Descripción general
A muchos clientes de Autotask les gusta la sencillez de facturar a sus clientes una cantidad fija mensual por usuario final (contacto) o por dispositivo. Es transparente para los clientes y genera un flujo de ingresos predecible para proveedores de servicio. El recuento de unidades es automatizado y el esfuerzo por generar facturas se reduce de manera significativa. Al mismo tiempo, Autotask ha incorporado mucha flexibilidad para brindar soporte a un gran número de casos de uso.
EJEMPLO Su cliente tiene siete contactos a los que rige el contacto de usted. Están asociados con el producto de facturación de "Servicios gestionados: Basados en usuario", por los que usted cobra $100 al mes. También está facturando por el dispositivo para cuatro dispositivos Datto Siris que están proporcionando servicios de continuidad.
Poco después de la medianoche (de la zona horaria de tu ubicación predeterminada) de una fecha que selecciones, los contactos o dispositivos activos se contabilizan automáticamente y se crean los cargos para el siguiente periodo de facturación. A diferencia de los servicios o las compras de bloque horario, los futuros eventos de facturación no tienen que ser pre-creados. Como con todos los cargos, estos pueden editarse antes de aprobarse y contabilizarse. Consulte Cargos de contrato generados de reglas de facturación.
Además de los precios estándar (fijos), los productos de facturación de contactos y dispositivos admiten precios por volumen y por niveles, una función que no está disponible con los productos estándar. Consulte Configurar precios basados en volumen y niveles. Aparecen en la Lista de precios, con "(Por contacto)" o "(Por dispositivo)" añadido al nombre. Consulte Gestionar su lista de precios.
Comparación de la facturación por contacto/dispositivo con las suscripciones y los servicios recurrentes
A primera vista, puede parecer que la facturación por contacto/dispositivo se parece mucho a la facturación por suscripción o a los contratos de servicios recurrentes. Los tres generan elementos de facturación recurrente. La tabla comparativa mostrará, sin embargo, que la facturación por contacto/dispositivo tiene una serie de ventajas que las otras opciones no pueden igualar.
Comparación de opciones de facturación
| Opción | Ventajas | Desventajas |
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Facturación por contacto o por dispositivo |
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Facturación de suscripciones
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Facturación de servicios recurrentes
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Cómo sabe Autotask PSA qué facturar
- Autotask ha creado productos de facturación especiales para facturar por contacto o dispositivo. Su primer paso es definir estas ofertas.
EJEMPLO Le ofreceremos un producto denominado "Servicios gestionados: Basado en el usuario" para un contacto por un cargo mensual de $100.
EJEMPLO Le ofreceremos "Servicios de continuidad" para un dispositivo por $400 al mes.
- El siguiente paso es asociar cada contacto y dispositivo al producto de facturación adecuado.
EJEMPLO Todos los contactos en Franklin Associates están asociados con "Servicios gestionados: Basado en el usuario"
EJEMPLO 4 dispositivos Datto Siris están cubiertos por un producto denominado "Servicios de continuidad".
- Configuramos un contrato como el vehículo de facturación y configuramos las reglas de facturación para ambos productos de facturación.
EJEMPLO Creamos un contrato denominado "Franklin Associates RBB" y añadimos dos reglas de facturación para los productos de facturación "Servicios gestionados: Basado en el usuario" y "Servicios de continuidad".
NOTA Los productos de facturación son el elemento que conecta los contactos y dispositivos con las normas de facturación y el contrato. Autotask sabe que la regla de facturación de un producto de facturación es la forma de facturar los contactos y dispositivos asociados a los mismos productos de facturación. No es necesario que cree manualmente una conexión explícita.
- En la fecha "Determinar unidades/Crear cargos en:", las reglas de facturación cuentan los contactos y dispositivos que comparten el mismo producto de facturación. Este recuento es el recuento unitario del producto de facturación para el siguiente período de facturación. Se crean los cargos pertinentes para el siguiente período de facturación. La fecha del elemento de configuración es la fecha de inicio del periodo de facturación.
EJEMPLO Las reglas de facturación encontraron 7 contactos y 4 dispositivos que coincidían con su producto de facturación.
- Los cargos son aprobados y contabilizados. Como cualquier otro cargo, pueden editarse fácilmente antes de contabilizarse.
- Los cargos se facturan. Una configuración de reglas de facturación determina si los contactos y dispositivos cubiertos se enumerarán individualmente.
