Permitir que los contactos anulen su suscripción

Con la creciente preocupación por el aumento exponencial de la cantidad de correos electrónicos no deseados que inundan la banda ancha de Internet y las bandejas de entradas de usuarios, los Estados Unidos, Australia y numerosos otros países están adoptando pautas y/o regulaciones para prácticas de correos electrónicos masivos. Estas pautas y recomendaciones, cuando son seguidas por empresas que llevan a cabo un uso legítimo de correos electrónicos masivos, hacen más fácil que las agencias regulatorias y los proveedores de servicios Internet se enfoquen en quienes abusan del envío de correos electrónicos y en que las configuraciones de seguridad filtren los correos electrónicos no deseados.

Muchas de estas pautas y regulaciones están basadas en las recomendaciones de ICANN (Corporación para la Asignación de Nombres y Números de Internet). Para cumplir con las recomendaciones de ICANN y de la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003 (CAN-SPAM, según su sigla en inglés), Autotask PSA incluye la opción de anular la suscripción en todos los correos electrónicos del Gestor del grupo de contactos.

Cuando un contacto opta por no recibir sus correos electrónicos, Autotask PSA automáticamente los quita de sus grupos de contactos. Existe una cantidad de razones legítimas por las que usted podría aún necesitar enviar mensajes a aquellos contactos, por ejemplo, brindar actualizaciones técnicas o información sobre interrupciones planificadas de servicios.

NOTA  Es su responsabilidad quitar cualquier contacto no suscrito de las listas de contactos que recibirán mensajes comerciales.

Cuando un contacto hace clic en el vínculo para no recibir correos electrónicos, ocurre lo siguiente en Autotask PSA.

• El contacto es marcado en Autotask como que optó por no recibir correos electrónicos masivos comerciales. Se almacena la fecha de anulación de suscripción.

Si el contacto anula la suscripción múltiples veces, se almacena y muestra la fecha más reciente de anulación de suscripción.

• La marca de anulación de suscripción se asocia con el contrato por dirección de correo electrónico, no por nombre. De este modo, un contacto puede fácilmente anular la suscripción de múltiples usuarios que comparten una dirección de correo electrónico.
• En la página Editar contacto, una casilla de verificación denominada "El contacto no está suscrito a correos electrónicos del Gestor del grupo de contactos" es automáticamente seleccionada. La fecha de anulación de suscripción aparece bajo la etiqueta de la casilla de verificación.
• La fecha de anulación de suscripción aparece en la columna Fecha de anulación de suscripción del Gestor del grupo de contactos.
• Los contactos no suscritos siguen activos en los Grupos de contactos y aparecen en la tabla del Administrador de grupos de contactos. En la tabla, la columna Fecha de baja muestra la fecha en la que el contacto se dio de baja.

NOTA  Es responsabilidad de su empresa quitar contactos no suscritos desde listas de correos electrónicos masivos comerciales dentro de los diez días recomendados por la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003.

• Los contactos no suscritos pueden aún ser incluidos en grupos para recibir correos electrónicos técnicos y no comerciales.
• Si usted incluyó un contacto en una lista asociada con una acción de correo electrónico programada, y el contacto anula su suscripción antes de que el correo electrónico programado se procese, no hay actualmente ninguna manera de quitar el contacto de los correos electrónicos programados sin cancelar ni volver a ejecutar el correo.

Aunque la opción de anulación de suscripción no evita que usted incluya un contacto en correos electrónicos masivos, incluir un contacto en correos comerciales a menos de 30 días después de la fecha de anulación de suscripción violaría la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003.

Además del requisito de incluir una opción para anular la suscripción en correos electrónicos, la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003 especifica lo siguiente:

• Cualquier destinatario que elija anular su suscripción a correos electrónicos masivos debe quitarse de las listas de correos electrónicos masivos dentro de 10 días.
• La opción para anular la suscripción debe mantenerse por un mínimo de 30 días.

