Agregar y gestionar citas

SEGURIDAD  Todos los usuarios pueden gestionar sus propias citas. Para gestionar citas para otros en el Calendario de distribución, > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Configuraciones del sistema > Atención al cliente > Permitir a los usuarios que pueden ver todos los tickets ver, editar y programar tareas de proyecto en el Calendario de distribución debe estar seleccionado.

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NAVEGACIÓN Calendario > Calendario de distribución

Las citas son espacios de tiempo programados para actividades no relacionadas con la empresa tales como reuniones o citas personales.

Todos los usuarios de Autotask PSA pueden agregar, editar y eliminar citas por cuenta propia. Estas citas también aparecerán en el Calendario de distribución.

Las citas para los elementos programados son codificados por color, en este caso, en rosado claro. Rosado oscuro indica tiempo de ausencia solicitado o aprobado.

Todos los usuarios pueden programar citas en su calendario Autotask. De modo predeterminado, usted puede solamente programar, editar o eliminar sus propias citas.

NOTA  Si > Admin. > Características y configuraciones > Características de toda la aplicación (compartidas) > Configuración del sistema > Atención al cliente > Permitir a los usuarios que pueden ver todos los tickets ver, editar y programar tareas de proyecto en el Calendario de distribucion está marcada, las citas, incluidas las citas privadas, pueden ser gestionadas por el distribuidor en el Calendario de distribución.

La información de la cita difiere levemente entre los elementos programados y el tiempo de ausencia solicitado o aprobado.

  • Los elementos programados tienen un tiempo programado y aparecen en un intervalo de tiempo. El intervalo de tiempo muestra el nombre de la cita y su descripción. Desplace el cursor sobre la cita para abrir un cuadro con información de herramientas adicional. Un menú contextual brinda opciones adicionales.
  • Un símbolo de recurrencia indica que la cita es parte de una serie de citas recurrentes que fueron importadas desde Outlook. Las citas recurrentes no pueden ser programadas en Autotask PSA.
  • Las solicitudes de ausencia y el tiempo de ausencia aprobado pueden no tener una hora programada. El tiempo de ausencia no programado aparece en el día programado como un intervalo de tiempo en rosado oscuro al comienzo del programa del día. El tiempo de ausencia programado aparece en rosado oscuro en el intervalo de tiempo pertinente. El intervalo indica el número de horas solicitadas y si se ha aprobado o no la solicitud de ausencia.

NOTA  El tiempo de ausencia es solicitado y aprobado en > Hojas horarias. No es posible gestionar tiempo de ausencia en su calendario o en el Calendario de distribución.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba. Haga clic en el botón derecho sobre una franja de tiempo y seleccione Nueva cita. Las fechas y las horas serán pre-rellenadas.

    O bien, vaya a Nuevo > Cita en la barra de navegación del Calendario o del Calendario de distribución. Las fechas y las horas no serán pre-rellenadas:
  2. Rellene los campos como se describe a continuación:
Campo Descripción
Recurso* El campo está solo habilitado si usted crea una cita para otro recurso. Seleccione el nombre del recurso. Si usted abrió esta página desde el programa de un recurso en el Calendario de distribución, el nombre del recurso será pre-rellenado.
Nombre de la cita* Ingrese el título de la cita.
Descripción de la cita Opcionalmente, ingrese una descripción de la cita.
Fechas y horas de inicio y finalización* Ingrese las fechas y horas de inicio y finalización, si es que aún no han sido completadas.

Una práctica recomendada es ingresar las fechas y las horas en el mismo formato usado en la interfaz. Si usted usa un formato diferente, por ejemplo, si ingresa la fecha en el formato DD.MM.AA. y Autotask PSA muestra las fechas como DD/MM/AAAA, Autotask PSA intentará interpretar y mostrar los datos. Si Autotask no puede hacer esto, los datos no serán aceptados. Para más detalles, consulte Reglas de formato de fechas y entradas de tiempo.

NOTA  Las citas pueden abarcar más de un día.
  1. Haga clic ya sea en Guardar y cerrar o Guardar y nuevo.

La página Cita también puede iniciarse en la extensión MS Outlook de Autotask PSA. No es necesario que Autotask esté abierto, pero Microsoft Outlook lo debe estar, y la extensión Outlook debe estar configurada.

  1. En el menú de Autotask en Outlook, seleccione Agregar cita o haga clic en el botón Agregar cita en el sub-menú de Autotask.

NOTA  En Outlook, solamente puede crear citas para usted. El campo Nombre del recurso será pre-rellenado con su nombre y estará desactivado.

  1. Cree la nueva cita como si lo hiciera en Autotask PSA, y haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Los elementos de calendario creados en Outlook también pueden ser enviados al calendario de Autotask PSA.

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una cita en el Calendario o el Calendario de distribución.
  2. Seleccione Editar cita.
  3. Edite la información en cualquiera de los campos.
  4. Haga clic en Guardar y cerrar.
  1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una cita en el Calendario o el Calendario de distribución.
  2. Seleccione Eliminar cita.
  3. Confirme la eliminación. La eliminación no se podrá deshacer.

Las citas recurrentes son creadas en Outlook como un elemento de calendario recurrente. Si su empresa tiene habilitada la extensión MS Outlook de Autotask, usted puede luego enviar los elementos de calendario recurrentes a Autotask, y estos se mostrarán en su calendario de Autotask y en el Calendario de Distribución.

Las citas recurrentes importadas desde Outlook se diferencian por un símbolo de recurrencia bajo la hora de la cita.

NOTA  Usted no podrá editar una serie de citas recurrentes en Autotask PSA. Usted puede editar cada instancia individual, pero todos los cambios que haga no se escribirán de vuelta en su calendario de Outlook. Por esta razón, le recomendamos que haga cualquier cambio a una cita recurrente en Outlook y luego use la opción Enviar > Elementos de calendario para refrescar el calendario de Autotask PSA.

Cuando elimine una cita recurrente, el sistema le preguntará si desea eliminar solamente esta instancia de la cita, o todas las instancias en la serie.

Haga clic en un botón de radio para hacer su selección, o cancele la eliminación.

NOTA  Es probable que desee eliminar los mismos elementos recurrentes en Outlook, ya que la eliminación en Autotask PSA no se verá reflejada en Outlook.