Seleccionar elementos a facturar

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NAVEGACIÓN > Contratos > Facturas y ajustes > Generación de facturas / Elementos a facturar.

En la página Generación de facturas / Elementos a facturar, usted filtra las transacciones que desea facturar e iniciar el procesamiento de facturas. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.

Cómo...

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en el cuadro de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Nombre del filtro Descripción
Ingresos de elementos de facturación

Este filtro determina si elementos de facturación establecidos como no facturables O cuyo valor de ingresos sea 0.00 se incluirán o no en los resultados de búsqueda.

Haga clic en el menú desplegable y seleccione una de las opciones:

  • [en blanco]: Los resultados de búsqueda incluirán todos los elementos que coincidan con los otros filtros.
  • Solamente incluir elementos facturables con ingresos que no sean cero: Los resultados de búsqueda excluirán elementos no facturables y elementos cuyo valor de ingresos sea 0.00.
  • Solamente incluir elementos no facturables y elementos con ingresos que sean cero: Los resultados de búsqueda incluirán mano de obra que corresponda a un contrato de bloque horario, de anticipo, por ticket, recurrente o de precio fijo, y toda otra mano de obra, cargo o gasto facturables en los que el importe aprobado y contabilizado sea 0.00.

Incluir elementos de ingresos no facturables y que sean 0 le permiten mostrar el trabajo que usted llevó a cabo para el cliente. La entradas de tiempo que correspondan a un contrato pre-pagado aparecerán en la factura con Prepagado (para compras de bloque horario y de anticipo) o Cubierto por contrato por ticket (para compras por ticket). Todas las entradas de tiempo de precio fijo y de servicio recurrente aparecerán como Cubierto por contrato.
Sub-tipo de elemento de facturación

Este filtro es más pormenorizado que el filtro Tipo de elemento de facturación. Filtrar por:

  • Compra de bloques horarios
  • Compra de anticipo
  • Compra por ticket
  • Cargo de contrato
  • Cargo de proyecto
  • Cargo de ticket
  • Gasto
  • Mano de obra de tarea
  • Mano de obra de ticket
  • Ajuste de mano de obra de tarea
  • Ajuste de mano de obra de ticket
  • Hito
  • Honorario de apertura
  • Servicio
  • Ajuste de servicio
  • Paquete de servicios
  • Ajuste de paquete de servicios
  • Suscripción
  • Por cargo de dispositivo

  • Por cargo de contacto
Tipo de elemento de facturación

Contiene las siguientes opciones:

  • Cargo (Ticket, Proyecto, Contrato)
  • Gasto
  • Mano de obra
  • Ajustes de mano de obra
  • Hito
  • Honorario de apertura de contrato recurrente
  • Servicio recurrente/Paquete
  • Suscripción
Contrato contiene datos

Filtros sobre si cada elemento de facturación tiene o no un contrato asociado.

  • [en blanco]: Arrojará todos los elementos.
  • Sí: Arrojará los elementos con un contrato asociado.
  • No: Arrojará los elementos sin contrato.
Divisa del cliente
(solo aparece si está habilitada Multidivisa)		 Si la opción Multidivisa está activada, la tabla Facturación / Artículos a facturar muestra todos los importes en la divisa del cliente de cada organización. Se muestran los sub-totales para cada divisa, y un Total general aparece en la divisa interna. Usted puede filtrar por divisa. El menú desplegable contiene todas las divisas activas, y cualquier divisa inactiva que esté asociada a una organización que tenga artículos para facturar.
División Este filtro está disponible si está habilitado Estructura organizativa. Cuando se selecciona una división, los resultados de búsqueda solamente arrojarán elementos de facturación asociados con una línea de negocio en esa división.
Asociación de elementos

Este filtro ha reemplazado y ampliado el filtro Elementos de proyecto.