Configuración
Consulte Automatizar facturación para dispositivos.
Prácticas recomendadas
Asociar automáticamente los dispositivos a los productos de facturación
En la página Asociaciones de productos de facturación automatizada, puede asignar dispositivos a productos de facturación en función del tipo de dispositivo o producto, la fuente y la organización del cliente. Cuando se crea el dispositivo, la asignación se comprueba y se aplica a todos los dispositivos que cumplen todas las condiciones.
La mejor práctica consiste en asignar los dispositivos en función de su tipo. El producto dispositivo es una opción más granular, pero tenga en cuenta que está limitado a 150 asociaciones. La organización del cliente y el origen del dispositivo se utilizan más a menudo como una condición adicional o limitador, no como la única condición, ya que es poco probable que quiera dar soporte a un Datto SIRIS por la misma cantidad mensual que a un portátil.
Consulte Asociaciones automatizadas de productos de facturación.
Usar un contrato de precio fijo
Técnicamente, las reglas de facturación pueden estar asociadas con cualquier tipo de contrato. Sin embargo, la mejor práctica es utilizar un contrato de precio fijo o de servicio recurrente. De esa manera, es posible capturar el costo de mano de obra sin doble facturación, además de los ingresos de las reglas de facturación.
Usar un contrato aparte si desea rastrear la rentabilidad
Puede añadir reglas de facturación a cualquier contrato nuevo o existente que genere otros elementos de facturación, pero si desea calcular la rentabilidad de la facturación basada en contactos o dispositivos y quiere que las cosas sean sencillas, le recomendamos que cree un contrato independiente para este fin.
Si no aplica la regla de facturación, configure un contrato de exclusión.
Si está en un escenario en que todo el soporte diurno está cubierto, pero de todos modos quiere cobrar por soporte en horas extra, su mejor opción es usar un contrato de exclusión en vez de configurar un contrato de tiempo y materiales para la regla de facturación y luego asegurarse de que no sea facturable ningún tipo de trabajo excepto aquel no cubierto por la regla de facturación.
Utilice un producto de facturación por contacto o dispositivo
Es posible asociar varios productos de facturación a un contacto o dispositivo, pero es mucho más fácil de entender para sus clientes si cada contacto o dispositivo está asociado a un solo producto de facturación. También reduce el esfuerzo administrativo. Es mucho más fácil crear productos de facturación adicionales en un lugar (en su lista de productos), en vez de aplicar "Soporte básico" a todos y "Soporte ejecutivo" a individuos en específico.
Usar tasación de Admin.
Usted puede escoger usar la tasación en la lista de productos, o bien editar precios a nivel de contrato. Si mantiene la tasación de Admin., todos los cambios de precio se aplican automáticamente a todos los contratos con los que estén asociados.
Recuento y facturación el mismo día
La Fecha de inicio de la regla de facturación (y su recurrencia mensual) es la fecha del elemento de facturación de los cargos. La fecha de Determinar unidades/Crear cargos el es la fecha en que se recuenta el número de unidades que usted va a facturar. Sin embargo, usted está siempre facturando el número de unidades consideradas en la fecha de facturación o antes de esta. Para sus clientes, será mucho más fácil de entender si usted recuenta unidades el día que facture. Se traduce así: "El 1 de junio, contamos 5 contactos, y se nos facturaron 5 contactos para junio".
Utilice el mismo día del mes para la facturación por contacto o por dispositivo
Ya sea a principios, mediados o finales de mes, utilice el mismo día del mes para toda la facturación por contacto o por dispositivo para simplificar la resolución de problemas.
Si desea mantenerlo simple, no se preocupe del prorrateo.
Para sus clientes, el prorrateo está solamente disponible al comienzo, pero no al final. Independientemente del momento en que el contacto abandone la organización, a su cliente siempre se le facturará un último periodo de facturación completo. Con el tiempo, las llegadas y las partidas a mitad de período se equilibrarán. Renunciar al prorrateo dará lugar a un cargo por contacto o dispositivo y simplificará la resolución de problemas.
Revaluar la facturación de suscripciones y servicios recurrentes
Usted puede estar actualmente usando suscripciones para facturar cargos recurrentes generados por servicio de licencias de software o servicio recurrente o paquetes de servicio para facturar servicios mensuales. Todos tienen una sobrecarga de mantenimiento más alta que la facturación basada en reglas. Debe revaluar todos los métodos de facturación y reemplazarlos con reglas de facturación cuando sea pertinente.
