Agregar una llamada rápida

Contacto

Un contacto es una persona de una organización que está asociada a la entidad que estás creando o editando.

Este campo aparece en muchas entidades que muestran el campo Organización. Debe seleccionar una organización antes de poder seleccionar un contacto. Están disponibles todos los contactos activos asociados a la organización más el contacto actual, aunque esté inactivo. Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparece debajo de una línea discontinua.

En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el ícono más para crear un nuevo contacto. Consulte Agregar y editar contactos.

En modo para agregar o editar, comience a escribir el nombre de una persona o haga clic en el ícono de selector para seleccionar una persona de una lista alfabética.

Si se deja en blanco el campo de la ubicación, y se selecciona un contacto que tenga una ubicación asociada, la ubicación del contacto rellenará el campo.

Título del ticket

Este campo le dice al usuario de qué se trata el ticket. Más a menudo se usa para búsquedas de tickets cuando el número de ticket no se conoce.

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Prioridad

La prioridad se define como el impacto y la urgencia del ticket en comparación con otros tickets. Se puede rellenar mediante valores predeterminados establecidos para la categoría de ticket o la plantilla de formulario utilizada para crear el ticket, o mediante la asignación del impacto y la urgencia a una prioridad específica. La prioridad es siempre obligatoria.

Seleccione una Prioridad. Tenga en cuenta que si sus clientes utilizan el Portal del Cliente, este campo será visible cuando revisen sus tickets.

Tipo de problema (solamente Tickets)

Este campo le permite categorizar los tickets para su enrutamiento, procesamiento del flujo de trabajo, búsqueda y reportes. Cada tipo de problema puede tener varios tipos de sub-problemas.

NOTA  Los Tipos de problema no deben confundirse con los Problemas, que son un tipo de tarea.

PRÁCTICA RECOMENDADA: Debido a su importante papel en la automatización de tickets, le recomendamos que el Tipo de problema y el Tipo de sub-problema se configuren como Requerido para todas las categorías de tickets.

Tipo de sub-problema

El campo Tipo de sub-problema le permite categorizar aún más tickets para enrutamiento, procesamiento de flujos de trabajo, búsqueda y generación de reportes. Cada tipo de problema puede tener varios tipos de sub-problemas. Este campo está disponible una vez que selecciona un Tipo de problema.

PRÁCTICA RECOMENDADA: Debido a su importante papel en la automatización de tickets, le recomendamos que el Tipo de problema y el Tipo de sub-problema se configuren como Requerido para todas las categorías de tickets.

Contrato

Todas las entidades:

• Seleccionar un contrato es opcional. Si no se selecciona ningún contrato, se aplicará la facturación estándar de tiempo y materiales.
• El campo Contrato no está activo hasta que se selecciona una organización.
• El campo no está disponible si usted no tiene permisos de seguridad para modificar el contrato.
• Si usted seleccionó un contrato de servicio recurrente, debe también seleccionar un servicio o un paquete de servicios.

Tickets:

• Es posible que el campo Contrato ya esté rellenado si el cliente (o, si se trata de una sub-organización, la organización matriz) ha configurado un contrato de Atención al cliente por defecto.
• Si selecciona un dispositivo que está asociado a un contrato, prevalecerá el contrato del dispositivo, a menos que seleccione manualmente otro contrato.

Proyectos:

• Si selecciona un contrato con una fecha de inicio posterior a la fecha de inicio del proyecto o una fecha de finalización anterior a la fecha de finalización del proyecto, se abrirá un mensaje de advertencia. Para seleccionar el contrato de todos modos, haga clic en Aceptar. Asegúrese de editar el contrato y extender el cronograma del contrato, si es pertinente.
• Para crear un contrato para asociarlo con el proyecto, haga clic en el signo más . Usted puede seleccionar el tipo de contrato. El Nombre de la organización es por defecto la organización asociada al proyecto. Puede cambiar la organización a una organización que sea una organización matriz de la organización del proyecto. Consulte Suborganizaciones.

Tipo de trabajo

Los tipos de trabajo son códigos de facturación para mano de obra usada por el cliente. Se asignan generalmente a nivel de ticket o tarea y son heredados por entradas de tiempo de tarea y ticket, pero los recursos con los permisos de nivel de seguridad requeridos pueden modificarlos en entradas de tiempo individuales.

• Los tipos de trabajo pueden hacer que las entradas de tiempo sean facturables o no facturables, y determinan si las entradas de tiempo no facturables aparecen o no en facturas.
• Los tipos de trabajo pueden modificar la tarifa de facturación y el número de horas que se facturarán en una entrada de tiempo.
• Los tipos de trabajo le permiten definir un número mínimo y/o máximo de horas a facturar por entrada de tiempo.
• Los tipos de trabajo asocian las entradas de tiempo con categorías de impuesto que determinan la tarifa de impuesto en cotizaciones y facturas.

Los tipos de trabajo pueden asociarse con un departamento, lo que es relevante para las tareas. Si la categoría de tarea asociada con esta tarea ha habilitado la configuración Solamente permitir a los usuarios asignar tipos de trabajo que coincidan con el departamento de la tarea, seleccione un departamento antes de completar este campo. El selector de tipos de trabajo entonces presentará solamente los tipos de trabajo asociados con el departamento de la tarea. Consulte Limitación de tipos de trabajo.

En tickets, la categoría de ticket determinará qué tipos de trabajo hay disponibles si el Tipo de trabajo es un campo requerido y hay una configuración predeterminada.

Número de orden de compra

Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos.

• Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra.
• Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato.
• Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado.
• El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización.

Consulte Trabajar con números de orden de compra.

Cola

Las colas se utilizan para agrupar tickets con algo en común y recursos que pueden trabajar en esos tickets.

Tickets:

Seleccione la cola donde ubicar el ticket. Debe seleccionar un recurso o una cola, o ambos.

Recursos:

Agregue las colas con las que estará asociado el recurso.

Usar el filtro
Haga clic en el ícono Filtro para abrir la página Filtro de recurso principal:

Seleccione el filtro que desee aplicar a la lista desplegable Recurso principal. Puede ver los recursos por departamento, grupo de trabajo o función. Cuando seleccione una opción, la página se cerrará, usted volverá al ticket y la lista desplegable del recurso principal contendrá solamente los recursos del departamento, grupo de trabajo o función especificados.

Usar el Asistente de búsqueda de recursos
Haga clic en el ícono Buscar para ubicar un recurso con un conjunto de habilidades específicas por medio del Asistente de búsqueda de recursos. El asistente le permite ingresar información en el trabajo y le presentará una lista de recursos que correspondan a sus requisitos. Para más información, consulte Asistente para encontrar recursos.

Usted puede usar para mover un recurso principal seleccionado al campo Recurso secundario.

Ingrese una hora de finalización.