Exportar datos de facturación usando el Asistente de exportación

SEGURIDAD  Permiso de contratos: Puede acceder al Historial de facturas y al Asistente de exportación (de facturas)

NAVEGACIÓN > Contratos > Herramientas / Configuración > Asistente de exportación

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba. Se abrirá el Asistente de exportación.

La primera página le permitirá limitar la búsqueda a elementos facturables al aplicar filtros. Seleccione uno o más de los siguientes filtros.

NOTA  Le recomendamos que filtre por solo un grupo de fechas.

Filtro	Descripción
Nombre de la organización	Si desea seleccionar todas las organizaciones con transacciones facturables, deje el campo de la organización en blanco. Si desea exportar transacciones de una sola organización, haga clic en el icono de búsqueda de organización situado junto al nombre del campo. En la página que se abre, seleccione su empresa de la lista de organizaciones o escriba el nombre de la organización.
Fecha trabajada > = (mayor o igual a) Fecha trabajada <= (menor o igual a)	Ingrese o seleccione un intervalo de fechas para trabajo facturado. El valor predeterminado para el día actual y los últimos 30 días.
Fecha de factura > = (mayor o igual a) Fecha de factura <= (menor o igual a)	Ingrese o seleccione un intervalo de fechas para trabajo facturado. El valor predeterminado es facturas generadas el día actual y los últimos 30 días. Usted debe borrar este filtro si no factura sus transacciones en Autotask PSA. Solamente filtre por fecha de factura si, además de exportar, genera una factura en Autotask PSA.
Fecha de aprobación > = (mayor o igual a) Fecha de aprobación <= (menor o igual a)	Ingrese o seleccione un intervalo de fechas para transacciones aprobadas. El valor predeterminado es aprobaciones desde el día actual y los últimos 30 días.
Estado de la factura	Esta característica le permite exportar en conjunto con la generación de facturas o independiente de ella. El exporte puede ser filtrado por Todos los elementos, Elementos facturados y Elementos no facturados.
Línea de negocios	Este filtro está disponible si está habilitado Estructura organizativa. Contiene todos los emparejamientos activos División > Línea de negocios.

2. Haga clic en Siguiente. Aparecerá una lista de los elementos facturados que coincidan con sus criterios de filtro.

NOTA  Autotask PSA no mostrará más de 2000 elementos de facturación. Si no se encontraron más de 2000 elementos de facturación, usted recibirá un mensaje para ya sea refinar su búsqueda o bien exportar todos los elementos sin examinar. Si usted procede, no tendrá la opción de revisar sus elementos de facturación.

3. Haga clic en Seleccionar todo en la fila de encabezados para seleccionar todos los elementos a exportar, o revisar y seleccionar elementos individualmente. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione uno de los siguientes formatos de archivo para la exportación:

Formato	Descripción
CSV (Valores separados por coma)	Seleccione esta opción para crear un archivo de texto con la información asociada para cada elemento facturable separado por comas.
Sage Line 50 (XML a URL de Internetware Connect)	Estas opción está diseñada para los clientes de Sage que deseen exportar transacciones facturables desde Autotask PSA hacia su sistema de Sage usando un producto externo denominado Internetware Connect. Cuando seleccione esta opción de exportación, aparecerá un campo Tasa de impuesto en la página. Seleccione para confirmar que el campo muestra la tasa de IVA actual. Si es necesario, puede actualizar a la tasa actual. El valor predeterminado para este campo es 20. El Asistente de exportación recordará la tasa de impuesto actualizada la próxima vez que ejecute el Asistente.

5. Haga clic en Siguiente. Siga uno de los siguientes pasos, dependiendo del tipo de exportación que esté ejecutando:

Si seleccionó...	Entonces...
CSV	Se abrirá la página de nombres de campos. Haga clic en Sí para incluir nombres de campos y así pueda mapear los datos a su software de contabilidad. Haga clic en Siguiente. Para una lista de campos exportados cuando se eligen estas opciones, consulte Exportar campos.
Sage Line 50 (XML a URL de Internetware Connect)	Aparecerá un diálogo que le indicará que toda la información actualmente publicada en la URL será sobrescrita con la información en la exportación actual. Haga clic en Aceptar para proceder, o haga clic en Cancelar para continuar en la página Tipo de exportación y seleccionar un tipo de exportación diferente.

6. Ingrese un número de referencia de exportación de lotes si desea identificar la exportación en el Historial de exportaciones de Autotask PSA. Desde allí, las transacciones exportadas pueden ser vueltas a exportar o eliminadas, pero no vistas. Consulte Buscar y gestionar el historial de exportaciones.
7. Haga clic en Finalizar. Las transacciones de configuración son exportadas al formato de archivo seleccionado. Todas las exportaciones aparecerán en la página Historial de exportaciones y pueden ser eliminadas o vueltas a exportar usando el menú contextual.

Si seleccionó...	Entonces...
CSV	usted podrá abrir o guardar el archivo. NOTA  Si necesita preservar el formato de archivo delimitado por comas, no abra el archivo en Excel. Guárdelo y use Notepad.
Sage Line 50 (XML a URL de Internetware Connect)	aparecerá una confirmación que le señalara si la exportación se llevó a cabo con éxito o con errores. Si la exportación es exitosa, la URL a la que se exportaron datos XML aparecerá en la página final del Asistente.

Cuando usted exporta transacciones de facturación contabilizadas, el archivo de exportación puede contener un campo definido por el usuario (UDF) de un ticket. Este campo es determinado cuando es configurado el campo definido por el usuario del ticket. Para ser exportado, la descripción del campo necesita contener la cadena #exportar#. Para información sobre UDFs de tickets, consulte Gestionar campos definidos por el usuario.