Diseñar una plantilla de factura

Las plantillas de factura son creadas y editadas en una interfaz WYSIWYG que le brinda una vista previa en tiempo real de cómo se verá la factura, y que le permite navegar a las páginas de edición de cada sección. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

NOTA  Práctica recomendada: A menos que sea un programador experimentado de HTML, es mucho más fácil seleccionar la plantilla más cercana a la factura que desea crear y luego editarla que comenzar de cero.

La página de vista previa se divide en secciones. Al desplazar el cursor sobre una sección, esta se vuelve sombreada.

• Haga clic en Editar en la sección sombreada para abrir el editor de la sección.
• Haga clic en Aceptar en el editor de la sección para volver a la página de vista previa de la plantilla y ver sus cambios a esa sección.

IMPORTANTE  Los cambios realizados en la sección de edición no se guardarán en la plantilla real hasta que usted guarde la página Diseñar plantilla de factura. Para guardar su trabajo a medida que avanza en él, haga clic en Guardar en el menú Guardar y cerrar.

Para agregar, copiar o editar una plantilla de factura, complete los siguientes pasos:

1. Vaya a > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Facturas > Plantillas de facturas.
2. Para crear una nueva plantilla desde cero, haga clic en Nueva. Para copiar una plantilla, desplace el cursor sobre su menú contextual y seleccione Copiar. La copia se agrega automáticamente a la tabla con Copia (#) antes del nombre de la plantilla copiada.
3. Se abrirá la página Nueva plantilla de factura. Complete esta página y haga clic en Guardar para abrir la página Diseñar plantilla de factura. Para más información sobre cómo completar la página Nueva plantilla de factura, consulte Editar propiedades de plantillas de factura.
4. Para editar una plantilla existente, desplácese con el cursor sobre el menú contextual de una plantilla de factura existente y seleccione Diseñar. Se abrirá la página Diseñar plantilla de factura.

Cada plantilla de factura consta de las siguientes secciones:

Sección	Descripción
Encabezado	La sección Encabezado aparece en la parte superior de cada página excepto el Apéndice. La altura vertical máxima es 300 píxeles. Si desea que su logotipo u otra información aparezcan en cada página, ubíquelo en esta sección.
Parte superior de la factura	La sección Parte superior de la factura aparece una vez en la parte superior de la primera página de la factura. Use variables de plantillas de factura en esta sección para mostrar la dirección de facturación, el número de factura, la fecha de factura y el intervalo de fechas, las condiciones de pago y toda otra información a nivel de factura. NOTA  Los datos variables de su propia organización proceden de su registro de organización local en Autotask. Consulte Su organización local en Autotask. NOTA  Para mostrar el Id. de identificación fiscal, CAN, ABN, IVA u otro identificador relacionado con los impuestos de su organización local en la factura, use la variable Su organización: Id. fiscal, CAN, ABN, IVA, etc. El valor de esta variable no procede de su registro de organización local. Viene de la configuración del sistema de contratos. Consulte Id. de impuesto, ACN, ABN, IVA, etc. (a visualizarse en facturas y cotizaciones). NOTA  Los números de factura se asignan automáticamente si la numeración automática está habilitada bajo Configuración del sistema de contratos y facturación. Si las facturas no están numeradas automáticamente, los números pueden asignarse al generar una factura única, pero no al facturar en lote.
Cuerpo de la factura	Aquí es donde usted configura los contenidos y la disposición de la parte principal de la factura: la lista de elementos. Esta sección puede abarcar varias páginas dependiendo del número de elementos facturados. Para información sobre cómo editar esta página, consulte Configurar el cuerpo de la factura.
Parte inferior de la factura	Este contenido se mostrará solo una vez, al final de la última página de la factura, y es recomendado para información como totales parciales, créditos y ajustes, y el total general. Esta página tiene configuraciones adicionales descritas en Parte inferior de las configuraciones de facturas.
Pie de página	La sección Pie de página aparece en la parte inferior de cada página excepto el Apéndice.
Apéndice	El Apéndice aparecerá al final de la factura, y comenzando una nueva página. No contendrá ni el encabezado ni el pie de página. En esta página, usted puede mostrar sus términos y condiciones. El Apéndice no aparece como una sección en la página Diseñar plantilla de factura. Para acceder al editor del apéndice, haga clic enEditar apéndice en la parte superior de la página de la plantilla.

5. Desplace el cursor sobre una sección para que se vuelva sombreada y haga clic en Editar. Se abrirá una página para editar la sección.
6. Use el editor HTML para ubicar texto, etiquetas y variables en la plantilla. Consulte El Editor HTML. Para una lista completa de variables disponibles, consulte:

Lista de variables de Autotask

NOTA  Al trabajar con el editor HTML, usted puede aplicar una etiqueta de condición a la mayoría de las variables de plantilla de factura, para que así sus etiquetas aparezcan solamente cuando contengan datos. Consulte Configurar visualización de contenido condicional para variables de plantillas de facturas, órdenes de compra y cotizaciones.

7. Al editar la parte superior o la parte inferior de la plantilla, haga clic en Restaurar contenido predeterminado para restaurar esa sección de la plantilla al contenido predeterminado estándar en el que Facturar a aparece en el lado izquierdo.

Solamente en la parte superior de la factura, usted puede hacer clic en la flecha hacia abajo de Restaurar contenido predeterminado para seleccionar qué contenido predeterminado de la plantilla estándar usted desea restaurar: Facturar a en el lado izquierdo, Facturar a en el lado derecho, o Doble ventana.

8. Para volver a la página Diseñar plantilla de factura, haga clic en Aceptar. La plantilla presentará una vista previa de como se verán las facturas, con las variables entre corchetes y formato de texto aplicado.
9. Para modificar las propiedades de plantillas, haga clic en Editar propiedades de plantillas en la barra de menú.
10. Para editar el Apéndice, haga clic en Editar apéndice en la barra de menú.
11. Para ver la factura como documento PDF, haga clic en Ver PDF.
12. Haga clic en Guardar para guardar la plantilla y seguir en la página Diseñar, Guardar y cerrar para guardar o cerrar la página, o haga clic en Cancelar.

IMPORTANTE  Sus cambios no serán guardados hasta que haga clic en Guardar o Guardar y cerrar en la página Diseñar plantilla de factura.