Agregar o editar una suscripción de facturación

Descripción

El campo Descripción aparece en muchas entidades de Autotask. En entidades como ticket, tarea, nota y tarea pendiente, el campo Descripción es una parte fundamental del registro de información. Donde sea que esté disponible, rastrea información esencial acerca del registro. A este campo a menudo le precede el nombre de la entidad. Por ejemplo, la descripción de la cotización.

Ingrese una descripción detallada de la instancia de la entidad, el problema con el que necesita ayuda el cliente o el servicio solicitado.

Tipo de período

Este campo aparece en entidades donde usted puede configurar el incremento de tiempo entre pagos. Determina la frecuencia de facturación.

Contratos:

Solo en los servicios recurrentes, seleccione entre: Mensual (predeterminado), Trimestral, Semestral y Anual.

IMPORTANTE  No podrá cambiar el tipo de período del contrato luego de guardar el contrato.

Productos:

Para productos, el tipo de período es típicamente Una vez.

Servicios:

En un elemento de cotización, el tipo de período es heredado desde el servicio o el paquete y no puede editarse.

Las opciones son mensual, trimestral, semestral y anual.

Cuando el servicio/paquete se asigna a un contrato, el tipo del período será utilizado en conjunto con el tipo de período del contrato para determinar el intervalo del tiempo en el que el servicio será facturado.

NOTA  Una vez que se guarda un servicio/paquete de servicios, el tipo de período ya no puede ser editado.

• Si el servicio o paquete tiene un tipo de período de facturación más largo que el contrato, el servicio o paquete será facturado en su totalidad. Si el tipo de período del servicio/paquete de servicios es trimestral y el tipo de período de contrato es mensual, el servicio/paquete de servicios será facturado por el trimestre entero en la siguiente fecha de facturación del contrato.

• Si el período de facturación del contrato es más largo, el servicio/paquete de servicios será facturado por el número de veces que haya ocurrido desde la última facturación. Por ejemplo, si el tipo de período del servicio/paquete es trimestral y el tipo de período de contrato es semestral, el servicio se facturará dos veces en la siguiente fecha de facturación de contrato. La tabla que se muestra a continuación ilustra las combinaciones de períodos mensuales y trimestrales para servicios/paquetes de servicios y contratos.

Suscripciones:

Es posible usar un período de suscripción de Una vez para una venta de productos convencional, pero el método recomendado es facturar productos como cargo de ticket, cargo de contrato o cargo de proyecto. Consulte Agregar o editar un cargo de ticket.

Fecha de entrada en vigencia

Este campo aparece en entidades que pueden configurarse antes de su uso deseado o modificarse para una futura ocasión. Marca la primera fecha en la que la entidad está activa o la primera fecha en la que un nuevo precio entra en efecto.

Ingrese una fecha y hora válidas. Sujeto a sus permisos de seguridad, puede editarse.

Fecha de expiración

Este campo aparece en entidades que necesitan volverse no disponibles en una fecha predeterminada. Marca la última fecha en que estuvo activa la entidad. Sujeto a sus permisos de seguridad, puede editarse.

Las suscripciones tienen un límite de 30 años.

Estado

El estado indica cuán lejos ha progresado la entidad en un proceso en particular.

EJEMPLO  En un ticket, entre los ejemplos de estados se encuentran Nueva, En curso, Listo para facturar, Completada, Activa, etc. En otras entidades, los nombres de estados serán diferentes.

La mayoría de las entidades viene con una lista predeterminada de estados que pueden personalizarse. El campo Estado es a menudo obligatorio, ya que se usa frecuentemente como condición en reglas del flujo de trabajo.

NOTA  El estado de subcontratación es aparte del estado de ticket estándar.

Cargos:

Si se añadió una fecha de llegada estimada al elemento de la orden de compra, esta aparecerá entre paréntesis luego del estado.

• Si Aprovisionamiento está habilitado, las opciones de estado son condicionales dependiendo del estado actual. Algunos estados se establecen automáticamente. Para detalles sobre el estado del cargo en el proceso de aprovisionamiento, consulte Introducción a Inventario.
• Si el módulo Aprovisionamiento no está habilitado, usted puede seleccionar manualmente cualquier estado. Para mayor consistencia, su empresa debe establecer pautas de selección de estados de cargos.
• Si usted configura el estado de un cargo como Cancelado, los campos Costo unitario y Precio unitario quedarán en 0 y el cargo se quitará de Aprobar y contabilizar.

Proveedor

Un proveedor es una organización cuya principal relación comercial con su empresa es el suministro de bienes y servicios.

