Agregar o editar una orden de compra
SEGURIDAD Esta página está regida por el Configuraciones de seguridad de inventario del nivel de seguridad asignado a usted. Para esta característica, necesita permiso para agregar órdenes de compra.
NAVEGACIÓN > Inventario > Aprovisionamiento y Entrega > Órdenes de compra > haga clic en Nuevo o seleccione Editar orden de compra desde el menú de cuadrícula
NAVEGACIÓN > Inventario > Aprovisionamiento y Entrega > Compras y Cumplimiento > seleccione Crear orden de compra
Acerca de las páginas Nueva orden de compra y Editar orden de compra
En las páginas Orden de compra, usted puede hacer lo siguiente:
- Seleccionar el proveedor
- Determinar la dirección de envío
- Agregar elementos de orden de compra
- Guardar, ver, imprimir, enviar y mandar por correo electrónico la orden de compra
- Gestionar elementos de orden de compra
Agregar una orden de compra
En esta sección, usted selecciona el proveedor y la información de envío. Debe completarse antes de que añada algún elemento de orden de compra.
- Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
- Llene los siguientes campos:
- Este campo puede editarse incluso luego de que se haya guardado o enviado la orden de compra. Se vuelve de sólo lectura una vez que se haya recibido alguna unidad de cualquier elemento de orden de compra.
- Si cambia el proveedor a uno que no esté actualmente asociado con el producto, Autotask añadirá el proveedor a la lista de proveedores del producto.
- Los números de facturas de proveedores pueden ser de hasta 50 caracteres de largo.
- Un elemento de orden de compra individual puede tener cero o varios números de factura de proveedores.
- Todos los elementos de órdenes de compra recibidos en un envío estarán asociados con el mismo número de factura de proveedor.
- Si no quiere calcular los impuestos que espera pagar por las compras, deje este campo en blanco.
- Si desea visualizar la información de impuestos en la orden de compra que está enviando al proveedor (región impositiva, categoría de impuesto, elemento de linea aparte para cada impuesto), seleccione la región impositiva que se aplica a su empresa, desde la perspectiva del proveedor.
- Si selecciona Elementos en los que el proveedor está predeterminado, solamente se añadirán los elementos en los que el proveedor especificado sea el proveedor predeterminado del producto.
- Si selecciona Todos los elementos asociados con el proveedor, se añadirán todos los elementos en los que el proveedor especificado esté asociado con el producto.
- Si selecciona Oficina en casa, la dirección de envío se rellenará con su propia dirección principal.
- Si selecciona Otra dirección, el campo se borrará y deberá completar manualmente los campos de dirección.
- Si selecciona Organización seleccionada (sólo disponible si ha seleccionado una organización en el campo Comprar para organización ), la dirección de envío se completará con la dirección del cliente, y los artículos se enviarán directamente al cliente.
