Qué hacer cuando se va un recurso

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para configurar Recursos/Usuarios (Recursos humanos). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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Cuando un recurso se va, usted no puede eliminar al recurso de Autotask, ya que este se encuentra vinculado a varios elementos (como entradas de trabajo, hojas horarias, tickets y proyectos) que permanecen en el sistema. Usted puede desactivar al usuario, pero existen tareas adicionales que usted debe completar para "retirar" su cuenta.

Antes de desactivar el usuario, complete las siguientes tareas, por orden:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Busque el recurso por el apellido y seleccione Editar recurso.
  3. Acceda a la pestaña Seguridad y seleccione Recurso bloqueado y Deshabilitar restablecimiento de contraseña. Esto garantizará que el recurso no pueda restablecer su contraseña desde la página de Inicio de sesión, la página Configuraciones o el correo electrónico de bienvenida. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para garantizar que se pueda procesar la mano de obra no facturada, envíe las hojas horarias que no se hayan presentado. Dependiendo de las configuraciones para Ingresar tiempo en representación de, un supervisor de hojas horarias o un administrador pueden enviar las hojas horarias del recurso. Consulte Ingresar tiempo en representación.

NOTA  Para encontrar y enviar rápidamente las hojas horarias no enviadas del recurso, añada el widget "Hojas horarias no enviadas por recurso (Año a la fecha)" a una de sus pestañas de tablero. Este widge está disponible en la biblioteca de widgets, bajo la entidad Hojas horarias. Usted puede modificar las configuraciones de widget para acceder a hojas horarias de antes del año actual. Usted puede enviar hojas horarias normalmente y en masa desde la tabla explorable del widget. Consulte La biblioteca de widgets de tablero.

Busque todos los tickets con un estado que no sea Completado donde el recurso sea el recurso principal.

  • Haga clic en la casilla de verificación de selección en la lista de resultados de búsqueda, haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione Reenviar/Modificar ticket.
  • Si este recurso estuvo involucrado en algún proyecto, ejecute el reporte Proyectos > Reportes > LiveReports > Tareas por recurso para determinar qué tareas tendrán que ser re-asignadas. Si usted no ve el reporte que aparece bajo Proyectos > LiveReports, debe publicarse para usted o su nivel de seguridad. Consulte Publicar LiveReports.

Los LiveReports programados por los usuarios desactivados no se ejecutarán y se enviará un correo electrónico de notificación sobre el fallo a los recursos designados en la configuración del sistema relacionada. Consulte Notificación de programaciones de LiveReports inactivas.

  • Para modificar los reportes programados, navegue a > Reportes > LiveReports > Diseñador de LiveReports.
  • Haga clic en el ícono de programación para abrir la pestaña Reportes programados, editar y guardar los reportes programados. Esto quitará su nombre del programa. Consulte Gestionar reportes programados.

Si el recurso era supervisor de hojas horarias para otros recursos, vaya a > Admin. > Configuración de empresas y usuarios > Recursos/Usuarios (RR.HH.) > Recursos/Usuarios (RR.HH.) > Supervisores de hojas horarias. Haga clic en su nombre y quite todos los recursos que ya estén en la lista de aprobaciones. Asigne nuevos supervisores de hojas horarias para esos recursos.

Navegue hasta > Admin. > Configuración de organización y usuarios > Recursos/Usuarios (RRHH) > Recursos/Usuarios (RRHH) y busque su registro de recursos. En las pestañas Seguridad, seleccione la configuración El usuario no está obligado a enviar hojas horarias.

Para los usuarios con función de ventas, debe reasignar sus cuentas de cliente.

Si hay más de un puñado, use la opción Exportar en formato de plantilla de importación de la página de búsqueda de organizaciones. Esto le permite limpiar o actualizar registros en masa, y luego importarlos nuevamente con la opción Actualizar. Consulte Importar o actualizar información.

Si está usando equipos de organización, busque también el nombre del recurso en el campo Equipo de organización y repita el proceso.

Recomendamos encarecidamente usar recursos basados en funciones en las reglas de flujo de trabajo, pero si está usando recursos con nombre, revise sus reglas de flujo de trabajo y edite cualquiera en la que se haga referencia al recurso.

Una vez desactivado el recurso, la auditoría de las reglas del flujo de trabajo puede ayudarle a encontrar cualquier regla en la que se haga referencia al recurso inactivo. Consulte Auditar reglas de flujo de trabajo.

Una vez que se completen estos pasos, desactive el recurso como se describe en Desactivar y activar recursos.

NOTA  Para gestionar registros de recursos de mejor manera, cree un nuevo departamento que tenga un nombre como Recursos inactivos. Asigne el nuevo departamento a todos los recursos inactivos como su departamento predeterminado.