La opción para anular la suscripción en Autotask le permite cumplir fácilmente con los requerimientos de la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003, al mismo tiempo que le permite continuar comunicando información técnica y de conocimiento de productos según sea necesario. Usted también puede rastrear la fecha de anulación de suscripción del contacto si usted elige respetar la recomendación de la Ley de Pornografía y Mercadeo No Solicitados de 2003 de esperar 30 días antes de volver a enviar correos electrónicos comerciales al contacto.

NOTA  Si usted usa la característica Programar correos electrónicos, no hay una opción para quitar un contacto de los correos programados una vez que el correo esté en la cola y aparezca en la lista de correos electrónicos programados.

Quitar contactos no suscritos de la lista

Si usted planea enviar un correo electrónico comercial a los contactos en un grupo, y el grupo incluye uno o más contactos que han optado por no recibir correos electrónicos, usted debe seleccionar y quitar contactos no suscritos de la lista. Usted puede quitar todos los contactos que hayan optado por no recibir correos electrónicos o solo los contactos que lo han hecho hace menos de 30 días.

NOTA  Práctica recomendada: Para correos electrónicos comerciales, no incluya ningún contacto que haya optado por no recibir correos electrónicos si la fecha de esta decisión fue hace menos de 30 días.

1. Si usted planea guardar el grupo luego de eliminar los contactos, y desea mantener también el grupo original, vaya primero a la página Gestor del grupo de contactos y copie el grupo.

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el grupo en la lista de la página Gestor del grupo de contactos y seleccione Copiar grupo de contactos. En la página Copiar grupo, ingrese un nombre para el nuevo grupo y haga clic en Guardar y cerrar.

2. En la página Gestor del grupo de contactos, haga clic para seleccionar el grupo original o la copia.

Todos los contactos del grupo original se muestran en la tabla de contactos.

3. Localice y seleccione los contactos no suscritos que desee quitar.

Consulte Localización de contactos no suscritos en la tabla de contactos del Administrador de grupos, más abajo, para sugerencias sobre cómo ubicar y seleccionar los contactos.

4. Haga clic en Quitar y seleccione Quitar contactos seleccionados del grupo.

Se abre un mensaje que confirma que todos los contactos seleccionados se quitaron del grupo.

5. Seleccione Enviar correo electrónico a todos.
6. En la página Acción del contacto, complete acciones de contacto seleccionadas.

Si ha incluido un contacto que está aún no suscrito, por ejemplo, un contacto que anuló su suscripción hace más de 30 días y usted quiero mantenerlo en la lista, usted recibirá un mensaje con la cantidad de contactos no suscritos que han sido incluidos.

Usted puede elegir enviar el correo electrónico a los contactos que hayan optado por no recibir correos electrónicos y luego hacer clic en Aceptar para proceder. Consulte Incluir contactos no suscritos en correos electrónicos masivos, más abajo. O bien, haga clic en Cancelar y regrese al Gestor de grupos para quitar contactos adicionales del grupo.

Localización de contactos no suscritos en la tabla de contactos del Administrador de grupos

Las siguientes son algunas sugerencias para rápidamente localizar contactos no suscritos, y así seleccionarlos para eliminarlos del grupo actual.

NOTA  Para sugerencias para guardar el grupo original y el grupo sin los contactos que optaron por anular su suscripción, revise Quitar contactos no suscritos de la lista, más arriba.

Para localizar y seleccionar solo unos pocos contactos no suscritos :

1. Haga clic en el encabezado de la columna Fecha de exclusión para ordenar la tabla por esa columna. Haga clic de nuevo para ordenar en orden descendente. Esta acción transferirá todos los contactos con fechas de anulación de suscripción al comienzo de la lista.
2. Revise las fechas en la columna de anulación de suscripción y haga clic en la casilla de verificación de cada contacto que haya optado por no recibir correos electrónicos hace menos de 30 días.
3. Haga clic en Quitar.

Para localizar y seleccionar múltiples contactos no suscritos en un grupo extenso, use el filtro avanzado:

1. Haga clic en el vínculo Filtro avanzado para abrir la ventana de Filtro avanzado.
2. Configure el filtro avanzado para encontrar los contactos que desee quitar del grupo.