Campo | Descripción |
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Nombre del proveedor (obligatorio) |
Seleccione el proveedor con el que desee ordenar. Comience escribiendo el nombre de un proveedor y seleccione un nombre de la lista de nombres coincidentes, o bien haga clic en el ícono de selector y seleccione un proveedor del selector de datos. NOTA Si está habilitado Multidivisa y al menos hay presente un elemento de orden de compra en la cuadrícula Elementos de orden de compra al final de la página, usted puede solamente cambiar el proveedor a uno que esté asociado con la misma divisa. Dado que los costos de elementos de órdenes de compra ahora se ingresan en la divisa del proveedor, permitir un cambio a un proveedor con una divisa distinta haría que surgiesen preguntas sobre cómo calcular esos valores. |
Número de factura del proveedor |
Antes de que se haya recibido el primer elemento de orden de compra: Ingrese el número de factura proporcionado por el proveedor, si está disponible. Todo valor que ingrese en este campo seguirá siendo editable al menos hasta que se haya recibido un elemento de orden de compra en la orden de compra. Después de que se haya recibido el primer elemento de orden de compra: Cuando reciba el primer elemento de orden de compra, el valor original se borra del campo, y ahora contendrá una lista de sólo lectura separada con comas de los números de factura del proveedor asociados con los elementos de órdenes de compra. Cada número aparecerá solamente una vez, incluso si está asociado con varios elementos de órdenes de compra. Se aplican las siguientes reglas: Al hacer clic en los valores en este campo, se abrirá la página Historial de recibos. Consulte Ver el historial de recibos y los detalles de recibos. |
Plantilla |
Seleccione una plantilla de orden de compra o haga clic en el signo más para crear una nueva. Consulte Gestionar plantillas de órdenes de compra. |
N.° externo de orden de compra | Ingrese el número de orden de compra externo, si se usó. Si desea hacer referencia al número de orden de compra del cliente en cuyo nombre usted está ordenando el producto, debe ingresarlo aquí. |
Condiciones |
Condición de pagoCuando este campo aparece en cotizaciones y facturas, informa al cliente de cuándo usted espera recibir el pago de su pedido. En las órdenes de compra, indica las condiciones de pago que usted espera recibir del proveedor. Seleccione una condición de pago. |
Región impositiva |
Región impositiva (Proveedor)Las regiones impositivas de los proveedores se utilizan para calcular los impuestos sobre las ventas que usted espera pagarles. El importe de impuesto calculado solamente aparece en la orden de compra impresa (similar a Flete) y representa el impuesto que usted espera que se cobre. Esto le permitirá mostrar la cantidad de impuestos que espera pagar al proveedor en la orden de compra, y asegurar que se aplique la región impositiva correcta en los lugares donde no se puede hacer una selección manual, como la página Compras y Cumplimiento o la página Elementos de inventario. Para más sobre cómo se calculan las tarifas de impuestos, consulte Configurar su tabla de impuestos. |
Mostrar categoría de impuesto | Seleccione la casilla para mostrar los nombres de las categorías de impuestos en la orden de compra. |
Mostrar un elemento de línea aparte para cada impuesto | Seleccione la casilla para mostrar cada componente del impuesto de una categoría de impuesto como un elemento de línea aparte en la orden de compra. |
Memorando general | Ingrese texto para agregar comentarios generales o información sobre la orden de compra. El contenido del memorando aparece en las ventanas Editar orden de compra y Ver/Imprimir orden de compra, y es una columna disponible en la página Búsqueda de órdenes de compra. NOTA También puede también agregar un memorando aparte para cada elemento de la orden de compra. Los memorandos de elementos se ven por separado y no son visibles desde la cuadrícula de resultados de búsqueda. |
Completar automáticamente la orden con (las opciones de completado automático no están disponibles cuando se ordenan elementos directamente desde la pestaña Productos de inventario) |
Al hacer clic en un enlace de completado automático, se rellenará la cuadrícula Elementos de orden de compra con todos los productos de inventario en los que la cantidad en existencia + la cantidad pedida < la cantidad mínima del producto de inventario para la ubicación de inventario. El campo Cantidad para el elemento de orden de compra se establece automáticamente en el número requerido para hacer que la cantidad en existencia más la cantidad pedida sea igual a la cantidad máxima. Los elementos de órdenes de compra rellenados automáticamente pueden editarse y eliminarse como cualquier otro elemento. |
