Gestionar facturas desde Historial de facturas

SEGURIDAD  Acceso a Contratos, y permiso de contrato Puede acceder al historial de facturas, y Asistente de exportación (de facturas) habilitado. Consulte Configuraciones de seguridad de Contratos.

NAVEGACIÓN > Contratos > Facturas y ajustes > Historial de facturas

Se puede acceder a todas las facturas creadas en Autotask en la página Historial de facturas. En esta página, es posible ver, anular, exportar o marcar una factura como pagada. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

Aunque las facturas no pueden eliminarse, sí pueden anularse. De manera predeterminada, no se muestran las facturas anuladas, pero usted puede configurar el campo Anulado como Sí para ver las facturas anuladas.

Para mostrar sólo las facturas de las organizaciones que tienen habilitado el envío de facturas por correo electrónico, establezca el filtro Organización habilitada para correo electrónico en Sí.

NOTA  La búsqueda del historial de facturas arrojará hasta 2000 registros (filas). Si sus resultados incluyen más de 2000 registros, aparecerá un mensaje en rojo al principio de la lista.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Botón Descripción

Las tablas de resultados de varias búsquedas de entidades permiten editar algunas columnas directamente en la tabla. Para mantener sus cambios, debe hacer clic en Guardar

  • En la página Búsqueda de oportunidades, la Fecha de cierre es editable para todas las oportunidades cuyo estado sea Cerrada o Implementada.
  • En el Historial de la factura y en la pestaña accesoria Factura, se pueden editar las columnas Número de factura y Fecha de pago.
  • En la página Asociaciones de productos de facturación automatizada se asocia un producto de facturación a un dispositivo.
  • En la página de búsqueda de pagos de proyectos, puede ingresar una cantidad en la columna Agregar pago.

Enviar facturas seleccionadas por correo electrónico

Para enviar facturas por correo electrónico a un cliente, debe seleccionarse Activar envío de facturas por correo electrónico desde Autotask en la página Configuración de facturas. Consulte Envío de facturas por correo electrónico.

Para enviar facturas por correo electrónico:

  1. Haga clic en la casilla Seleccionar todo en la fila de encabezados, o seleccione filas individuales.

NOTA  Usted puede enviar por correo electrónico hasta 200 facturas a la vez. Si su selección excede las 200 filas, aparecerá un mensaje que le informará que usted ha seleccionado sobre 200 facturas.

  1. Haga clic en Enviar facturas seleccionadas por correo electrónico.
  2. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

Elementos a facturar

Abre la página Generación de facturas/Elementos a facturar.

Registro de procesamiento por lote de facturas

Abre la página Registro de procesamiento por lotes de facturas.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.
Nombre de la columna Descripción
Responsable de organización Muestra el nombre del recurso que gestiona el registro de empresa asociado a la factura.

Fecha de creación del lote

 La fecha del sistema que indica cuándo se procesó el lote de facturas.
Id. de lote Un número asociado con todas las facturas individuales que se procesaron juntas
Marcar todos/No marcar ninguno Al seleccionar al menos una factura se activa el botón Enviar por correo electrónico las facturas seleccionadas en la barra de botones. Esta casilla está desactivada para las organizaciones que no tienen activado el envío de facturas por correo electrónico y para las facturas anuladas.
Organización habilitada para correo electrónico Muestra una marca de verificación si la organización está configurada para habilitar el envío de facturas por correo electrónico en la página Configuración de facturas. Consulte Ficha y página de configuración de la factura.
Organización El cliente a quien se está facturando.
Creada por El nombre del usuario que procesó la factura.
Fecha de pago

La fecha de pago puede rellenarse o editarse. Puede estar rellenado de las siguientes maneras:

  • La API puede proporcionar la fecha de pago.
  • Si el Procesamiento de pagos está activado, el campo se rellena cuando se procesa un pago para la factura.

Una vez rellenado el campo, se desactiva el Procesamiento de pagos.

Si el campo está vacío, puede editarse en la tabla. Seleccione una fecha del widget de calendario o introduzca la fecha en la columna Fecha de pago en formato MM/DD/AAAA.

