Crear órdenes de compra desde la página Compras y Cumplimiento (se requiere Aprovisionamiento)

SEGURIDAD  Permiso de objeto de Inventario para agregar y editar órdenes de compra

NAVEGACIÓN > Inventario > Aprovisionamiento y entrega > Compras y Cumplimiento

ANTES DE COMENZAR  Esta página está solamente disponible si está habilitado Aprovisionamiento. Consulte Activaciones.

La página Compras y Cumplimiento sólo está disponible para los socios que tienen activada la función Aprovisionamiento. Agiliza las compras, ya que puede localizar fácilmente todos los elementos que deben pedirse a un proveedor concreto y añadirlos a la orden de compra con un solo clic. Si tiene un equipo de compras, ellos crearán órdenes de compra desde esta página.

Los elementos se presentan en esta página si:

  • están sujetos a aprovisionamiento, es decir, el producto en el que se basa el cargo no tiene seleccionada la casilla No requiere aprovisionamiento. Un producto no tiene por qué ser un producto de inventario para estar sujeto a aprovisionamiento.

NOTA  Los elementos de cotización no inventariados deben comprarse al cerrar la operación. Si estos elementos están sujetos a aprovisionamiento, cuando ejecute el Asistente para cerrar oportunidades, su estado será configurado a Necesita pedirse/cumplirse. Luego, serán automáticamente dirigidos a Aprobación de compra(si se requiere) o a Compras. Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.

  • el estado del cargo es igual a Necesita pedirse/cumplirse

  • si se requiere, los elementos ya han recibido aprobación de compras

EJEMPLO  (Producto de inventario): Se ejecuta el Asistente para cerrar oportunidades y un elemento de cotización para tres monitores se convierte en un cargo de ticket. La cantidad reservada para el elemento de cotización era menos que la cantidad necesaria. El estado del cargo se configura como Necesita pedirse/cumplirse.

EJEMPLO  (Producto no inventariado): Se añade un cargo a un contrato, proyecto o ticket. El producto no es un producto de inventario, por lo que no había nada que seleccionar para cumplir con el cargo. Dado que el producto está sujeto a aprovisionamiento, el cargo es configurado como Necesita pedirse/cumplirse.

Para crear una orden de compra, debe primero seleccionar todos los elementos que se agregarán a ella.

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Use los filtros de columna para limitar la lista y haga clic en los vínculos para ver más detalles.
  3. Seleccione la casilla para cada elemento que desee incluir. Si usted desea incluir todos los elementos en la lista, haga clic en la casilla de verificación en la fila del encabezado.

NOTA  Si la casilla de verificación de un elemento está atenuada, es decir, no está disponible para selección, aquel elemento ha sido agregado a una nueva orden de compra que aún no se ha enviado. Si desplaza el cursor sobre la casilla de verificación, aparecerá la orden de compra con la que está asociado el elemento.

  1. En la fila de botones, haga clic en Crear orden de compra.

  2. Si está habilitada Multidivisa, se abrirá la ventana de diálogo Seleccionar proveedor. Seleccione un proveedor y haga clic en Aceptar.

Los valores de Costo unitario de todos los cargos seleccionados se convertirán en la divisa de ese proveedor usando la tasa de cambio actual. Usted no podrá cambiar el proveedor para esta orden de compra luego de este paso.

  1. La página Nueva orden de compra se abre en una ventana aparte. Consulte Agregar o editar una orden de compra.

Cuando se abre desde la página Compras/Cumplimiento, se aplican las siguientes condiciones:

Campo Descripción

Nombre del proveedor

Una orden de compra puede tener solo un proveedor. Si usted filtra su lista por proveedor principal, se asegurará de que todos los elementos seleccionados estén disponibles desde el mismo proveedor.

Si todos los elementos seleccionados tienen el mismo proveedor principal, ese proveedor será seleccionado en la orden de compra. Si usted seleccionó elementos con diferentes proveedores principales, usted debe seleccionar un proveedor.

Compra para la Organización

Si todos los elementos seleccionados están asociados a la misma organización, el nombre de esa organización rellena este campo.