Compra para organización |
Si está generando el pedido para un cliente concreto, empiece a escribir el nombre de la organización o haga clic en el icono del selector. Esto activará la opción Organización seleccionada en el botón de opción Enviar a. Si va a añadir la orden de compra desde la página Compras, este campo estará pre-rellenado. |
Campos Enviar a, Dirección, Teléfono/Fax |
Use los botones de radio para seleccionar un destino de envío para los elementos de órdenes de compra. Su selección rellenará o borrará los campos de dirección de envío y teléfono debajo del botón de radio. IMPORTANTE Su selección puede ser modificada hasta que se reciba el primer elemento de la orden de compra. Sin embargo, esto no afectará al destino del envío, a menos que se informe al proveedor. |
Tipo/Fecha del envío | Opcionalmente, seleccione un tipo de envío desde el menú desplegable. Consulte Agregar y gestionar tipos de envío. Usted también puede hacer clic en el ícono de selector de fechas junto al campo Fecha y seleccionar la fecha de envío prevista. NOTA Para calcular los impuestos de cargos de envío, el tipo de envío seleccionado debe tener asignado un código de material. El código de material debe tener asignada una categoría de impuesto. El impuesto se calcula en base a la categoría de impuesto asociada con el código de material del tipo de envío y la región impositiva especificados en la orden de compra. Todos estos componentes deben estar correctamente especificados o no se calculará ningún impuesto. |
Flete |
Ingrese el importe de flete que cobrará por este pedido. Si está habilitada Multidivisa, este campo mostrará el indicador de divisa en la divisa del proveedor. El campo es de solo lectura si la divisa del proveedor y la divisa interna son las mismas. Si la divisa del proveedor es distinta, al desplazar el cursor sobre el indicador de divisa podrá ver el importe en la divisa interna, tal como es calculado por la tasa de cambio para el par de divisas. |
NOTA Hay un límite de 300 elementos por cada orden de compra.
Para agregar o editar elementos de órdenes de compra, haga lo siguiente:
- Desplácese a la sección Elementos de órdenes de compra de la página.
- Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo elemento de orden de compra. Se inserta una línea en la cuadrícula y se activan los botones Aceptar y Cancelar. Para editar un elemento existente, haga clic en cualquier parte en el elemento de línea que desee actualizar.
- Rellene los campos en la línea recién añadida y haga clic en Aceptar.
-
Si se pierde una cotización, la reserva se libera y el elemento almacenado vuelve a tener un estado de Disponible.
NOTA Debe hacer clic en Aceptar para guardar sus cambios en cada elemento de línea.
Campo o característica | Descripción |
---|---|
Botones | |
Nueva |
Haga clic para agregar una línea nueva, vacía y editable en la parte superior de la lista de elementos de orden de compra. Este botón sólo se muestra para los usuarios con niveles de seguridad que incluyen el permiso para Agregar elementos manualmente a órdenes de compra (no el usuario de tablero), y sólo se activa si la orden de compra aún no se ha enviado. |
Aceptar y Cancelar | Haga clic en Aceptar para guardar los nuevos elementos agregados a la lista de elementos de orden de compra y los cambios realizados a los elementos existentes. Haga clic en Cancelar para quitar una nueva fila o para regresar una fila editable a su estado original. NOTA Debe hacer clic en Aceptar después de hacer cambios o adiciones a los elementos de orden de compra o los cambios se perderán cuando guarde y cierre la ventana. |
Aplicar fecha de llegada estimada | Haga clic en este botón para aplicar una fecha de llegada estimada a todos los elementos. Si cualquiera de los elementos de esta orden de compra ya tiene una fecha de llegada estimada distinta, usted puede elegir actualizar o mantener la fecha de llegada estimada actual. Consulte Rastrear la fecha de llegada estimada. |
Usar descripciones de |