Este campo está disponible en la categoría de LiveReports Aprobado y contabilizado y Rentabilidad de contratos recurrentes. Se puede mostrar en el reporte y también se puede usar como filtro.
Enviada por correo electrónico Una casilla indica que la factura se ha enviado por correo electrónico al cliente.
Fecha de factura La fecha que aparece en la factura como la Fecha de factura. De forma predeterminada, es la fecha en que fue procesada la factura, pero puede editarse durante el proceso de facturación.
Id. de factura El Id. de sistema de Autotask único para cada factura. Este Id. no puede ser modificado.
Notas de factura Las notas de factura en la primera página del cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas.
Número de factura

Este campo puede editarse en la tabla.

Número de factura que se asigna a la factura, ya sea manualmente o activando la numeración automática de la factura mediante la configuración Siguiente número de factura (dejar en blanco para deshabilitar la numeración automática).
Línea de negocios Muestra la línea de negocios asociada con la factura.

NOTA  Si la factura contiene elementos de varias líneas de negocios o cualquier elemento sin ninguna línea de negocios, entonces no estará asociada con ninguna línea de negocios.
Pagado Muestra una marca de verificación si la factura está pagada.

Número de orden de compra

 El número de orden de compra de la factura, si lo tiene asignado.
Total El importe total de la factura.

NOTA  Si está habilitada Multidivisa, los totales aparecen en la divisa del cliente. Usted también puede filtrar facturas por divisa del cliente.
Anulada Una casilla indica que la factura ha sido anulada. Las facturas anuladas no pueden marcarse ni como listas para transferir ni como canceladas.
Fecha de servicio web Visible para usuarios con acceso a API Esta fecha se configura por medio de la API, normalmente por medio de integraciones de factura externas. Si una integración usa esta fecha como un indicador de que la factura ha sido procesada y no debe volver a leerse, borrar esta fecha puede desencadenar que la integración vuelva a procesar esa factura. Haga clic con el botón derecho del ratón para borrar la fecha de la factura.

Usted gestiona facturas desde el menú contextual.

Opción Descripción

Ver
Factura / Todas las facturas en este lote Las facturas tendrán exactamente el mismo aspecto que tenían cuando se crearon originalmente, porque los campos Dirección de facturación y los campos de dirección interna están almacenados en su instancia de Autotask en el momento en que se procesaron. La única excepción es el logotipo. Si cambia su logotipo, el nuevo logotipo aparecerá en todas las facturas pasadas, presentes y futuras.
Si abre un lote de facturas, podrá desplazarse por la lista o saltar a una factura por organización mediante un menú desplegable. Consulte Ver facturas.
Configuraciones de factura Si se selecciona una sola factura en la página Historial de facturas o se ven las facturas en la pestaña Accesorio de facturas, se puede ver la página Configuración de facturas para la organización. Consulte Ficha y página de configuración de la factura.

General
Exportar todas las facturas de este lote como XML Consulte Exportar facturas a XML genérico.
Borrar fecha de servicio web Disponible solo para usuarios con acceso a la API de servicios Web y solamente cuando esté visible la columna Fecha del servicio Web. Haga clic en esta opción para borrar la fecha del servicio web de la factura. Si esta fecha fue añadida por una integración de facturas externa para indicar que se procesó la factura, borrar la fecha permite a la integración volver a procesar la factura.

Pago

Procesar pago
(si la característica Pago está activada y configurada)

Haga clic en esta opción para procesar un pago para la factura seleccionada. Consulte Procesar un pago.

Una vez que se ha aplicado un pago a la factura y se ha rellenado la Fecha de pago, esta opción se desactiva. La Fecha de pago se puede rellenar manualmente, mediante una transferencia de factura a QuickBooks o a través de la API.

Anular
Anular factura / Anular todas las facturas en este lote Consulte Anular una factura.
Anular factura y Anular contabilización de elementos Esta opción le permite anular una factura única y anular la contabilización de todos los elementos facturados en ella en un solo paso. Combina Anular una factura y Anular la contabilización de facturas. Todos los elementos en la factura son transferidos de vuelta a las categorías respectivas en Contratos > Aprobar y contabilizar, donde pueden ser editados y vueltos a contabilizar

NOTA  Es posible anular solamente 100 elementos facturados a la vez. Si anula una factura con más de 100 elementos, necesitará anular manualmente la contabilización de los elementos de esta factura.