Agregar un campo definido por el usuario

SEGURIDAD  La configuración de UDFs requiere permisos de administrador tanto para las características de toda la aplicación (compartidas) como para los permisos de administrador de Atención al cliente (Tickets), Dispositivos, Organizaciones y Contactos, Contratos y Anular contabilización o Proyectos y Tareas, dependiendo de la entidad. La visualización de la lista de UDFs sólo requiere una o la otra. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Campos definidos por el usuario

Para crear un campo definido por el usuario en su instancia de Autotask, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en una pestaña para seleccionar la entidad con la que estará asociado el UDF.

NOTA  La pestaña Organizaciones está seleccionada por defecto. Si no selecciona una pestaña diferente, la UDF se creará para la entidad Organización.

  1. Haga clic en Nuevo para abrir la página Campos definidos por el usuario, o haga clic con el botón derecho y seleccione Editar para editar un UDF existente.
  2. Rellene o actualice los siguientes campos:
Campo Descripción
Nombre El nombre se volverá el rótulo de este UDF. Dentro de la misma entidad, el nombre debe ser único. Además, las tareas y los tickets no pueden tener UDFs que compartan el mismo nombre.

NOTA  Una llave en el nombre de un UDF ocasiona un error cuando el UDF se incluye en un LiveReport.
Activa Seleccionada de manera predeterminada. Desmarque la casilla para desactivar el campo definido por el usuario. Para detalles sobre UDFs inactivos, consulte Desactivar.
Descripción Ingrese una descripción opcional.

Requerido

Las UDF asociadas a las siguientes entidades pueden establecerse como Obligatorias: Organización, Contacto, Pedido de venta, Suscripción, Contrato, Producto. Las UDF de Configuración del sitio para el tipo de organización Cliente también pueden establecerse como necesarias, pero sólo lo validaremos para las organizaciones de tipo Cliente.

Esta casilla de verificación está desmarcada de manera predeterminada.

NOTA  Los campos definidos por el usuario de la lista de selección múltiple no se pueden hacer obligatorios.
Protegido (casilla de verificación) (sólo UDF de configuración de dispositivos y sitios)

Si se selecciona, el contenido del UDF estará oculto (en las listas) o escondido (en las páginas de Detalles) para todos los usuarios, excepto los recursos con permiso para ver datos protegidos. Consulte Ver datos protegidos.

Si está seleccionado Protegido, pero Cifrado no lo está, el campo puede ser consultado y actualizado desde la API si la cuenta de usuario usada para consultar tiene los permisos pertinentes.

IMPORTANTE  Los UDFs protegidos configurados como Aparece en el Portal del cliente aparecerán igual que cualquier otro UDF no protegido para los usuarios de Taskfire. Sin embargo, si previsualiza el Portal de Clientes (a través de la página de Contacto o en > Admin > Admin Categories > Extensions & Integrations > Client Portal & Taskfire > Manage Organizations) como un contacto que tiene acceso a Taskfire, ¡el UDF no aparecerá para usted en el modo de previsualización!
Cifrado (casilla de verificación) (sólo UDF de configuración de dispositivos y sitios) Esta casilla está inactiva a menos que se seleccione primero la casilla Protegido. Esta controla el acceso a la UDF desde la API. Si usted selecciona Cifrado, el campo nunca podrá ser consultado desde la API.

IMPORTANTE  Si desmarca Protegido, Cifrado también se desmarcará.

Privado (sólo UDF de dispositivo)

Las UDF privadas sólo aparecen en las páginas Dispositivo, Nuevo dispositivo y Editar dispositivo.

  • Si se selecciona esta casilla, la UDF requerirá que el usuario haga clic para ver su valor en las páginas Dispositivo y Editar dispositivo, y se realizará un seguimiento de todas las visualizaciones y ediciones del campo. Consulte Rastrear vistas y ediciones de campos de UDF privados .
  • Si no está seleccionada esta casilla, se comportará como cualquier otro UDF.

IMPORTANTE  No es posible usar la configuración Privado con los UDFs Texto (URL), Fecha, Lista (selección única), Lista (selección múltiple), Lista (referencia, selección única) y Lista (referencia, selección múltiple).

Las UDF con el ajuste Privado no aparecerán en ningún lugar de la interfaz de usuario fuera de las páginas de Dispositivos. Esto significa que no aparecerán para selección en ningún selector de columna, selector de filtro, configuración de widget, LiveReport, o reporte de sistema. Tampoco aparecerán para selección en listas de variables en plantillas de notificación o plantillas de factura.

Sin embargo, los UDFs privados están disponibles en la API.