Este campo tiene como valor predeterminado el seleccionado para la configuración Descripción predeterminada para usar para elementos de órdenes de compra, pero puede anularlo para la orden de compra actual y seleccionar una opción diferente. Haga clic en Ver/Imprimir orden de compra para revisar las distintas opciones. Si ha seleccionado Elemento de cotización y la orden de compra contiene elementos que no están asociados a una cotización o Cargo, y la orden de compra contiene elementos que no están asociados a un cargo, se utilizará la descripción del Producto (Catálogo). |
Total de la venta | Muestra el importe total de la orden de compra. Si está habilitado Multidivisa, el valor se muestra en la divisa del proveedor. |
Columnas |
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Pedido de cliente (Organización) (se requiere Aprovisionamiento) |
Si está habilitado Aprovisionamiento y el elemento se está ordenando para cumplir con un pedido de venta, esta columna muestra el nombre del pedido de venta seguido del nombre de la empresa. Si no hay ningún pedido de cliente, se muestra el nombre de la organización. Los nombres del pedido de cliente y de la organización son enlaces para abrir vistas detalladas si tiene permiso para acceder al pedido de cliente. El nombre es un vínculo para abrir el pedido de venta. |
Ticket/Proyecto/Contrato (se requiere Aprovisionamiento) |
Si está habilitado Aprovisionamiento y el elemento se está ordenando para cumplir con un cargo de ticket, proyecto o contrato, esta columna muestra el número de ticket o el nombre de proyecto o contrato. Si tiene el permiso correcto, el número o el nombre es un enlace para abrir el ticket, el proyecto o el contrato. |
Nombre del producto (obligatorio) | El nombre del producto de Autotask que ordenará. Este campo se pre-rellena cuando usted abre la orden de compra desde la página Elementos de inventario o cuando ha seleccionado una opción de completado automático. Al agregar nuevos elementos, comience a escribir el nombre del producto y selecciónelo de la lista que aparezca. De manera alternativa, haga clic en el ícono para abrir el selector de productos y seleccione un producto. Este campo es obligatorio. Observe que si tiene permiso para agregar/editar en el módulo Inventario, puede agregar un producto nuevo desde el selector de productos. |
Ubicación de inventario (obligatorio) | El nombre de la ubicación de inventario con la que el elemento ordenado estará asociado. Seleccione del menú desplegable de ubicaciones de inventario disponibles. |
Cantidad (obligatorio) | La cantidad que se pedirá. Escriba un valor numérico directamente en el campo. Si usa la opción Completado automáticamente o abre la orden de compra desde la lista Elementos de inventario, el campo se llena con la cantidad necesaria para alcanzar el número máximo de elementos. Puede corregir el campo si es necesario. |
Costo
|
El costo por elemento. Este campo muestra de manera predeterminada el último costo que fue grabado para esta combinación entre elemento y proveedor en el registro del producto para el elemento. De ser necesario, el costo puede ser editado. Si su instancia de Autotask tiene activada la opción Multidivisa, este campo muestra el indicador de divisa. Se asume que el valor que ingresa en el campo está en la divisa del proveedor. NOTA Si cambia el costo y aparece el mismo producto como un elemento de línea aparte, se actualizará el otro costo de elemento de línea. NOTA Si no tiene permiso para ver datos de costos internos, este campo no será visible. |
Costo (Interno) | Este campo solamente aparece si está habilitado Multidivisa, y es de solo lectura. Muestra el costo guardado para cada elemento de orden de compra en la divisa interna, usando la tasa de cambio para el par de divisas en el momento en que se crea el elemento de orden de compra. El costo interno se actualiza cuando sea que se edita la orden de compra, a menos que el estado equivalga a Recibido completamente. No se actualiza simplemente porque se modifica la tasa de cambio. |
En existencia | Este campo de solo lectura especifica la cantidad de este elemento actualmente en existencia en la ubicación de inventario especificada. |
Máx. (Máximo) | Este campo de solo lectura especifica la cantidad máxima de elementos que deben estar en el inventario (total combinado de en existencia y pedidos) en la ubicación especificada del inventario. |
Mín. (Mínimo) | Este campo de solo lectura especifica la cantidad mínima de elementos que deben estar en el inventario (total combinado de en existencia y pedidos) en la ubicación especificada del inventario. |
Pedido | Este campo de solo lectura especifica la cantidad de este elemento actualmente pedida, incluidos los elementos en la orden de compra actual. Note que para que se rellene este campo, el elemento debe haberse añadido previamente a inventario. |