Enviar a

Si todos los elementos están asociados a un mismo pedido de venta, la opción Enviar a tiene por defecto el valor de Otros. La dirección de la organización seleccionada rellena los campos de dirección, pero puede cambiarla por una dirección de envío diferente.

Nombre del producto

Este campo es de manera predeterminada el producto especificado para el cargo y no se puede editar.

Cantidad

De manera predeterminada, este campo es la cantidad necesaria para satisfacer el cargo y no puede ser editado.

Ubicación de inventario

De manera predeterminada, este campo es la ubicación de inventario predeterminada, a menos que el producto del elemento de la orden de compra esté asociado con solo un elemento de inventario, en cuyo caso la ubicación de inventario es de manera predeterminada la ubicación de inventario de ese elemento.

Usted puede seleccionar una nueva ubicación de inventario. Si la ubicación de inventario seleccionada no tiene un producto de inventario para el producto, Autotask añadirá uno automáticamente.

  1. Guarde la orden de compra, usando una de las siguientes opciones:

Opción Descripción

Guardar y cerrar

Esta acción guarda la orden de compra pero no la envía. Los elementos no son pedidos hasta que son enviados. Los elementos son visibles en la página Compras y Cumplimiento, pero usted no los puede seleccionar. Usted puede acceder a la orden de compra en la página Órdenes de compra y puede aún editarla.

Guardar y enviar

Utilice esta opción sólo cuando esté seguro de que la orden de compra está completa y es correcta. La orden de compra se guarda y presenta, pero no se envía al proveedor.

  • El estado del cargo se establece como Pedido, y los cargos ya no aparecen en la página Compras y Cumplimiento.
  • Se envía una notificación al responsable del cargo.
  • Para ver la orden de compra y recibir los elementos, puede acceder a la orden de compra desde la página Órdenes de compra.
  • No puede editarse.

NOTA  Un solo elemento de cargo puede aparecer en más de una página de aprovisionamiento al mismo tiempo (Aprobación de compras, Compras y cumplimiento, Recibir y Entrega y envío) si hay unidades con estados diferentes. Por ejemplo, un elemento puede tener algunas unidades con el estado Listo para entregar/enviar, y algunas unidades con el estado Pedido.

Guardar y nuevo

Esta opción guarda la orden de compra pero no la envía. Los campos son borrados para crear una nueva orden de compra.
   

Crear la orden de compra

Haga clic en este botón para crear una orden de compra con los elementos seleccionados. Consulte Agregar o editar una orden de compra.

Omitir aprovisionamiento para elementos seleccionados

Cuando se habilita por primera vez Aprovisionamiento, todos los cargos con un estado Necesita pedirse/cumplirse aparecerán en la página Compras y Cumplimiento. Es probable que los clientes deseen borrar estos elementos sin tener que crear una orden de compra ficticia ni hacerlos pasar por el proceso de compra.

  • Los usuarios con los permisos de seguridad requeridos verán el botón Omitir aprovisionamiento para elementos seleccionados. Este botón les permitirá configurar el estado de elementos seleccionados como Enviados/Entregados por completo y estos elementos no requerirán ninguna otra actividad de aprovisionamiento. La tabla se actualizará y los elementos seleccionados dejarán de aparecer.

  • Si se ha recolectado o reservado un elemento seleccionado, no es posible omitir aprovisionamiento.

Selector de columna

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Exportar

Para exportar todos los elementos de la lista en formato CSV, haga clic en el icono Exportar. Para las listas de varias páginas, se incluyen todas las páginas.
De columnas Descripción
Disponible

Disponible

Este campo se refiere a elementos almacenados, elementos de órdenes de compra y elementos de cotizaciones de producto que usted mantenga en inventario. Especifica el número de unidades de este elemento actualmente disponibles en la ubicación de inventario especificada. Disponibles = (En existencia - Reservados/Recolectados)

  • Si se pierde una cotización, la reserva se libera y el elemento almacenado vuelve a tener un estado de Disponible.
Organización La organización asociada al pedido de venta, o al ticket, contrato o cargo del proyecto. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.

Fecha de compra

Fecha de compra

La fecha en la que el elemento fue creado.

Este campo está deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. De forma predeterminada, muestra la fecha de compra de los cargos.