  • Las consultas en estos campos por parte de la API se registrarán como vistas del campo en la página Historial de campos privados.
  • Los cambios efectuados a estos campos por la API se registrarán como ediciones (pero no vistas) del campo en la página Historial de campos privados.
Criterio de ordenación Este valor controla el orden en que el propio UDF aparecerá en la interfaz. Introduzca un número para controlar la orden. Si no se brindó ningún valor de criterio de ordenación, el valor será 1 y los UDFs aparecerán en orden alfabético.

NOTA  Si la UDF está asociada a una entidad gestionada por categorías (dispositivos, organizaciones, oportunidades, tareas y tickets), la categoría determinará dónde aparece y en qué orden.

Tipo de campo

Seleccione un Tipo de campo para el UDF. Para una descripción general de tipos de campos disponibles por entidad, consulte Tipos de campo y entidades.

Tipo de campo Descripción

Texto (Línea única)

En los formularios Nuevo y Editar de Autotask, este tipo de campo aparecerá como un campo de entrada de texto de línea única. Puede ingresar hasta 32.000 caracteres alfanuméricos.

Texto (Multilínea)

 En los formularios Nuevo y Editar, este tipo de campo aparecerá como un cuadro de entrada de texto multilínea con tamaño ajustable. Se preservarán todos los saltos de línea. Puede ingresar hasta 32.000 caracteres alfanuméricos.

Texto (URL)

 En formularios Nuevo y Editar, este tipo de campo aparecerá como un hipervínculo. Ingrese una URL de sitio web.

Texto (correo electrónico) (sólo UDF de organización)

Ingrese una o varias direcciones de correo electrónico, separadas con una coma o un punto y coma.

Las direcciones de correo electrónico ingresadas aquí pueden seleccionarse en la pestaña Notificación de una regla del flujo de trabajo. Autotask validará que el texto que ingrese sea una dirección de correo electrónico con el formato correcto. Consulte Otros correos electrónicos (de Campos definidos por el usuario).

EJEMPLO  Usted podría crear varios campos definidos por el usuario para notificaciones de tickets de prioridad media, alta y crítica para notificar a distintas personas, dependiendo de la prioridad del ticket.

Fecha

En formularios Nuevo y Editar, este tipo de campo aparecerá como un campo de fecha con un selector de datos.

Si selecciona este tipo de campo, puede configurar opcionalmente un Valor predeterminado. Ingrese una fecha o haga clic en el ícono de calendario y seleccione una fecha.

NOTA  Los UDFs de tipo de fecha no pueden usarse como una condición de regla del flujo de trabajo. Consulte Campos definidos por el usuario (UDFs) en reglas del flujo de trabajo.

Numérico

En formularios Nuevo y Editar, este tipo de campo aparecerá como un campo numérico. Los campos numéricos aceptan hasta 14 dígitos.

Cuando se seleccione este tipo de campo, aparecerán dos campos adicionales: Número de lugares decimales y Valor predeterminado. Número de lugares decimales es de manera predeterminada 2. Un Valor predeterminado es opcional.

Lista (Selección única)

En los formularios Nuevo y Editar, este campo se rellena al realizar una selección de entre una lista de opciones. Para configurar esta lista, una tabla de opciones de lista permite definir los elementos de la lista entre los que elegirá el usuario. Debe ingresar entre 1 y 500 elementos de lista.

Se les permitirá permanecer a los UDFs de lista existentes con más de 500 elementos de lista.

Para agregar un elemento de lista, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Nuevo en la tabla Opciones de lista.
  2. Ingrese un valor para mostrar y un valor almacenado**.
  3. Si el valor es el valor predeterminado para el campo, seleccione la casilla Predeterminado.

NOTA  Los valores predeterminados para las UDF de dispositivo, organización, oportunidad, tarea y ticket se establecen en sus respectivas plantillas de categoría.

  1. Las opciones de lista están activas de manera predeterminada. Para desactivar una opción, desmarque la casilla Activo. Consulte Desactivar opciones de lista.
  2. Ingrese todas las opciones de lista restantes.

**El valor almacenado debe ser el mismo que el valor para mostrar. Este campo acepta opciones de importación de listas heredadas que no son relevantes para los clientes más nuevos. Le brindamos dos campos individuales en caso de que se importen las listas de valores desde otra aplicación y los valores sean Ids. numéricos o no sean fáciles de usar. Un valor visible puede entonces ser usado para hacer que la lista tenga sentido para el usuario que está completando el campo definido por el usuario.

NOTA  Los valores de la lista aparecerán en orden alfabético. Considere la posibilidad de anteponer números para controlar el orden en que aparecen los valores.

