Agregar o editar plantillas de mensajes de correo electrónico para facturas o cotizaciones

Para plantillas de mensajes de correo electrónico de facturas:

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para configurar Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para configurar Contratos y Anular contabilización. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > Finanzas, Contabilidad y Generación de facturas > Facturas > Mensajes de correo electrónico de facturas

NAVEGACIÓN Contratos > Herramientas / Configuración > Mensajes de correo electrónico de facturas

Para plantillas de mensajes de correo electrónico de cotizaciones

SEGURIDAD  Nivel de seguridad que incluye acceso a CRM y permiso para gestionar plantillas de cotizaciones y mensajes de correo electrónico de cotizaciones.

NAVEGACIÓN > CRM > Herramientas/Configuración > Mensajes de correo electrónico de cotizaciones

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Haga clic en Nuevo mensaje de correo electrónico para crear un nuevo correo electrónico, o bien,

Ubique una plantilla que desee editar, desplace el cursor sobre el menú contextual y seleccione Editar.

3. Complete el mensaje de correo electrónico como se describe en la tabla a continuación.

Campo o Casilla de verificación	Descripción
Información general
Nombre	Ingrese un nombre descriptivo. El nombre aparecerá en la lista de páginas Mensaje de correo electrónico y en el menú Mensaje de correo electrónico de las páginas Configuración de factura o Presupuesto.
Descripción	Ingrese una descripción que ayude a otros usuarios a saber cómo y cuándo usar esta plantilla.
Activa	Haga clic para seleccionar o desmarcar la casilla. Para plantillas predeterminadas de Autotask, la casilla aparece seleccionada y no puede desmarcarse.
Adjuntar cotización como PDF (solo mensajes de correo electrónico de cotizaciones)	Seleccione la casilla si desea adjuntar automáticamente al mensaje una copia en PDF de la cotización. Esta casilla de verificación aparece solamente en las plantillas de Mensajes de correo electrónico de cotizaciones. Los mensajes de correo electrónico de facturas automáticamente incluyen una copia en PDF de la factura.
Mensaje de correo electrónico
Enviar desde: Nombre de pila Enviar desde - Apellido	Opcional. Si deja estos campos en blanco, en el mensaje aparecerá el remitente, el nombre de pila y el apellido del usuario que publica la factura o cotización asociadas. Si desea que aparezca un remitente distinto, ingrese el nombre de pila y los apellidos de esa persona.
Enviar desde: Correo electrónico	Opcional. Si deja este campo en blanco, el mensaje se enviará desde su dirección de correo electrónico de soporte. Consulte Configurar una dirección de correo electrónico de soporte predeterminada.
CC y CCO	Para enviar una copia o una copia ciega del mensaje y de las facturas o cotizaciones asociadas a direcciones de correo electrónico adicionales, ingrese esas direcciones en los campos CC o CCO. Separe varias direcciones con punto y coma (;). NOTA  También puede establecer las opciones CC y CCO a nivel de organización en las páginas Configuración de factura o Configuración de presupuesto de la organización. Autotask combina la configuración del destinatario tanto de la página Configuración como de la página Plantilla de mensaje de correo electrónico y, a continuación, elimina los duplicados. Consulte Ficha y página de configuración de la factura o La pestaña y la página Configuraciones de cotización.
CCO al responsable de empresa	Seleccione esta casilla de verificación para enviar una copia del mensaje al responsable de empresa asociado con la factura o la cotización. La información del responsable de empresa no aparecerá en el mensaje. Note que la configuración en la plantilla de factura sobrescribirá su selección manual. Debe asegurarse de que la configuración sea correcta en la plantilla.
Asunto del correo electrónico	Ingrese el texto que aparecerá en la línea Asunto en el mensaje. Para ingresar una variable en la línea Asunto, haga clic en el ícono Insertar variable para abrir el diálogo Variables.
Formato del correo electrónico	Seleccione HTML o Texto sin formato como el formato de su mensaje. Si no está familiarizado con qué opción elegir, consulte Opciones de formato de correo electrónico: HTML o texto sin formato..
Cuerpo del correo electrónico: HTML	Introduzca el texto de su correo electrónico en el área de contenido e inserte las variables de organización o factura que necesite en el cuerpo del mensaje. Consulte El Editor HTML.
Enviar correo electrónico de prueba a	Para enviar el correo electrónico usted mismo y comprobar su apariencia, ingrese su dirección de correo electrónico y haga clic en Enviar correo electrónico de prueba. Note que en el correo electrónico de prueba aparecerán los nombres de las variables y no la información real.
Enviar correo electrónico de prueba	IMPORTANTE  Al hacer clic en este botón, el mensaje de correo electrónico se guarda en su estado actual y será la versión guardada incluso si después hace clic en Cancelar.

4. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Práctica recomendada: Edite el texto de los mensajes de correo electrónico predeterminados de facturas y cotizaciones de Autotask, para que sean adecuados para la mayor parte de sus clientes, o bien, cree un nuevo mensaje de correo electrónico de factura o cotización y asígnelo como el mensaje predeterminado. La plantilla que usted configure como predeterminada se aplicará automáticamente a todos los clientes, pero usted puede agregar plantillas adicionales y especificar un correo electrónico diferente para todo cliente que requiera un mensaje especial. La plantilla de mensaje de correo electrónico que se utilizará para las facturas y presupuestos de una organización se especifica en las páginas Configuración de facturas y Configuración de presupuestos de la organización.

NOTA  Para configurar una plantilla de mensaje como la predeterminada del sistema, vuelva a la página Mensajes de correo electrónico de facturas o Mensajes de correo electrónico de cotizaciones. Desplace el cursor sobre el menú contextual de la plantilla que desee configurar como la predeterminada. Haga clic en Configurar como predeterminada. Ya que puede haber solo una plantilla predeterminada, al configurar la nueva plantilla predeterminada, automáticamente sobrescribirá cualquier configuración predeterminada previa. Para información sobre cómo acceder a las páginas de Mensajes de correo electrónico, consulte Gestionar mensajes de correo electrónico de facturas o Gestionar mensajes de correo electrónico de cotizaciones.

NOTA  Las variables de fechas en el correo electrónico de factura no respetarán el formato de fecha de la ubicación interna. En cambio, aparecerán de acuerdo al formato nada de ambiguo dd-mmm-aaaa.

La siguientes variables de plantilla de factura, plantilla de cotización y mensaje de correo electrónico de factura aparecerán en la divisa del cliente:

Plantillas de facturas

General:

• [Factura: Importe facturable ajustado]
• [Factura: Importe facturable total antes de los ajustes]
• [Factura: Total general antes de los impuestos]
• [Factura: Impuesto]
• [Factura: Detalles del impuesto]
• [Factura: Total general]
• [Factura: Totales]
• [Factura: Saldo de contrato de bloque horario]
• [Factura: Saldo de contrato de anticipo]
• [Factura: Saldo de contrato por ticket]

Tabla del cuerpo de la factura - Columna Descripción:

• [Elemento facturado: Importe facturable]
• [Elemento facturado: Tarifa/Precio unitario]
• [Elemento facturado: Tasa de impuesto]
• [Elemento facturado: Importe de impuesto]
• [Elemento facturado: Importe facturable + Importe de impuesto]
• [Elemento facturado: Importe deducido de anticipo]
• [Elemento facturado: Importe deducido de anticipo (incluido impuesto)]
• [Elemento facturado: Impuesto deducido de anticipo]
• [Elemento facturado: Importe ajustado]
• [Factura: Importe facturable ajustado]
• [Factura: Importe facturable total antes de los ajustes]
• [Factura: Total general antes de los impuestos]
• [Factura: Impuesto]
• [Factura: Detalles del impuesto]
• [Factura: Total general]
• [Factura: Saldo de contrato de bloque horario]
• [Factura: Saldo de contrato de anticipo]
• [Factura: Saldo de contrato por ticket]
• [Cargo: Precio unitario]
• [Cargo: Importe facturable]
• [Gasto: Importe facturable]
• [Suscripción: Precio del período]
• [Suscripción: Precio total]
• [Servicio/Paquete: Precio unitario]
• [Servicio/Paquete: Importe facturable]
• [Hito: Importe]

Mensajes de correo electrónico de facturas

• [Total general]

Plantillas de cotizaciones

General:

• [Cotización: Detalles del impuesto]
• [Cotización: Impuesto]
• [Cotización: Total general]

Tabla Cuerpo de la Cotización- Columna Artículo:

• [Elemento de cotización: Precio unitario]
• [Elemento de cotización: Precio total]
• [Elemento de cotización: Descuento unitario]
• [Elemento de cotización: Descuento de línea]

Todas las otras variables de divisa aparecerán en la divisa interna, y se obtendrán o calcularán de los valores guardados de la divisa interna de todos los elementos relevantes.