Facturación de partidas de suborganizaciones a una organización matriz

Lo más frecuente es que se establezca una relación padre-suborganización entre organizaciones en Autotask para que la organización padre sea la organización de facturación de la suborganización. Esto le permite configurar un registro de organización Autotask independiente para una sub-organización, departamento o franquicia que no sea una entidad empresarial independiente, de modo que pueda realizar un seguimiento de la dirección, contactos, proyectos y tickets de la sub-organización. Sin embargo, las facturas se envían a la organización matriz.

También es posible configurar una organización matriz para varias otras organizaciones (las suborganizaciones), de modo que pueda buscar, agrupar, filtrar e informar sobre las suborganizaciones como grupo. En este caso, puede facturar a cada una de las suborganizaciones.

También puede facturar algunas cosas a la empresa matriz y otras a las suborganizaciones.

NOTA  Los artículos de la organización matriz no pueden facturarse a una suborganización.

NOTA  Si la opción Multidivisa está activada, la organización matriz y las suborganizaciones deben tener la misma divisa.

NOTA  Si utiliza la función Facturar ahora para facturar directamente desde un ticket, no se incluirá en la factura ningún elemento de facturación del ticket que sea facturable a una organización matriz. Consulte Generar una factura desde un ticket.

¿Qué determina la organización a la que se facturará?

  • Si un elemento de facturación se rige por un contrato (ya sea un contrato de organización matriz o de suborganización), la organización de facturación viene determinada por el contrato y no puede modificarse.
  • Si selecciona Facturar artículos sin contrato a la organización matriz en la página Configuración de factura, los artículos de la suborganización que no estén bajo un contrato de suborganización se facturarán automáticamente a la organización matriz. No es necesario seleccionar la casilla de verificación Mostrar elementos de suborganización en la página Factura / Elementos a facturar ni la casilla de verificación Mostrar elementos de suborganización disponibles en el cuadro de diálogo Selección de elementos de facturación.

IMPORTANTE  Sin embargo, usted puede anular la selección de un elemento automáticamente incluido en el cuadro de diálogo Seleccionar elementos de facturación.

  • Si se desactiva la opción Configuración de facturación, esos artículos se facturarán por defecto a la suborganización. Pero si la facturación de la organización principal o secundaria no está automatizada mediante la configuración de la Configuración de facturación, aún puede facturar artículos de la suborganización a una organización principal cuando facture para una organización individual. Consulte Facturar artículos de suborganizaciones sin contrato a una organización matriz.

El siguiente diagrama de flujo muestra a qué organización se factura la mano de obra realizada para una organización secundaria, en función de la configuración del contrato y de la factura.

Los ingresos y los costes nunca se controlan con la Organización de Facturación. El siguiente diagrama de flujo muestra dónde aparecen, en función de la organización a la que está asociado el contrato y de la configuración de Facturación de elementos no contractuales a la organización matriz.

NOTA  Somos conscientes de que el informe Detalle de pérdidas y ganancias por contrato asocia incorrectamente los ingresos/costes a la suborganización en lugar de a la matriz cuando existe un contrato matriz. Esto se debe a una incompatibilidad en cómo se agrupa la información y a la manera distinta en que funcionan los motores de generación de reportes. Ambos reportes funcionan de acuerdo a cómo fueron diseñados.

Cómo...

  1. Cuando añada o edite una organización que será la suborganización de una organización existente, utilice el selector de organización para seleccionar la organización principal. Consulte Nombre de la organización matriz.
  2. Cuando añada o edite una organización que será la matriz de una organización existente, haga clic en la pestaña Suborganizaciones y seleccione una o más suborganizaciones para la organización matriz. Consulte Pestaña Suborganizaciones.

NOTA  La organización de facturación debe configurarse como la matriz, y la organización en la que se realiza el trabajo como la suborganización. No puede facturar a la suborganización el trabajo realizado en la organización matriz.

