Diseñar una plantilla de cotización

Las plantillas de cotización son creadas y editadas en una interfaz WYSIWYG que le brinda una vista previa en tiempo real de cómo se verá la cotización, y que le permite abrir la página de editor de cada sección.

NOTA  Práctica recomendada: A menos que sea un programador experimentado de HTML, es mucho más fácil seleccionar la plantilla más parecida a la cotización que desee crear y luego editarla, que crear una cotización completamente nueva.

La página de vista previa se divide en secciones. Al desplazar el cursor sobre una sección, esta se vuelve sombreada.

• Haga clic en Editar en la sección sombreada para abrir el editor de la sección.
• Haga clic en Aceptar en el editor de la sección para volver a la página de vista previa de la plantilla y ver sus cambios a esa sección.

IMPORTANTE  Los cambios realizados en la sección de edición no se guardarán en la plantilla real hasta que usted guarde la página Diseñar plantilla de cotización. Para guardar su trabajo a medida que avanza en él, haga clic en Guardar en el menú Guardar y cerrar.

 

Para agregar, copiar o editar una plantilla de cotización, complete los siguientes pasos:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Para crear una nueva plantilla desde cero, haga clic en Nueva. Para copiar una plantilla, desplace el cursor sobre su menú contextual y seleccione Copiar. La copia se agrega automáticamente a la tabla con Copia (#) antes del nombre de la plantilla copiada.
3. Se abrirá la página Nueva plantilla de cotización. Complete esta página y haga clic en Guardar para abrir la página Diseñar plantilla de cotización. Para más información sobre cómo completar la página Nueva plantilla de cotización, consulte Editar propiedades de plantillas de cotización.
4. Para editar una plantilla existente, desplácese con el cursor sobre el menú contextual de una plantilla de cotización existente y seleccione Diseñar. Se abrirá la página Diseñar plantilla de cotización.

5. En la página Diseñar plantilla de cotización, edite según necesite o complete todas las secciones.

Cada plantilla de cotización consta de las siguientes secciones:

Sección	Descripción
Encabezado	La sección Encabezado aparece en la parte superior de cada página excepto el Apéndice. La altura vertical máxima es 300 píxeles. Si desea que su logotipo u otra información aparezcan en cada página, ubíquelo en esta sección.
Parte superior de la cotización	La sección Parte superior de la cotización aparece una vez en la parte superior de la primera página de la cotización. Utilice esta sección para insertar variables que mostrarán información como el nombre y el número del presupuesto, las condiciones de pago, la fecha de caducidad del presupuesto, la información de contacto de su organización local y el nombre y la información de contacto de la cuenta para la que se preparó el presupuesto. Consulte El Editor HTML. NOTA  Los datos variables de su propia organización proceden de su registro de organización local en Autotask. Consulte Su organización local en Autotask.
Cuerpo de la cotización	Aquí es donde usted configura los contenidos y la disposición de la parte principal de la cotización: la lista de elementos de cotización. Esta sección puede abarcar varias páginas dependiendo del número de elementos de cotización. Para información sobre cómo editar esta página, consulte Configurar el cuerpo de la cotización.
Parte inferior de la cotización	Este contenido se mostrará solo una vez, al final de la última página de la cotización, y es recomendado para información como sub-totales de cotizaciones, detalles de impuestos, y el total general. Usted puede también incluir las líneas Firma y Fecha. Para información adicional sobre estas configuraciones, consulte Parte final de las configuraciones de cotización.
Pie de página	La sección Pie de página aparece en la parte inferior de cada página excepto el Apéndice.
Apéndice	El Apéndice aparecerá al final de la cotización, y comenzando una nueva página. No contendrá ni el encabezado ni el pie de página de la cotización. En esta página, usted puede mostrar sus términos y condiciones. El Apéndice no aparece como una sección en la página Diseñar plantilla de cotización. Para acceder al editor del apéndice, haga clic en Editar apéndice en la parte superior de la página de la plantilla.

6. Desplace el cursor sobre una sección para que se vuelva sombreada y haga clic en Editar. Se abrirá una página para editar la sección.
7. Use el editor HTML para ubicar texto, etiquetas y variables en la plantilla. Consulte El Editor HTML. Para una lista completa de variables disponibles, consulte:

Lista de variables de Autotask

NOTA  Al trabajar con el editor HTML, usted puede aplicar una etiqueta de condición a la mayoría de las variables de plantillas de cotizaciones, para que así sus etiquetas aparezcan solamente cuando contengan información. Consulte Configurar visualización de contenido condicional para variables de plantillas de facturas, órdenes de compra y cotizaciones.

8. Al editar la parte superior o la parte inferior de una cotización, haga clic en Restablecer contenido predeterminado para restablecer esa sección de la cotización al contenido predeterminado estándar de Autotask.

9. Para volver a la plantilla de cotización principal, haga clic en Aceptar. La plantilla presentará una vista previa de como se verán las cotizaciones, con las variables entre corchetes y formato de texto aplicado.
10. Para modificar las propiedades de plantillas, haga clic en Editar propiedades de plantillas en la barra de menú.
11. Para editar el Apéndice, haga clic en Editar apéndice en la barra de menú.
12. Para apreciar cómo la cotización se vería como un documento PDF, haga clic en Ver PDF.
13. Haga clic en Guardar para guardar la plantilla y seguir en la página Diseñar, Guardar y cerrar para guardar o cerrar la página, o haga clic en Cancelar.

IMPORTANTE  Sus cambios no serán guardados hasta que haga clic en Guardar o Guardar y cerrar en la página Diseñar plantilla de cotización.