  • [en blanco]: Esta opción arrojará elementos de facturación, independiente de la asociación.
  • Elementos de ticket: Esta opción arrojará todos los elementos de facturación asociados con tickets (independiente del número de orden de compra).
  • Elementos de proyecto: Esta opción arrojará todos los elementos de facturación asociados con proyectos (independiente del número de orden de compra).
  • Elementos que no son de proyecto: Esta opción arrojará todos los elementos de facturación no asociados con ningún proyecto, independiente de la asociación de tickets o del número de orden de compra.
Fechas del elemento

La Fecha del elemento es la fecha trabajada para elementos de mano de obra y las fechas de transacción para otros tipos de elementos facturables, incluyendo ajustes de mano de obra. El intervalo de fechas predeterminado es mayor o igual al día actual menos 30 días. Usted puede ampliar el intervalo de fechas a un máximo de 2 años.

NOTA  Si aplica un filtro Organización, el límite del intervalo de fechas se amplía a dos años antes de la fecha actual y diez años después de la fecha actual.

Todos los ajustes de mano de obra realizados durante el intervalo de fechas especificado serán incluidos en los resultados de búsqueda. El elemento facturado original de aquellos ajustes también será incluido si el elemento aún no ha sido facturado. Note que la fecha del elemento facturado original puede caer fuera del intervalo de fechas especificado.

Si hace clic en el elemento de calendario junto a los filtros de Fecha del elemento, puede aplicar acceso directo a fechas. Los mismos accesos directos están disponibles en los filtros Fecha de contabilización.

Línea de negocios

Este filtro está disponible si está habilitado Estructura organizativa. Cuando se selecciona una línea de negocios, los resultados de búsqueda solamente arrojarán elementos de facturación asociados con el par seleccionado.

NOTA  En la tabla de resultados, la línea de negocio se mostrará sólo para las líneas de Proyectos.
Número de orden de compra

Ingrese un número de orden de compra para ver todos los elementos aprobados y contabilizados asignados a la orden de compra. Esta es una búsqueda de tipo "contiene..."

Si una organización tiene artículos facturables con órdenes de compra asignadas, se genera una factura separada para cada número de orden de compra.

Mostrar elementos de suborganización

 

Seleccione esta casilla si desea que los resultados de la búsqueda incluyan elementos de facturación de las suborganizaciones de la organización seleccionada que estén configuradas explícitamente para no facturar a la organización principal.

Estos elementos no se incluirán automáticamente en la factura, pero estarán disponibles para inclusión en el cuadro de diálogo Seleccionar elementos de facturación.

IMPORTANTE  Para que haya elementos disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar elementos de facturación, deben ser arrojados por la búsqueda en primer lugar. Debe marcar Mostrar Artículos de Suborganización y Mostrar Artículos Excluidos en la búsqueda de Factura / Artículos a Facturar para luego tener la opción de incluirlos en Elegir Artículos de Facturación.

Los artículos que entren en el ámbito de aplicación de un contrato matriz o de una suborganización se regirán por dicho contrato.

Esta casilla no controla los artículos facturables a las suborganizaciones que se muestran en la tabla siguiente. Para localizar artículos y generar facturas para artículos facturables a las suborganizaciones, debe filtrar por o seleccionar esas organizaciones individualmente.

Para más información sobre la facturación de organizaciones matrices/suborganizaciones, consulte Facturación de partidas de suborganizaciones a una organización matriz.
Mostrar elementos excluidos Este filtro controla si los elementos de facturación excluidos por la plantilla de factura predeterminada para cada organización aparecerán en los resultados de la búsqueda.

IMPORTANTE  Para que haya elementos disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar elementos de facturación, deben ser arrojados por la búsqueda en primer lugar. Debe marcar Mostrar Artículos de Suborganización y Mostrar Artículos Excluidos en la búsqueda de Factura / Artículos a Facturar para luego tener la opción de incluirlos en Elegir Artículos de Facturación.

  • Si selecciona Ocultar elementos excluidos por la plantilla de factura de la Organización, los elementos de facturación excluidos por la plantilla de factura predeterminada para cada cuenta no aparecerán en los resultados de la búsqueda. Esta opción debe seleccionarse si usted desea evitar generar facturas en blanco.
  • Si selecciona Mostrar artículos excluidos por plantilla de factura de la organización, los artículos de facturación aparecerán en los resultados de la búsqueda aunque estén excluidos por la plantilla de factura predeterminada para su organización. Las filas que contienen elementos excluidos aparecen identificadas con un ícono de advertencia en la columna Advertencia de exclusión de plantillas de factura predeterminadas.

