La pestaña Contratos

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a Contratos y acceso de solo lectura para los responsables de empresa y los miembros del equipo de empresa si Permitir que los responsables de organización y los miembros del equipo de cuentas accedan a Detalles de la organización > Datos financieros y al reporte de resumen ejecutivo de sus organizaciones. está habilitada.

NAVEGACIÓN > CRM > Buscar > Organizaciones > haga clic en Buscar > haga clic en el nombre de una organización > pestañas accesorias > Contratos

La pestaña Contratos aparece en las pestañas de accesorios de la página Organización. Muestra todos los contratos asociados a la organización. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección La pestaña Contratos más arriba.

NOTA  Los contratos sólo pueden crearse para organizaciones de tipo Cliente.

Encima de la tabla aparecen los siguientes botones de herramientas:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

Conjunto de exclusiones

Un conjunto de exclusiones es una lista predefinida de funciones, tipos de trabajo y sub-problemas que no estarán cubiertos por el contrato actual. Los conjuntos de exclusiones pueden usarse en varios contratos. Estos aumentarán la precisión y ahorrarán tiempo.

EJEMPLO  La mayoría de sus clientes tiene un contrato de soporte Remoto que es el contrato por defecto, ya que, inicialmente, usted intentará resolver cualquier problema por teléfono o usando pantalla compartida. Este contrato abarca funciones como la de técnico de soporte y tipos de trabajo como soporte remoto. Todas las demás funciones y tipos de trabajo se añaden a un conjunto de exclusiones denominado No Remoto. Esto garantiza que el contrato del ticket o del proyecto no se aplique a las entradas de tiempo que utilizan las funciones y tipos de trabajo excluidos. Usarán el contrato de exclusiones o ningún contrato en absoluto.

Haga clic en el menú desplegable y realice una selección. Están disponibles todos los conjuntos de exclusiones previamente creados. Consulte Gestionar conjuntos de exclusiones de contratos. Para crear un nuevo conjunto de exclusiones y aplicarlo al contrato (cuando esté disponible), haga clic en el signo más. Se abrirá la página Nuevo conjunto de exclusiones de contrato. Consulte Agregar, editar o copiar un conjunto de exclusiones de contrato.

  • En la página de búsqueda de contratos, el menú masivo le permite aplicar un conjunto de exclusiones a varios contratos asociados con diversos clientes.

  • En Organización > pestañas accesorias > pestaña Contratos, puede aplicar un conjunto de exclusiones específico a varios contratos asociados al cliente actual.

Para asociar un conjunto de exclusiones con los contratos seleccionados:

  1. Haga clic en el menú desplegable masivo y seleccione Asociar conjunto de exclusiones con contratos seleccionados. Se abrirá un cuadro de diálogo.
  2. Seleccione un conjunto de exclusiones con los que asociar los contratos.
Campo Definición
Conjunto de exclusiones Haga clic en el menú desplegable y seleccione un conjunto de exclusiones pre-configurados.

Si este conjunto de exclusiones contiene funciones y/o tipos de trabajo que están excluidos de los contratos seleccionados...

 

Seleccione esta casilla para quitar exclusiones de la sección Otras funciones y tipos de trabajo excluidos de un contrato que duplican las exclusiones realizadas en el conjunto de exclusiones seleccionado.

Esto asegura que si usted posteriormente selecciona un conjunto de exclusiones distintos, las funciones y los tipos de trabajo no permanecen excluidos.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar para asociar el conjunto de exclusiones seleccionado con los contratos seleccionados.

Para más información sobe conjuntos de exclusiones de contratos, consulte Gestionar conjuntos de exclusiones de contratos.

Para gestionar contratos en una tabla de contratos, pase el ratón por encima del icono del menú contextual para realizar una selección.

NOTA  Estas opciones requieren un nivel de seguridad con acceso a Contratos.

Opción de menú Descripción
Editar contrato Abre una ventana que le permite editar los campos que contengan información general de contrato desde diversas páginas del Asistente de nuevos contratos. Consulte Crear un contrato.
Ver contrato Abre el contrato en la página Resumen del contrato. Desde allí, usted puede gestionar toda la información relacionada con el contrato. Consulte Resumen del contrato.
Asistente para renovar contratos (Solamente contratos de servicio recurrente) Crea un nuevo contrato para la misma organización a partir del contrato existente y transfiere todos los dispositivos al nuevo contrato. Los proyectos y los tickets asociados al contrato que se está renovando se mantendrán asociados al contrato original. Consulte Renovar un contrato de servicio recurrente.
Asistente de copia del contrato Crea una copia del contrato existente para la misma o cualquier otra organización. Consulte Copiar un contrato existente.
Eliminar contrato

Se abrirá un mensaje que le pedirá confirmar la eliminación. Haga clic en Sí para continuar.

El contrato se eliminará, a menos que esté asociado a cualquiera de los siguientes elementos: proyecto, tarea o ticket, plantilla de ticket recurrente, elemento de facturación publicado, cargo de contrato, dispositivo, entrada de tiempo, coste de contrato predeterminado o licencias Taskfire de la organización como contrato de automatización de facturación. Si lo está, usted recibirá un mensaje de error que le señalará con qué elementos está asociado el contrato, y el contrato no se eliminará.

La eliminación no se puede deshacer.

NOTA  Cuando un contrato sea eliminado y quiera establecerlo como no disponible y así no pueda usarse, edite el contrato y establezca el estado del contrato como Inactivo.