Gestionar membresía de grupos de contactos
Seguridad y navegación
SEGURIDAD Nivel de seguridad con acceso a CRM y acceso de característica a Gestor del grupo de contactos
NAVEGACIÓN 
> CRM > Notificar a sus contactos > Grupos de contactos > haga clic con el botón derecho > Ver grupo de contactos
La página Detalles del grupo de contactos presenta una lista de todos los contactos activos actualmente en el grupo. Desde esta página, usted puede iniciar acciones de contactos, eliminar contactos del grupo, exportar una lista de los contactos en el grupo, y abrir la página Agregar contactos a grupo.
Botones de tareas
| Nombre | Descripción |
|---|---|
| Agregar a Grupo | Inicia la página Agregar contactos a grupo. Consulte Agregar miembros a un grupo de contactos. |
| Quitar | Haga clic para quitar los contactos seleccionados. Consulte Quitar contactos de un grupo. |
| Enviar correo electrónico | En Detalles del grupo de contactos, usted puede seleccionar una acción de contacto a ejecutar, es decir, enviar correos electrónicos, crear notas o crear tareas pendientes. Cuando seleccione una acción de contacto, se abrirá la página Acción de contacto para ejecutar las acciones seleccionadas para el grupo completo de contactos seleccionados. Para detalles, consulte Crear y ejecutar acciones de contactos. |
| Crear nota | |
| Crear tarea pendiente | |
| Selector de columna | Haga clic para seleccionar, anular la selección y ordenar los campos y campos definidos por el usuario para que aparezcan en la cuadrícula. |
| Exportar | Haga clic para exportar la lista de miembros de grupos a formato .CSV, XLS o PDF. Todas las columnas seleccionadas y los primeros 5.000 registros serán exportados. Usted puede exportar la lista como archivo de formato Excel, CSV o PDF. Se exportan todas las columnas que aparecen en la tabla. La lista exportada mantendrá el ordenamiento de la cuadrícula. NOTA Para exportar una lista de grupos parcial, puede crear un nuevo grupo, agregar los contactos deseados a aquel grupo y exportarlos. |
| Filtro avanzado | El filtro Avanzado le permite crear consultas en múltiples columnas usando una variedad de operadores. Todas las columnas disponibles para la tabla de la página permiten búsquedas avanzadas. Consulte Usar el filtro avanzado. |
Configuración de la tabla de miembros del grupo
La cuadrícula que muestra los miembros del grupo de contactos tiene características avanzadas que le permiten controlar tanto las columnas como las filas que aparecen, y como estas son agrupadas y filtradas.
Agregar y quitar columnas
Usted puede agregar y eliminar columnas según lo necesite, con la excepción de tres columnas fijas: Apellido, Nombre de pila y Dirección de correo electrónico.
Las columnas se agregan o eliminan desde el selector de columna.
Ordenar columnas
Usted puede hacer clic y arrastrar la mayoría de los encabezados de columna en la cuadrícula para mover la columna a otro lugar. Algunas columnas pueden estar fijas; es decir, no podrá moverlas. Usted puede mover otras columnas a cualquier lado de las columnas fijas si es necesario.
- Coloque el cursor sobre el encabezado de una columna.
- Haga clic y arrastre el encabezado de columna al lugar deseado.
- Utilice las flechas pequeñas que se encuentran en la parte superior e inferior del encabezado para posicionarla en la fila.
NOTA Si usted no ve las flechas pequeñas, el encabezado que usted está arrastrando no se encuentra correctamente posicionado en la fila del encabezado.
Filtrar por encabezado de columna
Puede filtrar esta cuadrícula usando los filtros simples de la columna que se muestran como campos vacíos debajo de los títulos de columna.
Puede buscar en solamente una columna a la vez. Puede ingresar datos en otra columna, sin borrar los filtros, para buscar el resultado original. Si borra el filtro, se pierden los resultados originales de la búsqueda.
NOTA Para buscar en columnas múltiples a la vez, utilice el Filtro avanzado.
- Para utilizar el filtro de columna, ingrese los caracteres en el campo del filtro. Si el campo contiene un menú, seleccione la opción que desea usar para buscar. Cuando deje de teclear o hace clic en su selección, se ejecuta la búsqueda.
NOTA Si no ve la columna que desea filtrar, haga clic en Agregar / Quitar columnas y arrastra la columna necesaria del Selector del campo a la cuadrícula.
¿Qué datos se obtienen?
Los filtros de columna comparan la cadena de caracteres en el campo de la búsqueda con los caracteres iniciales de los datos almacenados en esa columna. Si el filtro de la columna contiene un menú, la búsqueda encontrará solamente una coincidencia exacta.
La búsqueda no encontrará los artículos que contengan la cadena de caracteres especificada en el centro o al final de los datos en el campo, a menos que utilice un comodín.
Usar un comodín
Los filtros de la columna aceptan el símbolo por ciento (%) como comodín. Esto permite realizar búsqueda modificada de contenido. Si conoce una cadena de caracteres dentro del objetivo de la búsqueda, puede utilizar % como el caracter inicial en su cadena de búsqueda, directamente antes de los caracteres que desea buscar.
Buscar en varias columnas
No puede utilizar los filtros de columna para buscar en columnas múltiples a la vez. Debe ingresar caracteres a un filtro de columna a la vez y permitir que esa búsqueda se ejecute antes de que pueda ingresar datos a otro filtro de columna.