Lista (Selección múltiple) (Entradas, Tareas, Organizaciones, Contactos, Oportunidades)

 Este tipo de UDF está disponible para tickets, tareas, organizaciones, contactos, oportunidades y sus plantillas de formulario. Para diferencias entre UDFs de selección múltiple y todos los demás, consulte Acerca de UDFs de Lista (Selección múltiple) y Lista (Referencia - Selección múltiple).

Haga clic en el campo y seleccione una o más opciones.

Usted puede también hacer clic en el ícono de selector y seleccionar hasta 50 opciones. Las opciones seleccionadas están separadas por el caracter |.

La configuración de una Lista (Selección múltiple) es idéntica a la configuración de una Lista (Selección única).

NOTA  No es posible configurar un valor predeterminado para UDFs de Lista de contactos (Selección múltiple)

NOTA  Los valores de la lista aparecerán en orden alfabético. Considere la posibilidad de anteponer números para controlar el orden en que aparecen los valores.

Lista (Referencia - Selección única) (sólo UDF de dispositivo)

 Los UDF de referencia permiten a los socios hacer referencia a entidades existentes de Autotask, incluidos contactos, recursos y otros dispositivos.

EJEMPLO  
Es posible que desee hacer referencia a un contacto que no sea el usuario del dispositivo: ¿Quién es mi principal CONTACTO técnico para este dispositivo en la organización del cliente?
Es posible que desee hacer referencia a un recurso sobre el dispositivo: ¿Quién es mi experto interno (RECURSO) para este dispositivo?
Es posible que desee conectar otro dispositivo: ¿En qué servidor de archivos (DEVICE) realiza copias de seguridad este dispositivo?

En los formularios Nuevo dispositivo y Editar dispositivo, estos campos se rellenan haciendo clic en el campo y seleccionando una o varias opciones. Para diferencias entre UDFs de selección múltiple y todos los demás, consulte Acerca de UDFs de Lista (Selección múltiple) y Lista (Referencia - Selección múltiple).

Usted puede también hacer clic en el ícono de selector y seleccionar hasta 50 opciones. En el modo Vista, los contactos, recursos o dispositivos seleccionados se muestran como enlaces y separados por el carácter pipe |.

NOTA  La desactivación de un recurso, contacto o dispositivo no modificará ninguna de las UDF de la lista de referencia.

Lista (Referencia - Selección múltiple) (sólo UDF de dispositivo)
Valor predeterminado El campo Valor predeterminado aparecerá para todas las UDF, excepto las asociadas a dispositivos, organizaciones, oportunidades, tareas y tickets. Para esos UDFs, el valor predeterminado se gestiona en la categoría de la entidad. Consulte Columna Valor/Selección predeterminados.

Todos los tipos de campos a excepción de Texto (URL) le permiten configurar un valor predeterminado.

Asignar desde la oportunidad de CRM (solo UDFs de Proyecto) Para UDFs de Proyectos, para rellenar este UDF con información almacenada en un UDF de oportunidad de CRM, seleccione el UDF de oportunidad desde el menú desplegable en el campo Asignar a oportunidad de CRM. Esta opción establece un vínculo al UDF de Oportunidad seleccionado, lo que le permitirá copiar información recolectada durante el proceso de ventas a un proyecto que se origine de la oportunidad. Consulte Copiar campos definidos por el usuario de oportunidad a campos definidos por el usuario de proyecto.

NOTA  Para asignar el UDF de Oportunidad de CRM al UDF de Proyecto, el tipo de campo debe ser el mismo en ambos lugares. Si usted asigna un UDF de tipo de campo Lista a un UDF de proyecto, todos los valores de lista que falten serán copiados a la lista desplegable del UDF de proyecto.
Aparece en el Portal del cliente
(sólo UDF de billetes y UDF de dispositivos)		 Si está seleccionado, este UDF será visible para los clientes en el Portal del cliente. Todos los UDFs, a excepción de los UDFs con el tipo de campo Lista (Selección múltiple), pueden aparecer en el Portal del cliente.

IMPORTANTE  Si este es un UDF protegido, considere que solamente los recursos internos con permisos especiales podrán ver información en UDFs protegidos. Los usuarios del Portal del cliente no podrán ver la información.

IMPORTANTE  Si está editando una UDF de ticket o una UDF de dispositivo y desactiva la casilla Aparece en el portal de clientes, tenga en cuenta que la UDF se eliminará del diseño de todos los tipos de solicitud en los que se mostraba anteriormente y se perderán todos los valores predeterminados configurados o los valores de lista disponibles. Además, estos valores no se restaurarán si selecciona este campo nuevamente más tarde.

IMPORTANTE  Los tableros del Portal del cliente no son gestionados por esta configuración. Dependiendo de cómo se configuran los widgets de tablero, pueden aparecer UDFs con esta casilla desmarcada. Para más información, consulte Tableros del Portal del cliente

.

