El Gestor del grupo de contactos
Acerca del Gestor del grupo de contactos
ANTES DE COMENZAR Esta función puede estar oculta en su instancia de Autotask porque no está activada. Si es así, la puede activar en 
> Admin. > Categorías de Admin. > Página Activaciones. Consulte Activaciones.
El Gestor del grupo de contactos de Autotask es una valiosa herramienta de notificación y gestión de contactos para el Servicio de soporte al cliente y marketing. Le permite organizar contactos en grupos flexibles y luego comunicarse con todos los miembros del grupos de una vez. Al mismo tiempo, puede crear tareas pendientes y notas para todos los miembros del grupo para así documentar la comunicación.
Todos los recursos con acceso al módulo CRM pueden acceder a la mayoría de las características del administrador del grupo de contactos. La acción de correo electrónico requiere permiso asignado.
NOTA La opción enviar correo electrónico está diseñada para estar en conformidad con la Ley de Control de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003 (Ley CAN-SPAM, por su sigla en inglés), por lo que incluye una opción para anular la suscripción y características para gestionar contactos que opten por excluirse. Consulte Permitir que los contactos anulen su suscripción.
Ejemplos
Hay un sinfín de maneras de usar esta característica para comunicarse con sus clientes y prospectos, crear tareas pendientes de seguimiento, y documentar sus comunicaciones con notas.
EJEMPLO Ejemplo 1: Su empresa quiere informar a todos los impulsores de productos de sus clientes sobre una interrupción programada de mantenimiento. Es posible que ya tenga un grupo de líderes de productos. Si no lo tiene, puede fácilmente agregar uno.
Una vez que abra o cree el grupo de líderes de productos, usted podrá crear y enviar un mensaje de correo electrónico a todos los contactos en el grupo de una sola vez. Además, usted puede agregar una nota de contacto que indique que el contacto fue notificado de la interrupción, además de la fecha de notificación. Si su mensaje de correo electrónico no es muy grande, puede incluso copiar el contenido del mensaje y pegarlo en la anotación.
EJEMPLO Ejemplo 2: Usted acaba de regresar de una feria comercial con una nueva lista de clientes potenciales. Usted quiere enviar un correo electrónico de seguimiento a cada nuevo contacto para informarles que los contactará en cerca de cinco días.
Cuando importe la lista de contactos a Autotask, usted puede agregar los contactos a un grupo existente o crearlos y agregarlos a un nuevo grupo, todo desde la página Importación de datos de contactos. Luego, puede abrir el grupo en la página Gestor del grupo de contactos y seleccionar Enviar correo electrónico.
Al mismo tiempo, usted puede agregar una tarea pendiente de seguimiento para cada contacto y una nota de contacto donde se indique que el correo electrónico fue enviado y que el seguimiento fue asignado. Cuando sus acciones estén listas, haga clic en Ejecutar para enviar el correo electrónico, crear las tareas pendientes y agregar las notas.
Para empezar
Todo recurso con acceso al módulo CRM y permiso para acceder a las características de grupos de contactos puede comenzar a crear grupos de contactos inmediatamente. Una vez que los grupos estén establecidos y usted haya agregado los contactos, usted puede comenzar a crear tareas pendientes y notas de contacto para múltiples contactos de una vez. El permiso para acceder a características de grupos de contactos es una configuración de niveles de seguridad. Consulte Crear o editar un nivel de seguridad personalizado.
Sin embargo, el permiso para enviar correos electrónicos a grupos de contactos está deshabilitado de manera predeterminada y debe ser habilitado de manera individual para cada recurso.
Complete los siguientes pasos:
- Asigne permisos de correo electrónico masivo desde la pestaña Seguridad de gestión de recursos. Consulte Asignar permisos de correos electrónicos masivos.
- Agregue un grupo de contactos. Consulte Agregar y gestionar grupos de contactos.
- Agregue los contactos al grupo. Consulte Gestionar membresía de grupos de contactos. Los contactos también se pueden agregar al grupo desde las páginas Organización y Contacto. Consulte La pestaña Grupos de contactos.
- Configure y ejecute sus acciones de contacto. Consulte Crear y ejecutar acciones de contactos.
- Si usted prefiere, antes de salir de la página de acciones de contacto, puede guardar la página de acciones de contacto actual como una plantilla de acciones de contacto. Para información sobre el uso de plantillas de acciones de contactos, consulte Gestionar plantillas de acciones de contactos.