    De todos modos, usted puede facturar estos elementos si abre el cuadro de diálogo Procesar facturas y hace clic en Seleccionar elementos de facturación. En este cuadro de diálogo, seleccione las casillas pertinentes para mostrar elementos de facturación con valor $0. Consulte Mostrar (Mano de obra de servicio recurrente, Mano de obra de precio fijo, Servicios/paquetes con un precio de 0,00, Elementos de sub-organización disponibles).
Campos definidos por el usuario Los campos definidos por el usuario Organización, Contrato y Suscripción están disponibles como filtros en la página.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción
Haga clic para acceder a una vista previa de facturas seleccionadas y procesarlas. Consulte Procesar facturas. Debe seleccionarse al menos una organización.
Haga clic para navegar a la página Aprobar y contabilizar.
Haga clic para navegar a la página Historial de facturas. Consulte Gestionar facturas desde Historial de facturas.

Haga clic para abrir la página Registro de procesamiento por lote de facturas. Consulte Registro de procesamiento por lote de facturas.

Este botón está disponible para todos los usuarios cuyo nivel de seguridad tenga Puede facturar configurado con una opción que no sea Ninguno O que tenga Puede acceder a Historial de facturas y Asistente de exportación (de facturas) configurado como VERDADERO.

SEGURIDAD  De manera predeterminada, Exportar está disponible para usuarios con nivel de seguridad Admin. y deshabilitado para todos los otros. Puede ser habilitado para otros niveles de seguridad. Consulte Puede exportar datos de cuadrícula.

NOTA  Al exportar a CSV: Para asegurar formato de fecha/hora consistentes en la salida de valores separados por coma, le recomendamos enfáticamente que las configuraciones de formato de fecha/hora del usuario en Autotask sean idénticas a las configuraciones de formato de fecha/hora de Windows de la computadora que lleve a cabo la exportación. Esto evitará conflictos con respecto a cómo el software que genera el reporte interprete el formato fecha/hora.

  1. Haga clic en el ícono Exportar como CSV.
  2. Se abre una ventana que le permite descargar y abrir el archivo exportado.

NOTA  Note que serán exportados solamente las columnas seleccionadas de los primeros 5.000 registros.

IMPORTANTE  El archivo de exportación no contiene todos los campos requeridos para volver a importar los datos usando las plantillas de importación de datos, y los encabezados de datos no coinciden.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

El cuadro de diálogo Totales muestra el Total general de todas las columnas que haya seleccionado en el selector de columnas de la tabla.

Si utiliza una sola moneda, simplemente muestra los totales generales de todas las columnas que haya seleccionado en el selector de columnas de la tabla. Esta lista puede exportarse a .CSV.

Si la opción Multidivisa está activada, aparecerán columnas adicionales en la tabla (una por cada divisa adicional). Cada uno representará un total por moneda de todos los elementos de facturación devueltos para las organizaciones que tengan cada moneda.

Los valores de divisa en la columna Total general se calculan desde los valores de divisa internos de los elementos de facturación y aparecen en la divisa interna.

Existen dos tipos básicos de filas en la tabla de la página Facturación / Artículos a Facturar:

  • Líneas de organización: Las filas de organización representan las organizaciones para las que hay elementos de facturación disponibles para facturar que cumplen sus criterios de filtro.
  • Filas de agrupación de elementos de facturación: Las filas de agrupación existen en tres sub-variedades. Estas son las siguientes: Ticket, Proyecto y Orden de compra. Representan subconjuntos más granulares de elementos de facturación que pertenecen a cada una de esas organizaciones.

Las líneas de agrupación sólo existen junto a las líneas de organización, mientras que las líneas de organización pueden existir sin ninguna línea de agrupación. Los elementos de facturación se agrupan de la siguiente manera:

Tipo de fila Descripción
Fila de la organización

Cada fila de organización contiene una casilla de verificación que permite seleccionarla para su procesamiento. También puede hacer clic en el nombre de la organización para abrir el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas.

