El calendario de usuario único

SEGURIDAD  Todos los usuarios

NAVEGACIÓN Calendario > haga clic en cualquier fecha

NAVEGACIÓN Mi(s) > Varios > Calendario

Cuando abra su calendario, el campo de fecha mostrará la fecha actual. Para seleccionar que una fecha diferente aparezca en el calendario:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Ingrese la fecha que quiera que aparezca directamente en el campo de fecha.

3. O bien, haga clic en el ícono de calendario en la barra de menú para abrir el calendario de navegación. Haga clic en la fecha que quiera que aparezca.
4. Para navegar a un mes diferente, use los íconos Adelante y Atrás. Las flechas simples le permitirán desplazarse al mes anterior o al mes siguiente, mientras que las flechas dobles lo llevarán al mes seleccionado del año anterior o del año siguiente.

La vista de calendario predeterminada es la vista de día individual del día actual. Esta opción aparece en la barra de menús como un 1. Haga clic en un número diferente para cambiar la vista.

Las opciones son las siguientes:

• Semana de siete días que comienza en la fecha que aparece en el campo Fecha (+7)
• Semana de cinco días que comienza el lunes y termina el viernes (5)
• Semana de siete días que comienza el domingo y termina el sábado (7)

NOTA  El Primer día de la semana es una configuración a nivel de ubicación. Un administrador puede seleccionar Lunes como el Primer día de la semana para su ubicación. Consulte Ubicaciones internas.

Usted puede programar nuevos elementos de calendario por medio del menú Nuevo:

Las selecciones en este sub-menú están determinadas por los módulos de Autotask PSA a los que usted tiene acceso. Solo las citas, que usted usa para ordenar tiempo en su programa, están disponibles para todos los usuarios de Autotask PSA.

Todos los otros elementos de calendario requieren acceso a módulos o extensiones de Autotask PSA adicionales:

• Llamadas de servicio. Para crear llamadas de servicio en su calendario por medio de las páginas Llamada rápida o Llamada de servicio, usted debe tener permiso para ver todos los tickets, y el Calendario de distribución debe estar habilitado para su organización. Consulte Agregar una llamada rápida y Agregar y editar llamadas de servicio.
• Las tareas pendientes son citas de ventas que requieren acceso al módulo CRM. Consulte Agregar y gestionar tareas pendientes.
• Las citas recurrentes pueden mostrarse, pero deben ser creadas en Microsoft Outlook y transferidas a Autotask PSA. La transferencia de citas recurrentes requiere la instalación de la extensión MS Outlook de Autotask. Consulte Agregar y gestionar citas.
 

Bajo la barra de menús del calendario, se muestran las fechas de su vista de calendario seleccionada. Cada día está codificado por color con las métricas de uso de su propio recurso:

• Rojo: Menos del 25% de su día de trabajo está programado.
• Amarillo: Entre 50% y 75% de su día de trabajo está programado.
• Verde: Más del 75% de su día de trabajo está programado.

Desplazar el cursor sobre la fecha hará que aparezca un cuadro de información sobre herramientas con detalles sobre sus métricas. Estos son los siguientes: (horas programadas/horas disponibles) (porcentaje de tiempo disponible utilizado) (total de horas disponibles restantes).

Si usted está en una vista de varios días, cada fecha individual aparece como un hipervínculo. Para ir a la vista individual de un día, haga clic en el vínculo de la fecha.

El programa mismo aparece en una vista por hora. Cuando usted abre el calendario, este se desplaza para mostrar las horas de oficina de 8 am a 5 pm, sin importar la vista de calendario seleccionada (1,5,7+ o 7 días).

Los elementos de calendario que tienen una hora de inicio y finalización aparecen en rectángulos codificados por color en sus respectivos intervalos de tiempo.

Los elementos sin una hora de inicio o finalización específicos, tales como tiempo de ausencia aprobado sin una hora de inicio y detención, se muestran sobre el intervalo de tiempo 12 am.

Haga clic en Ver mis elementos programados en el menú del calendario para abrir una página flotante que muestra las llamadas de servicio incompletas de los últimos 12 meses, las próximas llamadas de servicio, las tareas pendientes de hoy y las tareas pendientes incompletas.

Esta ventana emergente puede ser arrastrada a cualquier sector del calendario o puede ser cerrada.

Si hace clic con el botón derecho en un elemento de esta lista, se abre el menú contextual de llamada de servicio o de tareas pendientes.

Los usuarios de Autotask PSA con permiso para ver todos los tickets verán una lista desplegable de recursos en la parte superior de Mi calendario, que contiene una lista de todos los recursos activos.

Usted podrá crear, editar y eliminar citas de cualquier recurso cuyo calendario pueda visualizar.

Usted también podrá gestionar llamadas de servicio y llamadas rápidas para otros usuarios si está habilitada la siguiente configuración del sistema (consulte Establecer configuraciones del sistema): > Admin. > Configuraciones del sistema > Atención al cliente > Permitir a los usuarios con acceso a Atención al cliente crear, editar y eliminar llamadas de servicio/llamadas rápidas para otros recursos en el Calendario de distribución.

La capacidad de gestionar las tareas pendientes de otros usuarios viene determinada por sus permisos de nivel de seguridad de CRM para añadir, editar o eliminar tareas pendientes.

Para visualizar el calendario de otro usuario:

1. Haga clic en la lista desplegable Recurso.
2. Seleccione un recurso.