• Los productos pueden estar asociados con diversos proveedores. Uno de ellos es designado como el proveedor predeterminado.
• Todas las demás entidades que hacen referencia a un proveedor de productos están asociadas a un proveedor específico (aquel al que se le compró realmente el elemento). El campo será por defecto el Proveedor predeterminado del producto, pero hay disponibles Proveedores de productos (asociados al producto) y Otros proveedores (no asociados al producto) en el menú desplegable.
• Los servicios pueden solamente tener un proveedor. Si modifica el proveedor de un servicio, los contratos que incluyan el servicio harán referencia al nuevo proveedor a partir del siguiente período de facturación.

Precio del período

El Precio del período está vinculado al Precio total. Ingrese el Precio del período de suscripción (la cantidad que se debe cada vez que se factura una cuota) o ingrese el Precio total de la suscripción y el otro campo se calculará automáticamente.

El precio total puede aparecer ya rellenado desde el producto seleccionado, pero puede ser sobrescrito.

Si está habilitada Multidivisa, estos campos muestran un indicador de divisas y aparecen en la divisa del cliente. Haga clic en el indicador de divisas para ver el precio en la divisa interna.

Costo del período

El Costo del período está vinculado al Costo total. Ingrese el costo del período de suscripción (el costo de cada cuota) o ingrese el costo total de la suscripción. El otro campo se calculará automáticamente, considerando el número de períodos de la suscripción entera.

Estos campos se rellenan automáticamente a partir del campo Costo del producto del dispositivo o del Cost unitario del artículo presupuestado si crea el dispositivo y la suscripción a partir de un presupuesto. Costo del período y Costo total seguirán siendo editables. Esto le permitirá determinar un costo para sus suscripciones de tal forma que la rentabilidad se pueda calcular con exactitud en la Reportes financieros en la página de la Organización.

Precio total

El Precio del período está vinculado al Precio total. Ingrese el Precio del período de suscripción (la cantidad que se debe cada vez que se factura una cuota) o ingrese el Precio total de la suscripción y el otro campo se calculará automáticamente.

El precio total puede aparecer ya rellenado desde el producto seleccionado, pero puede ser sobrescrito.

Si está habilitada Multidivisa, estos campos muestran un indicador de divisas y aparecen en la divisa del cliente. Haga clic en el indicador de divisas para ver el precio en la divisa interna.

Costo total

El Costo del período está vinculado al Costo total. Ingrese el costo del período de suscripción (el costo cada vez que se factura una cuota) o el costo total de la suscripción. El otro campo se calculará automáticamente, considerando el número de períodos de la suscripción entera.

Estos campos se rellenan automáticamente a partir del campo Costo del producto del dispositivo o del Cost unitario del artículo presupuestado si crea el dispositivo y la suscripción a partir de un presupuesto. Costo del período y Costo total seguirán siendo editables. Esto le permitirá determinar un costo para sus suscripciones de tal forma que la rentabilidad se pueda calcular con exactitud en la página Reportes financieros en la página de la Organización.

Código de material

El código de material es el código de facturación asociado con productos. Es un campo obligatorio para los productos, y lo heredan los dispositivos y las suscripciones, pero se puede anular al crear suscripciones o cargos de un producto. Su función más importante es determinar la categoría de impuesto de un producto o cargo, y permitir que los elementos de facturación exportados sean asignados a la cuenta de libro mayor correcta en un paquete de software de contabilidad externo.

Seleccione un código de material.

Organización

Organización o Nombre de la organización se refiere a la organización asociada a la entidad. Este campo es siempre obligatorio.

• En el modo Vista, el nombre aparecerá como hipervínculo para los usuarios con permiso para ver la organización, y como texto sin formato para todos los demás.

• En modo Nuevo, ingrese el nombre de la organización. A medida que escriba, Autotask irá sugiriendo posibles coincidencias. Haga clic en el nombre de una organización para seleccionarla y rellenar el campo. De modo alternativo, usted puede hacer clic en el ícono de selector para seleccionar la organización desde una lista. En algunas entidades, como ticket y oportunidad, puede hacer clic en el icono más a la derecha del icono selector para crear rápidamente una nueva organización. Consulte Añadir una organización.

• En modo Edición, este campo no puede modificarse para algunas entidades (por ejemplo, proyectos y dispositivos).

Dispositivo (activo, elemento de configuración)

Un dispositivo es un producto asociado a una organización que está siendo soportado con un ticket o afectado por una suscripción. Al seleccionar un dispositivo en un ticket, el ajuste Información de identificación principal que se mostrará para los dispositivos en un billeteInformación de identificación principal para mostrar para dispositivos en un sistema de tickets determinará qué campo de dispositivo rellena este campo. Las opciones son Nombre del producto, Número de serie, Nombre de referencia o Número de referencia.

