en Autotask solamente y desea imprimir o guardar las facturas procesadas.
• Crear un archivo XML: Seleccione esta opción si desea exportar sus datos de factura a un archivo XML para integración con su software de contabilidad. Consulte Asignación de datos XML para acceder a una tabla que resume cada campo de Autotask que es exportado al archivo XML.

Plantilla de factura

Este campo aparece en páginas en las que puede seleccionarse una plantilla de factura. Una plantilla de factura le permite definir los elementos de diseño y estilo, los campos de datos y las opciones de agrupación y ordenación de sus facturas. Consulte Ficha y página de configuración de la factura.

Seleccione un modelo de factura activo para procesar este lote de facturas, o un modelo de factura por defecto para una organización o un país. La selección que haga aquí anulará cualquier configuración a nivel de sistema, país u organización.

Enviar facturas por correo electrónico a organizaciones que tengan activado el envío de facturas por correo electrónico

Esta casilla aparece en el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas. Al estar seleccionada, las facturas para clientes que tengan habilitado Envío de facturas por correo electrónico se adjuntarán a un correo electrónico y se enviarán inmediatamente al cliente.

El envío de facturas por correo electrónico se activa en la vista Configuración de facturas de la página Organización. Consulte Envío de facturas por correo electrónico.

Plantilla de mensaje de correo electrónico

Este campo aparece en páginas en las que puede seleccionarse una plantilla de mensaje de correo electrónico. La plantilla de mensaje de correo electrónico determina el cuerpo del correo electrónico al que se adjuntará o vinculará la cotización o la factura.

La configuración predeterminada es Utilizar plantilla predeterminada de mensaje de correo electrónico de la organización. Consulte Ficha y página de configuración de la factura y La pestaña y la página Configuraciones de cotización.

Puede seleccionar cualquier plantilla de mensaje de correo electrónico activa. La selección que haga aquí anulará cualquier configuración a nivel de sistema, país u organización.

Fecha de la factura

Este campo aparece en páginas que son parte del proceso de generación de facturas. Es la fecha en que se facturó el cargo.

En el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas, es de manera predeterminada la fecha actual, pero usted puede hacer clic en el ícono de calendario y seleccionar una fecha distinta. Esto les permite controlar la Fecha de vencimiento, la que se calcula agregando el número de días de las Condiciones de pago en la plantilla de factura a la Fecha de la factura.

En el registro Procesamiento de lotes de facturas y las páginas de Historial de facturas, la Fecha de factura es de solo lectura.

Número de factura

Este campo aparece en facturas y en la página Procesar facturas seleccionadas. Los valores de los campos están determinados por la configuración del sistema Siguiente número de factura (dejar en blanco para deshabilitar la numeración automática). Si no está habilitada la configuración del sistema, el campo estará en blanco y no se crearán números de facturas.

• La página Procesar facturas seleccionadas: Cuando usted procesa una sola factura y no está habilitada la configuración del sistema, usted puede ingresar un número de factura para usar en esta factura.
• Si la numeración automática (globalmente o por línea de negocios) está activada, el campo se establece en numeración automática y es de solo lectura.

Intervalo de fechas de la factura:

Este par de campos aparece en el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas. Estas fechas se refieren a las fechas de elementos más antiguas y más recientes que se incluirán en la factura. Son de manera predeterminada las fechas de los elementos que usted seleccionó en la página Generación de facturas / Elementos a facturar. Los campos aparecen en facturas que usan las plantillas de factura predeterminadas de Autotask.

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
• Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
• El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Condición de pago

Cuando este campo aparece en cotizaciones y facturas, informa al cliente de cuándo usted espera recibir el pago de su pedido. En las órdenes de compra, indica las condiciones de pago que usted espera recibir del proveedor.

Seleccione una condición de pago.

Región impositiva

En la página Nueva organización:

Región fiscal - Organización

Seleccione la jurisdicción fiscal cuyas normas fiscales se aplicarán a esta organización o ubicación de la organización. Este campo es heredado por las entidades que forman parte del flujo de trabajo de facturación pero puede ser anulado en una cotización o factura. La región impositiva seleccionada en la cotización o la factura, junto con la categoría de impuesto aplicada a los elementos de facturación por medio de los códigos de facturación, determinan los impuestos en cada elemento de facturación.

Consulte Configurar su tabla de impuestos.

Cotizaciones y facturas

Región impositiva: Cotizaciones y facturas

Este campo indica por defecto la región fiscal asociada a la organización.

• Si no se ha seleccionado ninguna región fiscal para la organización, o si desea cambiar la región fiscal, haga clic en el menú desplegable y seleccione una región fiscal diferente.
• Si la organización está exenta de impuestos, aparece Organización está exenta de impuestos. Note que usted puede seleccionar una región impositiva, si por alguna razón necesita invalidar la configuración de exención de impuestos.
• Si ha seleccionado facturas de más de una organización para su procesamiento, el campo Región fiscal se establece en Utilizar configuración de organización y se desactiva.

Órdenes de compra

Región impositiva: Órdenes de compra

En las órdenes de compra, usted es el cliente. La región impositiva debe usarse para calcular el importe de impuestos que usted espera pagar por elementos gravables incluidos en la orden de compra. El importe de impuesto calculado solo aparece en la orden de compra impresa (similar a Flete) y representa el importe de impuesto que usted espera que se cobre.

Casi nunca se aplica la tarifa de impuesto correcta (la que aplica cuando el proveedor le vende algo a usted). Le recomendamos que la seleccione manualmente.

IMPORTANTE  Al crear una nueva orden de compra desde la página Órdenes de compra o la página Compras y cumplimiento y seleccionar un proveedor sin especificar una región impositiva, la región impositiva del proveedor automáticamente se rellenará si el proveedor tiene una región impositiva especificada.

IMPORTANTE  Si el campo Proveedor en un formulario de nueva orden de compra no está rellenado y usted selecciona una región impositiva antes de seleccionar el proveedor, su selección de región impositiva no se sobrescribirá cuando usted seleccione el proveedor.

IMPORTANTE  Usted puede siempre editar una selección automática en el campo Región impositiva para seleccionar una región impositiva según cómo su empresa determine la jurisdicción fiscal

Notas

Las notas son una manera de rastrear información adicional asociada con una entidad de Autotask.

El campo Notas aparece en muchas entidades de Autotask. Consulte Usar notas en Autotask.

A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, notas de factura.

Facturas:

Este campo aparece en el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas y en la factura. En el menú desplegable Opciones de nota de factura, puede elegir entre añadir las notas a las notas de la plantilla de factura de cada organización o anular las notas de la plantilla de factura.