Cómo los proyectos son parte del flujo de trabajo general de Autotask.

Prepare una propuesta de proyecto en el módulo Proyectos Si es necesario, consulte con un experto en redes para que pueda resumir las fases y las tareas que deben ser completadas. Luego, vea la disponibilidad de sus recursos, estime el tiempo requerido, planee el presupuesto y estime el precio del proyecto para gestionar expectativas internas y externas.

Usted puede crear una propuesta original o, si ha hecho proyectos similares en el pasado, usar información de una plantilla de proyecto. Luego de que gane la oportunidad, la propuesta de proyecto eliminará todas las preocupaciones de cómo ha llegado al presupuesto y el precio propuestos.

Si su empresa trabaja con oportunidades de ventas en el módulo CRM, usted puede crear una oportunidad y vincular la propuesta a esa oportunidad. Las oportunidades registran y supervisan ingresos proyectados. Si usa el módulo Aprovisionamiento, podrá generar y seguir el avance de un pedido de venta. En algunas organizaciones, la oportunidad puede ser creada antes de la propuesta, especialmente si usted tiene un equipo de ventas aparte. Consulte Oportunidad y Proyecto de propuesta.

Ya sea si comienza con la propuesta o la oportunidad, cuando las vincule, usted puede generar una cotización que combine todos los elementos de mano de obra en la propuesta y los presente como un solo elemento de línea de mano de obra. La cotización puede incluir productos y servicios adicionales relacionados con la oportunidad. Los costos cotizados adicionales pueden ser facturados más tarde como cargos de proyecto.

Si usa cotizaciones, puede enviar la cotización por correo electrónico directamente al cliente para revisión y comentarios Consulte Mano de obra de cotización basada en una propuesta de proyecto.

Cuando gane la oportunidad, el Asistente de oportunidades ganadas convertirá la propuesta de proyecto vinculada en un proyecto de cliente activo. Las tareas del proyecto serán asignadas y usted puede comenzar a gestionar el proyecto en Autotask.

Puede ser que también utilice la característica de combinación en Word de Autotask para tomar la información de la propuesta del proyecto y exportarla a un documento de Word que puede utilizar como declaración del trabajo (DDT) para que su cliente la revise y firme. Consulte Paso 4: Seleccione acciones.

Otra opción es integrar el proceso con una aplicación externa de generación de cotizaciones. Algunos productos externos ofrecen integraciones con Autotask. Otros pueden importar datos que usted exporta desde Autotask PSA en forma de hojas de cálculo CSV. Para más sobre integraciones de productos, consulte Generación de cotizaciones e integraciones de aprovisionamiento.

Si utiliza Microsoft Excel para gestionar proyectos, puede ser que también elija trabajar en Excel durante el proceso de cotización y propuesta, y después simplemente importar los datos a Autotask. Una vez que su proyecto esté en Autotask, podrá facturar trabajo de proyecto y rastrear el avance de su proyecto mediante el uso de reportes de tareas, recursos y datos financieros. Consulte Rellenar la plantilla de importación Fases y Tareas de proyecto.

Una vez que haya obtenido el contrato, podrá perfeccionar su proyecto en fases específicas con tareas detalladas, y programar recursos para el trabajo.

Si ha importado su proyecto desde una aplicación externa, muchas de sus fases y tareas habrán sido ya creadas y solo necesitará ajustarlas. Consulte La página Programa del proyecto.

Usted puede acceder fácilmente a toda la información de proyecto, incluido el programa, desde las páginas del proyecto. Incluso los diseños, las especificaciones y otros documentos externos pueden ser almacenados como archivos adjuntos de proyectos.

Los recursos pueden ser automáticamente notificados de sus tareas asignadas. Pueden acceder a tareas desde el programa del proyecto o su página Mis tareas y tickets, ingresar su tiempo directamente en la tarea y actualizar el estado de tarea a medida que avance el trabajo.

Las entradas de mano de obra y cargo están automáticamente disponibles para facturación. El programa, las pestañas de proyecto en el tablero y los reportes brindan información útil sobre ingresos, plazos, tareas vencidas y disponibilidad de recursos. Si es necesario, usted puede ajustar el programa y mover las tareas a medida que se desarrolle el proyecto.

Hay varias maneras de facturar a un cliente por trabajo completado y cargos asociados. Usted puede:

• Facturar horas y cargos de mano de obra usando sus tarifas predeterminadas y programa de facturación estándares (cada quince días, por ejemplo).
• Facturar horas y cargos de mano de obra usando tarifas especiales para este cliente (aplicando un contrato de tipo Tiempo y materiales al proyecto).
• Facturar una tarifa fija por todo el trabajo, en partes, a medida que se complete el trabajo. En Autotask, estas partes se denominan "hitos" y pueden estar asociadas con fases del proyecto. En el proyecto de evaluación de red, por ejemplo, podríamos facturar por la finalización de la evaluación de la red y luego otra vez por la presentación de hallazgos y recomendaciones.

Es muy probable que usted tenga en el futuro tipos específicos de proyectos que venderá continuamente a clientes distintos. Para ahorrar tiempo y simplificar la gestión de proyectos de tales proyectos, cree una plantilla de proyecto que pueda usar cada vez. O bien, puede también hacer esto en Excel para después importarlo a Autotask para cada nuevo proyecto. Consulte Guardar un proyecto como una plantilla.