Facturación y Línea de negocios
Cuando está habilitada Línea de negocios, su equipo de Administración de contratos o Contabilidad tiene un conjunto completamente nuevo de herramientas para clasificar elementos de facturación y gastos en Autotask. Al mismo tiempo, la implementación del equipo financiero de la Línea de negocios es completamente independiente de la implementación de su equipo de servicio y no interferirá con él. Cada grupo puede configurar líneas de negocios para sus propósitos específicos.
El vehículo para esta independencia es el contrato.
Los contratos son acuerdos de facturación que pertenecen a su equipo de administración de contratos o su equipo de contabilidad. Los contratos pueden tener una línea de negocios distinta a la línea de negocios seleccionada en el ticket o el proyecto.
IMPORTANTE Los elementos de facturación y gastos asociados con el ticket o el proyecto heredarán la línea de negocios del contrato, no la entidad principal.
- Sus gestores de contratos pueden configurar conjuntos de líneas de negocios completamente distintas con el propósito de asignar elementos de facturación a los centros de ganancias correctos. Consulte Exportar datos de facturación.
- Al mismo tiempo, los tickets y los proyectos pueden ser asignados a la línea de negocios que tenga más sentido para su equipo de servicio. Para una discusión de estos objetivos, consulte Segmentación de datos.
NOTA Los elementos de facturación y gastos asociados con un contrato que tengan una línea de negocios distinta a la del ticket o el proyecto permanecen visibles y pueden administrarse en el ticket o el proyecto.
Casos de uso
Caso de uso: Secuencia de numeración de facturas aparte para cada división
La característica Línea de división hace posible que los clientes mantengan más de una secuencia de numeración de facturas automática, una para cada división que configuren en la página Estructura organizativa. Consulte Siguiente número de factura (dejar en blanco para deshabilitar la numeración automática).
Cuando se cree una factura que contenga elementos de facturación de varias divisiones, verá un mensaje de advertencia que le indicará que tiene secuencias de número de facturas incompatibles, y una opción de cómo a usted le gustaría proceder. Consulte Acerca de procesar facturas cuando está habilitada la Estructura organizativa y las divisiones tienen distintas secuencias de numeración de facturas..
Caso de uso: Filtros de transacciones
Usted puede ahora buscar, filtrar y generar reportes sobre elementos y transacciones por División, Línea de negocios, o el emparejamiento División > Línea de negocios.
- Las páginas Aprobar y contabilizar, Anular contabilización, Elementos a facturar e Historial de facturas presentan los filtros Línea de negocios y Línea de negocios contiene información.
- Las páginas Elementos a facturar e Historial de factura también presentan un campo aparte División que es posible filtrar.
NOTA Esto le permite evitar problemas con secuencias de números de facturas apartes.
Caso de uso: Exportar División > Línea de negocios a aplicaciones de contabilidad.
Tanto la exportación de facturas a XML y la exportación de elementos de facturación a CSV hacen que esté disponible la información de División > Línea de negocios para importar a aplicaciones de contabilidad externas.
- Con la exportación de facturas a XML, está disponible "business_division_subdivision_name" a nivel de elemento de factura, y a nivel de factura si todos los elementos de facturación están asociados con la misma línea de negocios. Consulte Asignación de datos XML.
- Con la exportación a CSV, la columna Línea de negocios se incluye en la tabla de exportación. Consulte Exportar datos de facturación usando el Asistente de exportación.
Caso de uso: generación de reportes financieros
La capacidad para etiquetar transacciones financieras con líneas de negocios que reflejan las prioridades del Departamento de finanzas también mejora la generación de reportes en Autotask. Se han añadido a varias categorías de LiveReports columnas y filtros "División", "Línea de negocios" y "División > Línea de negocios". Consulte Impacto de las líneas de negocios en la generación de reportes.
Prácticas recomendadas
Crear un conjunto completamente distinto de líneas de negocios para facturación
Solamente los recursos en el Departamento financiero deben tener acceso a ellos. Esto le permite optimizar líneas de negocios para facturación, y mantiene alejados a usuarios no autorizados de la administración de contratos.
Dar acceso a recursos del Departamento financiero a todas las líneas de negocios
Si desea que sus recursos de Contabilidad abran los tickets y los proyectos que sean las entidades principales de elementos de facturación, debe darles acceso a todas las líneas de negocios, no solamente las financieras.