  1. Crear un contrato para la organización matriz. Cualquier tipo de contrato puede ser un contrato de empresa matriz. Consulte Crear un contrato.
  2. Al crear un ticket o proyecto para la suborganización, el selector de contratos muestra tanto los contratos de la suborganización como los de la organización matriz. Los contratos de la empresa matriz son identificados con una marca de verificación en la columna Contrato de empresa matriz.
  3. Seleccione el contrato de empresa matriz como el contrato de facturación. Puede hacerlo manualmente, convirtiendo el contrato principal en el contrato por defecto de la suborganización, o asociando el contrato principal a los dispositivos de la suborganización.
  4. La factura se crea para la organización matriz.
  • No establezca ningún contrato para la suborganización.
  • Establecer todos los contratos para la organización matriz. Como opción, haga que uno de ellos sea el contrato predeterminado. Si las suborganizaciones no tienen un contrato por defecto, el contrato principal se convierte también en su contrato por defecto.
  • Abra la configuración de facturación de cada suborganización y marque Facturar artículos no contractuales a la organización matriz. Consulte Facturación de artículos no contractuales a la organización matriz.

NOTA  Para aplicar la región fiscal de la suborganización a los artículos de facturación de la suborganización en una factura de la organización matriz, desactive el ajuste del sistema Contratos y facturación Utilizar región fiscal matriz al facturar artículos de la suborganización en una factura matriz. Consulte Configuración del sistema de contratos y facturación.

  • Establecer todos los contratos necesarios para la suborganización.
  • Como opción, haga que uno de ellos sea el contrato predeterminado. Esto es recomendable, especialmente si la organización matriz también tiene un contrato por defecto.
  • Abra la configuración de facturación de cada suborganización y asegúrese de que la opción Facturar artículos no contractuales a la organización matriz no está seleccionada.
  • Establecer todos los contratos necesarios para la suborganización.
  • Como opción, haga que uno de ellos sea el contrato predeterminado. Esto es recomendable, especialmente si la organización matriz también tiene un contrato por defecto.
  • Abra la configuración de facturación de cada suborganización y asegúrese de que la casilla Facturar artículos no contractuales a la organización matriz no está marcada.
  • En la página Configuración de la factura, en la sección Facturación, asegúrese de que está seleccionada una de las siguientes opciones: Usar dirección de organización matriz, Usar dirección de facturación de organización matriz o Introducir dirección manualmente.

Esta opción mantiene el seguimiento de las finanzas a nivel de la suborganización, pero todas las facturas se envían a la matriz.

Incluso si la opción Facturar artículos no contractuales a la organización matriz no está marcada en la página Configuración de factura de una suborganización, las transacciones de la suborganización pueden facturarse a la organización matriz al generar una factura individual para la organización matriz.

  1. Vaya a Contratos > Facturas y ajustes > Generación de facturas / Elementos a facturar. Aparecerán todas las organizaciones con artículos para facturar.
  2. En el campo Organización, seleccione la organización matriz.
  3. Seleccione la casilla Mostrar elementos de suborganización.
  4. En la tabla Resultados, haga clic en el nombre de la organización de nivel superior para abrir el cuadro de diálogo Procesar facturas seleccionadas.
  5. Haga clic en Seleccionar elementos de facturación.
  6. Seleccione la casilla Mostrar elementos de suborganización disponibles.
  7. En la tabla siguiente, los artículos disponibles de la suborganización aparecerán con los artículos principales para la facturación. Para facturar todos los artículos, matriz y suborganización, deje seleccionados todos los artículos.

NOTA  Las facturas a una organización matriz pueden incluir elementos de facturación de varias suborganizaciones.

  1. Haga clic en Aceptar y complete el proceso de factura. Los artículos de la suborganización aparecerán en la factura principal, agrupados por organización.
  2. Una vez que los artículos de la suborganización se han facturado a la matriz, ya no aparecen en la página Artículos a facturar de la suborganización.

La ruptura de la relación matriz-suborganización tendrá las siguientes repercusiones:

  • Los contactos de los padres que estén asociados a elementos de facturación de suborganizaciones se borrarán.
  • Si está habilitado el envío de facturas por correo electrónico y el contacto del correo electrónico es un contacto de la empresa matriz, los correos electrónicos de facturas se enviarán al Responsable de empresa.
  • Los elementos de suborganización asociados a un contrato principal (como las entradas) dejarán de estar asociados a cualquier contrato.
  • Los elementos de mano de obra contabilizados seguirán asociados con el contrato principal y se facturarán a la empresa matriz.
  • Los elementos de mano de obra pendientes ya no estarán asociados con el contrato principal.
  • Los elementos de facturación no contractuales que aún no se han contabilizado y que anteriormente estaban afectados por la opción Facturar elementos de facturación no contractuales a la empresa matriz, se facturarán a la suborganización.

No habrá ningún impacto en los elementos de facturación contabilizados.