Agregar y gestionar tareas pendientes

SEGURIDAD  El permiso para agregar, editar o eliminar tareas pendientes es regido por los permisos de objeto de CRM del nivel de seguridad del usuario. Estos determinan si los usuarios pueden editar o eliminar Todo, Míos o Ninguno.

NAVEGACIÓN > CRM > Tareas pendientes, y pestañas accesorias de organizaciones, contactos, oportunidades, contratos y tickets asociados a la tarea pendiente.

Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba. Para información general acerca de tareas pendientes, consulte Acerca de tareas pendientes y notas de CRM.

Si el contacto (o el contacto asociado con la oportunidad o la tarea pendiente que esté viendo o editando) ha optado por no recibir solicitudes de venta, usted verá un titular de página rosado al principio de la página. En una oportunidad, aparecerá este mensaje emergente si el contacto asociado ha optado por no recibir solicitudes de venta, incluso si el campo de contacto está oculto por la categoría de oportunidad.

IMPORTANTE  Nota para los clientes en la Unión Europea: En virtud del Reglamento general de protección de datos de la Unión Europea, sus clientes tienen el derecho de no ser contactados, el que se hace cumplir al presentarse la posibilidad de elevadas sanciones. Este titular de página le posibilita distinguir a clientes que hayan optado por no recibir solicitudes de venta, pero debe implementar prácticas comerciales para acatar el reglamento.

Campos Descripción
Nombre de la organización Haga clic en el icono del selector de organizaciones y busque la organización para la que desea programar la tarea, o empiece a escribir el nombre de la organización y, a continuación, haga clic en el icono.Al añadir la tarea desde la página de detalles de la organización, oportunidad o ticket, el campo del nombre de la organización se rellena previamente y es de sólo lectura.

Haga clic en el icono Ver para abrir la página Organización.
Nombre del contacto Opcionalmente, seleccione un Nombre de contacto de la lista de contactos activos asociados a la organización seleccionada. Si la organización tiene más de 50 contactos activos, un campo selector de datos sustituye a la lista desplegable. Haga clic en el ícono Ver para ver los detalles del contacto.
Si la organización es una sub-organización de otra organización, puede seleccionar un contacto de la lista de contactos de la organización matriz que aparecen debajo de una línea discontinua.
Organización y dirección de contacto Tras seleccionar la organización y el contacto, la dirección de cada uno (cuando esté disponible) se muestra como campo de sólo lectura.
Oportunidad Si existen oportunidades activas para la organización seleccionada, puede asociar una a esta tarea. Cuando usted agregue la tarea pendiente desde la página Oportunidad, el campo Nombre de la oportunidad será pre-rellenado y de sólo lectura.
Ticket Como opción, haga referencia a un ticket de la tarea pendiente. Haga clic en el ícono de selector de datos y seleccione el ticket. Si el ticket seleccionado está asociado con una oportunidad, contacto o contrato, esos valores rellenarán la tarea pendiente.
Al agregar la tarea pendiente desde un ticket, el número de ticket rellenará este campo.
Para ver los detalles del ticket, haga clic en el número de ticket en el selector de datos o, si el ticket ya está asociado con la tarea pendiente, haga clic en el ícono Ver.

Para añadir un nuevo ticket a la tarea, haga clic en el icono + y rellene el formulario Nuevo ticket. Para más información, consulte Agregar, copiar y editar tickets

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Contrato Como opción, haga referencia a un contrato de la tarea pendiente. Haga clic en el ícono de selector de datos y seleccione el contrato.
Si usted agrega la tarea pendiente desde un ticket que tiene un contrato asociado, el campo Contrato es pre-rellenado
Para ver la página de Resumen del contrato seleccionado, haga clic en el ícono Ver.
Tipo de acción* Seleccione el tipo de acción que mejor describe la actividad desde la lista de tipos de acción. Los tipos de acción determinan dónde se mostrará la tarea pendiente en Autotask. Para más información sobre tipos de acción, consulte Acerca de tareas pendientes y notas de CRM.
Asignado a* Este campo es rellenado con su nombre. Para programar esta tarea pendiente para otro usuario, seleccione aquel usuario de la lista en el campo Asignado a. Note que la lista contiene solamente usuarios con acceso al módulo CRM.
Fecha y hora de inicio y finalización* Ingrese una fecha y hora de inicio y finalización. Los valores predeterminados son fecha y hora actual y fecha y hora actual +15 minutos.

NOTA  Las tareas pendientes pueden abarcar varios días.
Campo de texto sin título Ingrese una descripción de la actividad planeada en el campo de texto. Este campo es opcional pero le recomendamos que brinde una descripción.

NOTA  Este campo tiene un límite de 32.000 caracteres.
He completado la tarea pendiente Seleccione esta casilla de verificación si se ha completado la tarea pendiente. Cuando se completa una tarea, se crea también una nota que aparece en la búsqueda de notas de CRM y otras listas de notas de CRM.
Fecha de compleción Ingrese o seleccione la fecha en que se completó esta tarea pendiente.
Notas acerca de la tarea pendiente completada Como opción, agregue notas relacionadas con la compleción de la tarea pendiente.
Pestaña Notificación
Notificación Para enviar un correo electrónico de notificación al usuario a quien asignó la tarea pendiente, haga clic en la pestaña Notificación. Para más información sobre notificaciones, consulte Generar una notificación manual.
  1. En la página detallada, lista o tabla, haga clic en Nuevo. En una lista o tabla, haga clic en Nueva tarea.

  1. Rellene todos los campos obligatorios.
  2. Haga clic en Guardar y cerrar.
  1. En su calendario, haga clic con el botón derecho del ratón sobre un intervalo de tiempo en el programa y seleccione Nueva tarea pendiente para abrir la página Nueva tarea pendiente con la fecha de inicio, la hora de inicio, la fecha de finalización y la hora de finalización completadas, según el intervalo de tiempo.

O, en la barra de menús del Calendario o el Calendario de distribución, haga clic en Nueva > Tarea pendiente. No hay horas ni fechas especificadas.

  1. Rellene o edite los campos como se describió anteriormente.

La tarea pendiente aparecerá en su Calendario de Autotask y en el Calendario de distribución, ya sea en la cuadrícula de programa o en la lista de mis tareas pendientes, o ambas, dependiendo del tipo de acción de la tarea pendiente.

Cuando la extensión MS Outlook de Autotask PSA esté disponible, usted también podrá iniciar la página Nueva tarea pendiente desde dentro de la extensión. Autotask no necesita estar abierto, pero Microsoft Outlook lo debe estar, y la extensión Outlook debe estar configurada.

  1. En la cinta de la pestaña Autotask en Outlook, en el grupo Agregar a Autotask, seleccione Más > Tarea pendiente. Esta acción abrirá la página Nueva tarea pendiente de Autotask.
  2. Cree la nueva tarea pendiente como si lo hiciera en Autotask PSA, y haga clic en Guardar y cerrar. La tarea pendiente será agregada a los calendarios de Outlook y de Autotask PSA.

NOTA  Los elementos de calendario de Outlook también pueden ser enviados al calendario de Autotask como tarea pendiente.

Usted puede abrir la página Editar tarea pendiente desde cualquier lista de tareas pendientes. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una tarea pendiente y seleccione Editar tarea pendiente, o haga clic en el ícono Editar donde esté disponible.

Todo usuario con acceso al módulo CRM puede editar todos los campos en una tarea pendiente en cualquier momento. Para información sobre cómo editar campos específicos, consulte Campos de Tareas pendientes, más arriba.