• Al seleccionar un dispositivo en un nuevo ticket, se rellenarán los campos Organización, Contacto, Contrato y SLA.
• Para añadir un nuevo dispositivo, haga clic en junto al campo Dispositivo. Sólo puede hacerlo después de haber seleccionado una organización.
• Para asociar un dispositivo existente a un ticket, búsquelo por nombre, número de serie, número de referencia o nombre de referencia.
• Para buscar un dispositivo asociado al contacto de un ticket, haga clic en el icono de contacto para abrir un selector de dispositivos que presenta sólo los dispositivos asociados al contacto de un ticket (disponible sólo si se ha seleccionado un contacto para el ticket).
  
• Si añade un dispositivo que tiene un contrato de facturación predeterminado, el contrato del dispositivo prevalecerá sobre cualquier otro contrato asociado con el ticket (por ejemplo, un contrato de mesa de servicio predeterminado), incluso cuando el campo Contrato esté oculto por la categoría del ticket. Si el dispositivo también está asociado a un servicio o paquete de servicios específico, se seleccionará automáticamente, pero podrá seleccionar un servicio o paquete diferente del mismo contrato.

Número de serie

El número de serie identifica un determinado artículo almacenado en su inventario, o un dispositivo instalado en una organización. Este campo sólo aparece si el producto asociado al dispositivo o artículo almacenado tiene activada la casilla Serializado. Los números de serie pueden tener hasta 100 caracteres de largo.

Ingrese los números de serie de los elementos que se están agregando, separados con coma o saltos de línea.

Dispositivos:

• Los números de serie no pueden actualizarse por medio de una importación.
• Los números de serie vinculados a un artículo almacenado no pueden borrarse, pero si se modifica el número de serie del artículo almacenado, el número de serie del dispositivo se actualiza automáticamente.
• Si introduce un número de serie duplicado, verá una advertencia indicando que ya existe un dispositivo con este producto y número de serie. La importación arrojará un error para esta fila.
• Si ingresa un número de serie para un producto no serializado, la importación arrojará un error para la fila.

Inventario:

• El recuento de números de serie que usted agregue en la lista equivaldrá al número de elementos añadidos en el campo Elementos añadidos, y equivaldrá a En existencia (Nuevo) - En existencia (Antiguo).
• Al agregar un elemento almacenado, puede escribir o pegar los números de serie en el campo. Cada número debe estar en una línea aparte o los números de serie deben estar separados por una coma.
• Usted puede usar una opción de emulación de teclado tipo Wedge con un escáner de códigos de barras para ingresar números de serie rápidamente.
• Al editar un elemento almacenado, si se reserva o recolecta un número de serie, aparecen como hipervínculos en la fila el Número de ticket, el Nombre del proyecto, el Nombre del contrato o el Nombre de la cotización.

Número de referencia

Los números de referencia funcionan como números de serie, pero pueden asignarse usando su propio sistema. Los números de referencia no son requeridos por categorías de producto. Usted puede reportar sobre este campo usando reportes estándares o LiveReports (consulte Reportes sobre productos que están asociados a organizaciones de clientes como dispositivos).

Períodos de suscripción

El campo Períodos de suscripción es un campo calculado que se basa en el tipo de período de suscripción (qué tan seguido se deben hacer pagos), la fecha de vigencia (cuando comienza la suscripción) y la fecha de expiración (termina la suscripción).

Utilice este campo como referencia para asegurarse de que ha incorporado las fechas de vigencia y de expiración correctamente.

Primera fecha de facturación

La primera fecha en que se factura a un cliente por un servicio. La Primera fecha de facturación es la misma que la de Fecha de entrada en vigencia, puesto que cada período se factura por adelantado.

Siguiente fecha de facturación

Un campo calculado que muestra el siguiente pago no facturado. Si esa fecha es en el pasado, y hay un pago esperando ser facturado, la fecha se muestra en rojo. Si se han contabilizado y facturado todos los pagos de la suscripción, este campo estará en blanco.

Fecha de facturación final

La última fecha en que se facturará a un cliente por una suscripción o un servicio.

Suscripciones:

La fecha de facturación final se calcula restando el período de suscripción a la fecha de expiración. Muestra la fecha del último elemento de facturación que será creado o la fecha del último elemento facturado si se han facturado todos los pagos de la suscripción.

Contrato de servicio recurrente:

La fecha de facturación final es igual al último evento de facturación del período asociado al contrato.