Entidad de referencia (sólo UDF de dispositivo)

 Si usted va a agregar un UDF de Lista (Referencia - Selección única) o Lista (Referencia - Selección múltiple), aparecerá el campo Entidad de referencia. Seleccione la entidad a la que hará referencia este campo. Las opciones son:
  • Contacto
  • Dispositivo
  • Recurso

Consulte Lista (Referencia - Selección única) (sólo UDF de dispositivo).
  1. Cuando se complete toda la información para el nuevo campo definido por el usuario, haga clic en Guardar y cerrar para agregar el nuevo UDF al formulario de la entidad asociada.

NOTA  Si la UDF se ha añadido a una entidad para la que hay categorías disponibles (Dispositivo, Organización, Oportunidad, Tarea y Ticket), el nuevo campo se oculta inicialmente. Debe agregarlo a una sección y opcionalmente configurar valores predeterminados y valores de lista disponibles para la categoría. Consulte Agregar y editar categorías.

No todos los tipos de UDFs están disponibles para todas las entidades. La siguiente tabla brinda una descripción general:

Tipo de campo Organización Dispositivo Ticket Todos los otros

Texto (Línea única)

Texto (Multilínea)

Texto (URL)

Texto (Correo electrónico)

      

Fecha

Numérico

Lista (Selección única)

Lista (Selección múltiple)

   Tareas, Contactos, Oportunidades

Lista (Referencia - Selección única)

      

Lista (Referencia - Selección múltiple)

      

Los UDFs de Selección múltiple difieren de otros UDFs de las siguientes maneras:

Conversión de tipos de campos:

  • Otros tipos de UDFs no pueden convertirse en UDFs de Lista (Selección múltiple) y viceversa.

Plantillas de tickets recurrentes

  • Las UDFs de selección múltiple no están disponibles en la plantilla de tickets recurrentes.

APIs:

  • No son compatibles las llamadas de API a UDFs de selección múltiple y referencia.
  • No estarán disponibles en Webhooks ni en llamadas de extensión de ticket.

LiveReports

  • Los UDFs de selección múltiple no pueden generarse en un reporte ni usarse como filtro de LiveReports.

Categoría de ticket:

  • Los UDFs de selección múltiple no pueden configurarse como Requerido para una categoría de ticket.

Contactos:

  • Los valores predeterminados no pueden configurarse para UDFs de selección múltiple de contactos.

Portal del cliente:

  • Los UDFs de selección múltiple no aparecen en tipos de solicitud del Portal del cliente.

Exportar e importar datos:

  • Las tablas de tickets no admiten la exportación de UDF multiselección en formato de importación.
  • Cuando se crea un ticket y el UDF de Selección múltiple tiene un valor predeterminado, este se usará; de otro modo, no configuraremos ningún valor. Cuando un ticket es actualizado por una importación, no actualizaremos el valor de ningún UDF de Selección múltiple.

LiveMobile:

  • Los UDFs de Selección múltiple no aparecen en las versiones iOS o Android de LiveMobile.
  • Los UDFs de selección múltiple no aparecen en las versiones iOS o Android de LiveMobile.

Selector de columna:

  • Los campos definidos por el usuario de referencia no están disponibles en determinados selectores de columna si la tabla no los admite.

Reglas del flujo de trabajo:

  • Las actualizaciones de reglas del flujo de trabajo agregan el valor recién seleccionado al UDF de Selección múltiple. Todos los valores existentes siguen seleccionados también.

Las opciones de lista para selección única y selección múltiple de UDFs de lista pueden desactivarse. Se aplican las siguientes reglas:

  • No se pueden ya seleccionar las opciones inactivas. Sin embargo, si las ahora opciones de lista inactivas se seleccionaron en una entidad, campo de tablero, etc., seguirán seleccionadas hasta que cambie el valor y guarde los cambios.

  • Los valores de lista inactivos tienen (inactivo) adjunto al final de su nombre.

  • Si una opción de lista que es la opción predeterminada para un UDF está desactivada, seguirá como la predeterminada en la categoría y la plantilla de formulario, y tendrá (inactivo) adjunto a ella. No obstante, esa opción de lista inactiva no estará disponible/rellenada en las páginas Nueva [entidad] y Editar [entidad].

  • Si un valor de lista que es la selección predeterminada global para un campo está desactivado, ese campo ya no tendrá una selección predeterminada.

  • El último valor de lista activo restante para un campo no puede desactivarse.

  • Los importadores de datos podrán importar de todos modos una opción de lista inactiva, además de actualizar un UDF a una opción de lista inactiva.

  • En la API, los usuarios no podrán seleccionar opciones de lista inactivas.