El Gestor de Documentación
Seguridad y navegación
SEGURIDAD Nivel de seguridad con acceso a la organización y permiso de objeto para ver, añadir o editar documentos
NAVEGACIÓN 
> CRM > Buscar > Organizaciones > abra una organización > página Organización y páginas Panel de la organización > haga clic en Gestor de documentación
NAVEGACIÓN > Inicio > Ver > Gestor de Documentación
NOTA La funcionalidad Gestión de documentación está incluida en la edición Premium de Autotask y en la edición Ultimate. Para los clientes de la edición Essential, el módulo Gestión de documentación está desactivado.
ANTES DE COMENZAR Para una introducción a Gestión de Documentación, consulte Introducción a la gestión de bases de conocimiento y documentación.
Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
Acerca de la página Gestor de Documentación
En la página Gestor de Documentación, usted puede hacer lo siguiente:
- Cree y visualice la página Resumen de la organización (si se selecciona una organización). Consulte Crear un documento general para una organización.
- Crear, ver y gestionar documentos Consulte Crear y gestionar documentos.
- Abra la página Gestionar Documentación (los usuarios con los permisos requeridos)
- Dispositivos de acceso, agrupados por categorías de dispositivos. Consulte Gestionar dispositivos.
- Ver todos los dispositivos que tienen una fecha de caducidad de garantía, válido hasta la fecha (certificados SSL), o caducidad (dominios). Consulte Gestionar fechas de expiración.
La página consiste de una barra lateral a la izquierda y un área de contenido principal. Los elementos en los que haga clic en la barra lateral aparecerán en el área de contenido principal.
Cómo...
Crear un documento general para una organización
Cuando se abre la página por primera vez y se selecciona una organización, el documento Visión general de la organización aparece en el área de contenido principal. Este documento tiene como propósito brindar una introducción rápida a la empresa y un boceto en miniatura de su relación comercial.
Para añadir un documento de resumen de la organización, haga lo siguiente:
- Haga clic en Editar. Se abrirá el cuadro de diálogo Editar descripción general.
- Introduzca la miniatura de la organización en el campo Contenido general. La descripción general se crea y edita usando el editor de texto enriquecido y puede contener imágenes incorporadas. Consulte El editor de texto enriquecido.
Crear y gestionar documentos
En la página Gestor de documentación, puede crear nuevos documentos y gestionar todos los documentos de su instancia de Autotask.
- Para crear un nuevo documento, haga clic en Nuevo. Consulte Agregar y editar documentos.
- Para gestionar los documentos en la cuadrícula Documentos, use el menú contextual. Consulte La tabla y la pestaña accesoria Documentos.
- Para gestionar categorías y sub-categorías de documentos, haga clic en Gestionar Documentación. Consulte Administración de Gestión de Documentación.
- Para buscar en todos los documentos de su instancia de Autotask, desactive el filtro Organización en la barra lateral y, en la sección Documentos, seleccione Todos los documentos. Para ubicar documentos específicos, haga clic en una sub-categoría o use los filtros rápidos de columnas.
- Para buscar documentos asociados a una organización concreta, seleccione una organización en el filtro Organización de la parte superior de la barra lateral.
Gestionar dispositivos
La sección Dispositivos de la barra lateral enumera todas las categorías de dispositivos configuradas en su instancia de Autotask y, entre paréntesis después de cada categoría, el número de dispositivos asociados a la organización. Al hacer clic en una categoría, aparece una tabla de dispositivos que contiene todos los dispositivos de la categoría. Usted puede buscar un elemento específico usando los filtros rápidos de columnas.
Al hacer clic en un dispositivo, se abrirá la página Dispositivo. Consulte La página Dispositivo.
El menú contextual es idéntico a aquel en la página Búsqueda de elementos de configuración. Consulte Búsqueda y gestión de dispositivos.
Gestionar fechas de expiración
En la cuadrícula Expiraciones de la página Gestor de Documentación, usted puede ver todos los elementos de configuración que tengan algún tipo de fecha de expiración, incluidas las siguientes:
- Fechas de caducidad de la garantía para dispositivos normales
- Fechas de Válido Hasta para Certificados SSL
- Fechas de Expiración para dominios
Un número limitado de campos está disponible desde el Selector de columna, pero las opciones de menú contextual coinciden con aquellas en la página Búsqueda de elementos de configuración. Consulte Búsqueda y gestión de dispositivos.
Filtrar y ordenar
Los elementos que expiren más pronto aparecerán al principio.
Si ha seleccionado una organización en la barra lateral, sólo aparecerán los dispositivos que caduquen para esa organización. Si no se selecciona ninguna organización, se mostrarán todos los dispositivos con fecha de caducidad.
Selector de columna
El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:
- Qué columnas se muestran en la tabla
- El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.
NOTA La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.
Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:
- Haga clic en el ícono de selector de columna
sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.
La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.
- Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
- Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.
NOTA El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
NOTA Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.
Actualizar
Haga clic en el ícono para actualizar 
y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.
Botón Exportar
SEGURIDAD De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.
NOTA Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.
- Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
- Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.
NOTA Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.
IMPORTANTE El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.