Para localizar todos los contactos no suscritos para el filtro de fecha de anulación de suscripción, seleccione Individual en el menú de selección, y Contiene datos para el Operador.

Para localizar todos los contactos cuya fecha de anulación de suscripción fue hace menos de 30 días, para el filtro de fecha de anulación de suscripción, seleccione "Individual" para el menú Selección, "Mayor o igual a" para el Operador y una fecha que sea treinta días previos a la fecha actual.

3. Haga clic en Aplicar.

La tabla mostrará sólo los contactos buscados.

4. Haga clic en la casilla de verificación ubicada a la izquierda de la fila de encabezados para seleccionar las casillas de verificación de todos los contactos que aparecen en la página actual.
5. Para múltiples listas de páginas, repítalo para cada página.
6. Haga clic en Quitar.

Debido a que los contactos que eligen anular su suscripción están aún disponibles en el Gestor de grupo de contactos, usted debe decidir si incluirlos al enviar correos electrónicos masivos. Es posible que desee hacerlo para mensajes no comerciales, por ejemplo, cuando el mensaje contiene información técnica o de producto importante, o cuando el mensaje contiene información de facturación u organización.

Para incluir un contacto en un correo electrónico masivo luego de que el contacto haya anulado su suscripción, no haga nada. Usted puede incluir contactos no suscritos en cualquier grupo tal como lo haría con cualquier otro contacto.

Se abre un mensaje cuando usted hace clic en Ejecutar para enviar sus correos electrónicos, y si la lista de contactos incluye contactos que han optado por no recibir correos electrónicos. El mensaje señala que usted está a punto de enviar un correo electrónico a contactos que han optado por no recibir correos electrónicos.

Usted puede incluir contactos que hayan optado por no recibir correos electrónicos. La opción es incluir todos los contactos que hayan optado por no recibir correos electrónicos o no incluir ningún contacto que haya optado por no recibir correos electrónicos. Para incluir solo los contactos seleccionados, usted debe buscar y seleccionar aquellos contactos antes de ejecutar la acción del contacto.

Una casilla de verificación denominada "El contacto no está suscrito a correos electrónicos masivos" aparece en la página Editar contacto. Esta casilla de verificación es seleccionada automáticamente cuando el contacto hace clic en la opción de anulación de suscripción que aparece en los correos electrónicos masivos enviados por su compañía. Usted también puede marcar o desmarcar manualmente la casilla de verificación.

Seleccionar la casilla de verificación manualmente

Cuando usted haga clic manualmente para seleccionar la casilla de verificación, la fecha en que seleccione la casilla de verificación aparecerá bajo la casilla de verificación. Para detalles sobre el resultado, consulte ¿Qué sucede cuando un contacto anula su suscripción?.

EJEMPLO  Usted ofrece a sus clientes un período de prueba y tiene una política de no enviar correos electrónicos comerciales a un nuevo cliente hasta que se haya acabado el período de prueba. Usted puede seleccionar la casilla de verificación El contacto no está suscrito a correos electrónicos masivos. Esta acción marcará al contacto del cliente como no suscrito e indicará la fecha en la que usted anuló la suscripción del contacto. Usted puede luego quitarlos de grupos cuando envíe un correo electrónico comercial.

Borrar la casilla de verificación manualmente

Usted también puede elegir borrar la casilla de verificación de anulación de suscripción en la página Editar contacto, ya sea si fue automáticamente o manualmente seleccionada. Esto lo puede hacer en cualquier momento sin importar si el período de treinta días ha finalizado.

Cuando usted desmarque la casilla de verificación El contacto no está suscrito a correos electrónicos masivos, recibirá un mensaje que le recordará que el contacto ha optado por no recibir correos electrónicos masivos. Usted puede hacer clic en Aceptar para continuar o hacer clic en Cancelar. Si hace clic en Aceptar, la fecha de exclusión se elimina de la página Editar contacto y de las listas de tablas Detalle de grupo de contactos y Añadir contacto a grupo.