Todos los artículos de facturación disponibles para la organización seleccionada, sus suborganizaciones (si están configuradas para facturar a su organización matriz), o las organizaciones que la tienen configurada como su organización "facturar a" están disponibles para facturación.
Fila de agrupación de tickets

La fila de agrupación Tickets (sólo hay una por fila de organización) incluye todos los elementos de facturación (mano de obra, cargos, gastos) que están asociados con tickets para la organización en la fila superior, siempre y cuando dichos elementos de facturación no tengan números de orden de compra.

Para iniciar el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas para elementos en esta agrupación, haga clic en la etiqueta Tickets.
Fila de agrupación de proyectos

Cada fila de agrupación de proyectos representa elementos de facturación asociados a un proyecto específico y está etiquetada con el nombre de ese proyecto. Si el proyecto tiene un número de orden de compra, aparece en paréntesis luego del nombre del proyecto, y solamente se incluirá en esa fila elementos de facturación con el mismo número de orden de compra. No se incluye en estas filas los elementos de facturación cuyos números de orden de compra difieren del número de orden de compra de su proyecto. Estos aparecen bajo el número de orden de compra aparte.

Si un proyecto tiene elementos de facturación que no cuentan con números de orden de compra, aparecerá para ese proyecto una fila de agrupación de proyectos, a la que le seguirá la fila de agrupación de proyectos (OC: ).

Para iniciar el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas para elementos en esta agrupación, haga clic en la etiqueta Proyecto.
Fila de agrupación de órdenes de compra

Las filas de agrupación de órdenes de compra representan elementos de facturación asociados con órdenes de compra. Estas filas aparecen en la tabla cuando hay artículos que están asociados a tickets y tienen un número de pedido, o artículos que están asociados a proyectos y tienen un número de pedido que difiere del número de pedido del proyecto. Cada fila de agrupación de órdenes de compra representa una orden de compra específica.

La orden de compra siempre prevalece. Las columnas de filas de agrupación de órdenes de compra muestran información agregada de todos los elementos de facturación que tienen el número de orden de compra dado, excluyendo solamente elementos de facturación asociados con proyectos Y con el mismo número de orden de compra que su proyecto.

Para iniciar el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas para elementos en esta agrupación, haga clic en la etiqueta Orden de compra.

Cada línea de agrupación de artículos de facturación dará lugar a una factura independiente, incluso si hace clic en la línea de organización.

Los menús contextuales están disponibles tanto en Organización y Tickets como en Proyecto y P.O. .

Elemento Descripción
Organización Filas
Vista previa/Procesar factura(s) > Todo para la organización Haga clic para abrir el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas para la organización seleccionada. Se incluyen todos los elementos de facturación.
Ver/Editar > Ver Organización Haga clic para abrir la página Organización.

Ver/Editar > Editar configuración de la factura

Haga clic para abrir la página Configuración de factura de la organización seleccionada.
Filas de agrupaciones de tickets, proyectos y órdenes de compra
Vista previa/Procesamiento de facturas

Haga clic para abrir el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas para la fila de agrupación de tickets, proyectos u órdenes de compra seleccionados . Esto equivale a hacer clic en el hipervínculo de la agrupación.
  1. Para procesar todas las facturas de la tabla Facturación, marque la casilla de verificación en la fila de cabecera de la tabla o utilice el menú desplegable Vista previa/Procesar factura(s) y seleccione Vista previa/Procesar para todas las organizaciones.

Para procesar facturas de organizaciones específicas, marque la casilla de verificación en las filas de su organización y seleccione Vista previa/Procesar para organizaciones seleccionadas en el menú desplegable, o haga clic en el nombre de la organización.

Para procesar la factura para una agrupación de tickets, proyectos u órdenes de compras específicos, haga clic en la etiqueta de la agrupación.

NOTA  Cuando selecciona filas individuales, está limitado a 175 organizaciones. Si selecciona la casilla de verificación de la fila de encabezado y no selecciona ni desactiva ninguna casilla de verificación adicional, no hay límite en el número de organizaciones.

  1. Se abrirá el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas. Consulte Procesar facturas.