Buscar y gestionar suscripciones

SEGURIDAD  Licencia de seguridad con acceso a CRM y a los permisos de los objetos Dispositivos y suscripciones

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Suscripciones o > CRM > Buscar > Dispositivos > abrir un dispositivo > pestaña accesorio Suscripciones

Todas las suscripciones se buscan y gestionan en la página Buscar suscripciones. Las suscripciones de un dispositivo se gestionan en la pestaña Suscripción de la página Dispositivo. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Encima de la tabla aparecen los siguientes botones de herramientas:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

Este botón sólo aparece en la pestaña Accesorio de suscripción del dispositivo.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

En muchas tablas de resultados de búsqueda en Autotask, verá una casilla de verificación en la columna de la izquierda. Esto le permite seleccionar múltiples registros. Luego haga clic en la flecha hacia abajo para abrir un menú masivo que le permita llevar a cabo la misma operación en todos los elementos seleccionados.

Opción de menú Descripción
Editar Aparece un mensaje de advertencia sobre las consecuencias de editar suscripciones. Haga clic en Aceptar para abrir las páginas Agregar suscripción y Editar suscripción. Consulte Agregar o editar una suscripción de facturación para detalles sobre cada campo de la página de suscripción.

NOTA   Cualquier cambio a la suscripción afectará solamente instancias de facturación no contabilizadas.
Renovar / Renovar suscripciones seleccionadas Creará un duplicado de esta suscripción que entrará en vigencia el día después de la fecha de expiración de esta suscripción. Las condiciones de la nueva suscripción serán idénticas, a excepción de las fechas de vigencia y de expiración.
Cancelar / Cancelar suscripciones seleccionadas Eliminará cualquier período de suscripción no facturado y causará el cese inmediato de la facturación de esta suscripción. Por lo general, las suscripciones se cancelan cuando la relación con la organización ha finalizado definitivamente. El estado de la suscripción será modificado a cancelada.

NOTA   Si ya pasó la fecha de expiración de la suscripción, la opción Cancelar suscripción estará atenuada en el menú contextual. Usted debe primero editar la suscripción para extender la fecha de expiración a una fecha futura, y luego cancelarla.

Activar/Desactivar Seleccionar Desactivar suscripción no elimina ni la suscripción ni los elementos de facturación de suscripción en Contratos > Aprobar y contabilizar > Aprobar y contabilizar > pestaña Suscripciones. Una bandera indica que hay problemas. Por ejemplo, problemas de pago que deben ser resueltos, para que así la suscripción esté efectivamente en espera. "Inactivo" debe ser una condición temporal para las suscripciones.
Las suscripciones inactivas pueden ser reactivadas desde el menú.
Eliminar / Eliminar suscripciones seleccionadas La eliminación es solo posible si no se ha contabilizado aún ningún elemento facturado de suscripción. Una vez que los elementos hayan sido contabilizados y facturados, necesitará usar Cancelar para eliminar todos los elementos de facturación futuros.
No se puede deshacer la eliminación. No quedará ninguna mención a la suscripción luego de la eliminación.