Pedido pendiente | Este campo de solo lectura especifica la cantidad de este elemento actualmente pedida pero aún no recibida desde órdenes de compra con estatus Parcialmente recibidas. Esta cantidad no incluye los elementos en la orden de compra actual. |
Ya reservado/recolectado |
Reservado/SeleccionadoEste campo de sólo lectura aparece en elementos almacenados, elementos de órdenes de compra y elementos de cotizaciones de producto que usted mantiene en inventario. Especifica el número de elementos de la ubicación de inventario seleccionada que se reservó en una cotización o se recolectó para un cargo (ticket, proyecto o contrato). En algunas páginas, usted puede hacer clic en el número para ver detalles sobre los elementos almacenados recolectados o reservados. Para más información, consulte La página Detalles de reserva/recolección. |
Disponible |
DisponibleEste campo se refiere a elementos almacenados, elementos de órdenes de compra y elementos de cotizaciones de producto que usted mantenga en inventario. Especifica el número de unidades de este elemento actualmente disponibles en la ubicación de inventario especificada. Disponibles = (En existencia - Reservados/Recolectados) |
Completado automáticamente | Este campo de solo lectura muestra una marca de verificación si el elemento de la lista fue agregado a la orden de compra por medio de la característica Completado automáticamente. |
Proveedor predeterminado | Este campo de solo lectura muestra una marca de verificación si el proveedor seleccionado para la orden de compra es el proveedor predeterminado para este elemento. |
Sujeto a impuestos | Este campo de solo lectura muestra una marca de verificación si el elemento es un producto sujeto a impuestos. |
Agregar o Editar memo y/o Fecha de llegada estimada | Para cada elemento que se presenta, se muestra un ícono de nota o un ícono de edición. Si aparece un ícono de nota con un signo más (+), no se ha agregado ningún memorando ni ninguna fecha de llegada estimada; haga clic en el ícono para agregar un memorando y/o una fecha de llegada estimada para el elemento. Para detalles sobre la fecha de llegada estimada, consulte Rastrear la fecha de llegada estimada. Si aparece un ícono de edición , se ha añadido un memorando o una fecha de llegada estimada; haga clic en el ícono para ver o editar el memorando, o bien desplace el cursor sobre el ícono para ver el memorando como información sobre herramientas. También puede ver el contenido del memorando del elemento desde la vista Imprimir orden de compra de calidad o desde la lista de resultados de búsqueda del historial de órdenes de compra. |
- Haga clic en Aceptar para guardar cualquier cambio o adición a la lista de elementos de órdenes de compra.
IMPORTANTE Si un elemento de orden de compra aparece en amarillo, el proveedor seleccionado en la orden de compra no está asociado con el producto del elemento de orden de compra. Considere ordenar este elemento de un proveedor distinto.
Luego de haber añadido o editado todos los elementos de órdenes de compra, usted querrá guardar y posiblemente enviar la orden de compra utilizando los botones de acciones en la parte superior de la página.
Seleccione una de las siguientes opciones:
Opción | Descripción |
---|---|
Guardar y cerrar |
La orden de compra se guarda en su estado actual, pero no se envía. Se puede abrir y editar desde la página Búsqueda de órdenes de compra. El estado de la orden de compra sigue siendo Nuevo. Si se habilita Aprovisionamiento: los elementos de orden de compra permanecen visibles en la página Compras y Cumplimiento, pero no pueden añadirse a otra orden de compra. |
Guardar y enviar |
La orden de compra se guarda en su estado actual y su estado se actualiza como Enviado. Si la fecha de llegada estimada no está rellenada en uno o más elementos de orden de compra, se abrirá la ventana Fecha de llegada estimada para darle la oportunidad de añadir los datos que faltan. Consulte Rastrear la fecha de llegada estimada. Consulte Enviar una orden de compra. |
Guardar y nuevo | Guarda la orden de compra y abre una página en blanco Nueva orden de compra. |
Presentar y enviar por correo electrónico |
Guarda la orden de compra, cambia el estado a Presentado, y abre la página Enviar orden de compra por correo electrónico. Esto le permite seleccionar o ingresar un destinatario para el correo electrónico que enviará la orden de compra al proveedor.
