Usar plantillas de formulario y códigos rápidos
Usted puede usar plantillas y códigos rápidos para rellenar campos rápidamente para un número de entidades de Autotask incluyendo ticket y ticket recurrente, tarea, entradas de tiempo de ticket o tarea, y nota, nota de proyecto, llamada de servicio, llamada rápida, oportunidad y cotización.
NOTA Las plantillas de formulario seguirán las limitaciones de la categoría actualmente aplicada y las configuraciones de seguridad del usuario. Si una plantilla de formulario usa un valor que no está permitido en un campo por la categoría o las configuraciones de seguridad del usuario, el campo no se actualizará. Esto incluye el campo de la categoría mismo. Además, si una plantilla de formulario brinda contenido para campos ocultos por la categoría o las configuraciones de seguridad del usuario, esos campos no se actualizarán.
Para más información, consulte Plantillas de formulario y Agregar y editar plantillas de formularios.
IMPORTANTE Seleccionar una plantilla de formulario es el equivalente de rellenar manualmente el formulario. Las configuraciones de plantillas de formulario sobrescribirán cualquier contenido de campo previamente rellenado, incluidos configuraciones de notificación, contactos adicionales y recursos secundarios.
Las plantillas de formulario y las categorías de ticket, las categorías de tarea y las categorías de oportunidad
Las plantillas de formulario se consideran actualizaciones manuales para que puedan invalidar los valores predefinidos de campos de una categoría de ticket, categoría de tarea o categoría de oportunidad. Sin embargo, la categoría puede limitar qué plantillas de formulario estarán disponibles cuando se cree un elemento con esta categoría. Tanto las plantillas de formulario como las categorías pueden rellenar los campos de tickets, tareas y oportunidades.
Como práctica recomendada, debe usar configuraciones predeterminadas de plantillas de formulario o de categorías para rellenar campos, pero no ambas.
- Si usted tiene un conjunto elaborado y cuidadosamente diseñado de plantillas de formulario con las que sus recursos estén acostumbrados a trabajar, cree su propia versión de la categoría de ticket, tarea u oportunidad Estándar y continúe usándolas. La categoría estándar mostrará todos los campos que usa su organización. Las plantillas de formulario no rellenarán los campos ocultos, por lo que usar la categoría estándar garantizará que todos los campos estén presentes. Consulte Implementar categorías.
- Si va a usar diversas categorías, puede necesitar crear plantillas de formulario para usar con categorías específicas, o bien usar configuraciones predeterminadas de categorías. Consulte Plantillas de formularios disponibles en (Organización).
Cómo...
Usar plantillas y códigos rápidos para rellenar formularios
Ingrese el código rápido o seleccione la plantilla
- Ponga el formulario en modo de edición.
- Seleccione la plantilla desde el menú Ingresar código rápido o Seleccionar plantilla al principio del formulario. Las plantillas disponibles se agrupan en plantillas de uso reciente (no disponibles en todos los formularios), personales, de departamento y de organización. Cada sección está ordenada alfabéticamente.
- Para usar un código rápido, ingréselo en el campo. La plantilla correspondiente al código rápido será resaltada automáticamente. Haga clic en la plantilla o haga clic en Enter para seleccionarla.
Las plantillas de formulario seguirán las limitaciones de la categoría actualmente aplicada y las configuraciones de seguridad del usuario. Si una plantilla de formulario utiliza un valor o brinda un contenido que no está permitido en un campo por la categoría o la configuración de seguridad del usuario, el campo no se actualizará. Esto incluye el campo de la categoría mismo.
IMPORTANTE Seleccionar una plantilla de formulario es el equivalente de rellenar manualmente el formulario. Las configuraciones de plantillas de formulario sobrescribirán cualquier contenido de campo previamente rellenado, incluidos configuraciones de notificación, contactos adicionales y recursos secundarios.