La cuadrícula conservará datos en los filtros de columna hasta que borre los campos del filtro, permitiendo que construir su búsqueda gradualmente. Si necesita filtrar columnas múltiples, se recomienda utilizar el Filtro avanzado. Consulte Usar el Filtro avanzado, a continuación.
Borrar los filtros de columnas
La cuadrícula conservará todos los caracteres ingresados en los filtros de columna y continuará filtrando con esos criterios hasta que borra el campo del filtro.
- Para borrar todos los filtros de columna, haga clic en la opción Borrar a la izquierda de los filtros.
NOTA La opción Borrar se muestra solamente cuando unos o más filtros de columna contienen datos.
Ordenar por columna
Como con la mayoría de cuadrículas de Autotask, usted puede hacer clic en cualquier encabezado de columna para ordenar de acuerdo a aquella columna. Los elementos se ordenarán de manera ascendente. Haga clic de nuevo para revertir el criterio de ordenación.
Arrastrar encabezados de columna para agrupar de acuerdo a columnas
No es posible agrupar de acuerdo a las tres columnas fijas: Apellido, Nombre de pila y Dirección de correo electrónico.
La tabla permite agrupar los elementos de la lista por cualquier columna que no sea fija. Si la columna se puede mover, usted puede agrupar de acuerdo a ella.
Para agrupar por encabezado de columna, arrastre el encabezado a la fila que se encuentra sobre los encabezados de columna. Usted puede agrupar por varios niveles.
- Localice el encabezado de la columna por la que desee agrupar.
- Haga clic y arrastre el encabezado a la fila que se encuentra sobre los encabezados de columna.
La etiqueta de la columna se mueve al lado izquierdo de la fila que se encuentra sobre los encabezados de columna. La tabla se reordena en grupos de contactos que comparten el mismo valor en la columna agrupar por; por ejemplo, si agrupa por una columna para el campo Tipo de organización, se agruparán todos los contactos que compartan el mismo tipo de organización.
La etiqueta del encabezado identifica la columna de acuerdo con la cual está agrupando y el valor compartido por los contactos en el grupo.
- En la cuadrícula, haga clic en el signo + para ampliar una fila del encabezado y ver la lista de contactos que comparten el mismo grupo por valor de columna.
- Para agrupar en niveles múltiples, arrastre otras etiquetas de columna a la fila que se encuentra arriba de los encabezados de columna.
El nivel de agrupación superior será la columna a la izquierda. Los niveles disminuirán hacia la derecha.
NOTA No es posible cambiar la posición de los encabezados en la fila Agrupar por. Para hacer que una columna recién creada esté en el nivel más alto de “Agrupar por”, usted debe moverla hasta el extremo izquierdo cuando la mueva a la fila Agrupar por. Para cambiar la posición de un encabezado ya en la fila, usted debe primero arrastrarlo de vuelta a la fila del encabezado y, en seguida, arrastrarlo de vuelta a la posición deseada en la fila Agrupar por.
Para quitar la agrupación, arrastre las columnas de vuelta a la fila del encabezado de columna.
Configurar el número de registros por página
Para establecer el número de registros que aparecerán en una página, seleccione el número desde la lista "Registros por página".
Navegar en la lista
Las herramientas de navegación para moverse a través de la lista, junto con la información adicional sobre el número de elementos en la lista, aparecen debajo de la cuadrícula. Usted puede ver cuántos registros hay en la lista actual, cuántas páginas de registros hay y cuántos elementos están seleccionados de entre todas las páginas.
Si se han seleccionado uno o más elementos, el número de elementos seleccionados aparece debajo de las flechas de navegación. Este es el número total de los elementos seleccionados en todas las páginas.
- Haga clic en el vínculo para cambiar entre Mostrar solamente los elementos seleccionados y Mostrar todos los elementos.
Quitar contactos de un grupo
Para eliminar los contactos, haga lo siguiente:
- Use los filtros de columna o filtro avanzado para localizar los contactos que quiera eliminar. Consulte Usar el filtro avanzado.
- Haga clic en la casilla de verificación para cada contacto que usted quiera eliminar, o si usted quiere eliminar todos los contactos mostrados en la página, haga clic en la casilla de verificación en la fila de encabezado.
NOTA Si usted aplica filtros adicionales a la lista luego de seleccionar las casillas de verificación, sus selecciones se perderán. Si usted no puede configurar una búsqueda que le permita seleccionar todos los contactos que necesite eliminar de una vez, seleccione contactos en una búsqueda, elimine esos contactos, y luego repita usando diferentes criterios de filtro.
- Si su lista está paginada, continúe seleccionando contactos en cada página.
Cuando haga clic en la casilla de verificación en la fila de encabezado, seleccionará todas las casillas de verificación solamente en la página actual. Cuando usted vaya de una página a otra, se mantienen todas las selecciones.
- Cuando usted haya seleccionado todos los contactos que quiera eliminar de la lista actual, haga clic en Eliminar contactos.
NOTA Haga doble clic en los contactos seleccionados. Una vez que usted haga clic en Eliminar contactos, no podrá revertir la eliminación.
Se abre un mensaje que indica cuántos contactos usted ha eliminado del grupo.
- Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje. Repita este proceso según sea necesario.
Gestionar la suscripción a grupos de contactos desde otras ubicaciones
Muchas características de gestión de miembros de grupos están también disponibles desde la página Empresa > pestaña Grupos de contactos y la página Contacto > pestaña Grupos de contactos. Para obtener más información sobre la gestión de contactos de grupo desde las páginas Organización o Contacto, consulte La pestaña Grupos de contactos.