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Correo electrónico |
Si el estado de la orden de compra es Presentado, puede hacer clic en Enviar por correo electrónico para iniciar la ventana Enviar orden de compra por correo electrónico. Consulte Enviar una orden de compra por correo electrónico. |
Ver/Imprimir orden de compra | Le indica primero que guarde la orden de compra, y luego abre una vista en calidad de impresión de la orden de compra. Usted puede imprimir esta página o enviarla por correo electrónico. Consulte Ver, imprimir o enviar orden de compra por correo electrónico. |
Cuando este habilitado Aprovisionamiento, usted podrá agregar una orden de compra para elementos múltiples de una vez desde la página Compras y Cumplimiento. Haga clic en el botón Crear orden de compra para abrir la nueva orden de compra. Consulte Crear órdenes de compra desde la página Compras y Cumplimiento (se requiere Aprovisionamiento).
Gestionar elementos de orden de compra
Las opciones del botón derecho del ratón en un elemento de orden de compra dependen del estado de la orden de compra.
Opción de menú | Descripción | Disponible si el Estado de orden de compra es | ||||
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Nueva | Enviada | Recibida parcialmente | Recibida en su totalidad | Cancelada | ||
Editar elemento de orden de compra |
Su capacidad para editar un elemento de orden de compra está limitada por el estado de aprobación del elemento de orden de compra y por sus permisos de niveles de seguridad. Puede editar elementos aprobados de órdenes de compra es obligatorio.
|
Sí | Sí (solamente Costo) | Cantidad | No | No |
Editar elemento de cargo asociado | Abre la página asociada Cargo del contrato, Cargo del proyecto o Cargo del ticket para su edición. Usted puede editar el cargo asociado, siempre y cuando no haya sido aún facturado. |
Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
Copiar ubicación de inventario a todas las otras filas |
Copia la ubicación de inventario del elemento de orden de compra actualmente seleccionado a todas las otras filas. Esta opción está solamente disponible si el estado de la orden de compra es Nuevo. |
Sí |
No |
No |
No |
No |
Copiar Cantidad a todas las otras filas |
Copia la cantidad del elemento de orden de compra actualmente seleccionado a todas las otras filas. Los elementos actualmente recibidos no se alterarán. |
Sí | Sí | Sí |
No |
No |
Cancelar elementos de orden de compra | Quita el elemento de la orden de compra, pero no cancelará ni actualizará el cargo de ticket, cargo de proyecto o cargo de contrato asociados. Para hacer aquello, usted debe abrir el cargo asociado y actualizar el estado. IMPORTANTE Los elementos son devueltos a la página Compras y Cumplimiento con el estado Necesita pedirse/cumplirse, en caso de que esté habilitado Aprovisionamiento y usted cancele elementos sin cancelar el cargo de contrato, el cargo de ticket o el cargo de proyecto asociados. Si el elemento de orden de compra ya se aprobó, usted puede solamente cancelar un elemento de orden de compra si su nivel de seguridad le permite editar Todo o Solamente elementos que yo aprobé, y si este es un elemento en que usted fue el último que aprobó. Si usted cancela un elemento y todos los elementos restantes en la orden de compra se reciben en su totalidad, el estado de la orden de compra se configura como Recibido por completo. Si el elemento cancelado es el único elemento en el orden de compra, el estado es establecido como Cancelado. Si el elemento se ha recibido alguna vez, no podrá cancelarlo, aunque se haya cancelado el recibo. |
Sí | Sí | No | No | No |