Esta fecha es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede ser editada.

Fecha de llegada estimada (disponible solamente en la página Recibir)

Fecha de llegada estimada

Usted puede especificar una fecha de llegada estimada en elementos de órdenes de compra. El campo Fecha de llegada estimada aparece en el formulario Memorando de la página Elemento de orden de compra. Existe también una ventana Fecha de llegada estimada que se abrirá cuando envíe una orden de compra. Desde esta ventana, usted puede especificar una fecha de llegada estimada para cualquier elemento en la orden de compra que no tenga una fecha especificada.
Costo total (disponible solamente en la página Aprobación de compras) El costo unitario multiplicado por la cantidad.

Número interno de factura

Número interno de factura

Un número interno de factura para el cargo que se usa solamente para referencia.

Número interno de orden de compra

Número interno de orden de compra

Un número interno de orden de compra para un cargo. Es solo para referencia interna y no se traslada a la facturación.
Número de producto del fabricante El número de pieza asignado al producto por el fabricante.

Notas

 Esta columna muestra las notas que se han añadido al cargo de contrato, proyecto o ticket. Estas notas pueden editarse siempre y cuando no se haya facturado el cargo.
En existencia

El campo En existencia indica el recuento de elementos almacenados en una ubicación de inventario específica. Los elementos almacenados se consideran En existencia si están disponibles, seleccionados o reservados.

Número de orden de compra (disponible solamente en las páginas Recibir y Entrega y Envío)

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

  • Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
  • Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
  • Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
  • El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Contabilizado (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento)

Una marca de verificación indica que el cargo ha sido aprobado y contabilizado.
Proveedor principal (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento) El proveedor predeterminado especificado para el producto en el que está basado el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.
Producto El producto en el que está basado el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Cargo.
SKU de Producto (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento) El número de SKU (referencia de almacén) asignado al producto.
Cantidad necesaria (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento) La cantidad que debe pedirse para cumplir con el cargo.
Reservado/Seleccionado El número de elementos que ya ha sido seleccionado o reservado. Haga clic en el hipervínculo para abrir la ventana Detalles de reserva/selección.
Pedido de venta El nombre del pedido de venta asociado con el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Detalles del pedido de venta.
Enviar a (no disponible en Aprobaciones de compras) La dirección de envío especificadas en la orden de compra. Si el elemento no está asociado con una orden de compra, se muestra la dirección de envío en el pedido de venta.
Ticket/Proyecto/Contrato El nombre del proyecto o el contrato asociado, o el número del ticket asociado. Haga clic en el hipervínculo para abrir la entidad principal.

Proveedor (disponible solamente en la página Recibir)

En la página Recibir, la columna Proveedor refleja el proveedor al que se ordenó, no el proveedor principal. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.

Número de factura de proveedor (disponible solamente en la página Recibir)

Número de factura del proveedor

El Número de factura del proveedor se asocia con elementos de órdenes de compra cuando se reciben en Autotask como elementos almacenados. El mismo número de factura del proveedor se asigna a todos los elementos de órdenes de compra que se reciben en el mismo envío. Si un elemento de orden de compra se recibe parcialmente en varios envíos, puede tener varios números de factura de proveedor asociados.

En la orden de compra, el campo Número de factura de proveedor se vuelve de sólo lectura cuando se ha recibido el primer elemento en la orden de compra. Contendrá todos los números de facturas de proveedor asociados con todos los elementos de órdenes de compra que son parte de la orden de compra, separados por coma.

Este campo es obligatorio si está habilitada la configuración del sistema Requerir el número de factura del proveedor en los elementos de orden de compra recibidos y al añadir manualmente elementos almacenados a inventario.

Ingrese el número de factura de proveedor asociado con los elementos de órdenes de compra que usted recibe.

NOTA  Un solo elemento de cargo puede aparecer en más de una página de aprovisionamiento al mismo tiempo (Aprobación de compras, Compras y cumplimiento, Recibir y Entrega y envío) si hay unidades con estados diferentes. Por ejemplo, un elemento puede tener algunas unidades con el estado Listo para entregar/enviar, y algunas unidades con el estado Pedido.