Agregar o editar un reporte de gastos

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NOTA  Si su nuevo reporte de gastos es similar a otro reporte de gastos en su lista Mis reportes de gastos, usted puede copiar el reporte existente y sus elementos de gastos, y editarlos según sea necesario para crear su nuevo reporte. Consulte Copiar un reporte de gastos.

Crear un nuevo reporte de gastos o editar las propiedades de uno existente

Para agregar un nuevo reporte de gastos o editar uno que no se haya enviado, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  1. Rellene o modifique los siguientes campos:
Nombre Descripción
Nombre del reporte de gastos El nombre del reporte de gastos tiene un límite de 100 caracteres.
Finalización del período Ingrese la última fecha que se incluyó en el reporte de gastos.
Divisa de reembolso Si está habilitada Multidivisa, aparece el campo Divisa de reembolso. Se selecciona su divisa de reembolso predeterminada. Usted puede seleccionar una divisa de reembolso distinta desde la lista de todas las divisas activas. Si lo hace, el indicador de divisa del campo Avance en efectivo cambia a la divisa de reembolso seleccionada.
Si está seleccionada la configuración del sistema Requerir que todos los reportes de gastos creados por un recurso sean reembolsados en la misma divisa, y prevenir que cambie la divisa de rembolso de un recurso (Debe estar habilitado al usar las integraciones de QuickBooks)., este campo estará deshabilitado y configurado en su divisa de reembolso predeterminada.

NOTA  Una vez que haga clic en Guardar y cerrar en esta ventana, la divisa de reembolso para este reporte de gastos no podrá modificarse.
Importe del adelanto en efectivo Si recibió un adelanto en efectivo para cubrir gastos incidentales, ingréselo aquí. La cantidad del avance en efectivo será restada del total de "A reembolsar" de su reporte.
La divisa del avance en efectivo siempre se ingresa en la divisa de reembolso seleccionada.
Línea de negocios Para asociar este reporte de gastos con una línea de negocios, seleccione una del menú desplegable. La línea de negocios será heredada por todos los gastos en el reporte.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar. El reporte de gastos se abre en la pestaña Gastos.

Agregar o editar gastos y archivos adjuntos

La página Reporte de gastos contiene una fila de botones de función, la pestaña Gastos y la pestaña Archivos adjuntos.

Los siguientes botones persistentes aparecen sobre las pestañas:

Botón Descripción
Nuevo gasto Haga clic para ingresar un nuevo gasto. Consulte Agregar y editar gastos. Usted puede agregar, editar y eliminar elementos de línea de gastos en un reporte de gastos mientras el estado sea En curso o Rechazado.
Nuevo archivo adjunto

Si usted envía reportes de gastos electrónicamente, digitalice sus recibos y adjúntelos al reporte de gastos. Consulte Agregar y gestionar archivos adjuntos.

Los archivos adjuntos añadidos de este modo se asocian al reporte de gastos, pero no a un elemento de gasto individual. Para asociar el archivo adjunto a un elemento de gastos, agréguelo en el formulario Nuevo gasto. Consulte Agregar nuevos archivos adjuntos.

Editar propiedades

Haga clic para abrir la página Editar propiedades de reporte de gastos. Este botón no aparece si se ha enviado o aprobado el reporte de gastos.
Política de la empresa Haga clic en Política de la empresa para ver una lista de límites de gastos actuales de su empresa.
Las políticas de gastos agregan restricciones a gastos por categoría. Las reglas pueden aplicarse a todos los recursos o pueden ser específicas a un departamento o recurso individual. Consulte Agregar categorías de gastos.
Enviar Envía el reporte para aprobación electrónica.
Su supervisor de gastos recibirá una notificación automática del envío. Usted será notificado automáticamente cuando el reporte de gastos sea aprobado o rechazado.
Una vez que se haya enviado el reporte de gastos, usted lo puede ver en la página MI(S)...> Hojas horarias > Reportes de gastos, pero no lo puede ya editar. Si nota un error, pídale a su supervisor de reportes de gastos que rechace el reporte de gastos, edítelo y luego vuelva a enviarlo.
Reporte Abre la página Vista de Reporte. Seleccione la semana para mostrar el reporte y, como opción, imprima esta vista.
Ícono Imprimir Haga clic en el icono Imprimir para generar un reporte de gastos imprimible y poder enviarlo en papel. Se abrirá su diálogo de impresión.

NOTA  La vista de impresión contiene líneas de firma para el envío y la aprobación manuales de reportes de gastos. El nombre del remitente junto con la fecha/hora de envío están impresos debajo de la línea de firma. Si el envío ha sido aprobado electrónicamente, nombre del supervisor y la fecha/hora de aprobación aparecerán bajo la línea. Para reportes aprobados antes de que se lanzara la característica de firma electrónica, se presenta la fecha de envío.

En la pestaña de gastos se enumeran cada uno de los gastos que forman parte de este reporte en una fila aparte. Si el gasto está asociado con un archivo adjunto, se vincula en la columna Archivos adjuntos.

Campo Descripción
Menú contextual
Editar o eliminar gastos Si no se ha enviado el reporte de gastos, use este menú para editar o eliminar un gasto.
Filas de Resumen
Fila Total Se totalizan 3 columnas:
• La columna Importe muestra todos los elementos de gastos en la divisa en que se incurrieron. Si está habilitada Multidivisa, el total aparece en la divisa interna.
• La columna Pagos de empresa muestra los elementos cobrados a una tarjeta de crédito de una empresa o facturados directamente a la empresa. Estos elementos no son reembolsables y muestran un cero en la columna A reembolsar.
- La columna A reembolsar muestra todos los conceptos que la empresa no pagó y por los que usted será reembolsado. Si está habilitada Multidivisa, los importes aparecen en la divisa de reembolso.
Adelanto en efectivo

El importe del avance en efectivo ingresado en la ventana Nuevo reporte de gastos y que aparece en la divisa de reembolso.

NOTA  Puede añadir un anticipo en efectivo en cualquier momento, siempre que el estado del reporte de gastos no sea Igual a Enviado.
Importe adeudado al recurso El importe total a reembolsar al recurso, en la divisa de reembolso.

En la pestaña Archivos adjuntos, utilice la barra de botones y el menú contextual para gestionar los archivos adjuntos.

Seleccione un elemento de la barra de botones para realizar una de las siguientes acciones:

Ícono Descripción
Exporte la lista de archivos adjuntos como un archivo CSV. Los archivos adjuntos no se exportan. Es solamente la lista.
Seleccione las columnas que se mostrarán en la tabla.
Actualice la página.

Seleccione el menú contextual de un archivo adjunto para realizar una de las siguientes acciones:

Opción de menú Tipo de archivo adjunto Descripción

Abrir en explorador

Archivo adjunto

Las imágenes y los archivos HTML se abren en el explorador.

 

Si el archivo requiere una aplicación de escritorio (por ejemplo, un archivo de PowerPoint), se abre el cuadro de diálogo Abriendo.....

Visitar vínculo

URL

Vinculo de archivo

Vínculo de carpeta

Para URLs, muestra el mensaje Dejando Autotask. Haga clic en Continuar para abrir la URL en una ventana aparte.

 

En el caso de los archivos adjuntos Vínculo de archivo y Vínculo de carpeta, se abrirá una ventana de diálogo con la ruta del archivo o la carpeta. La ruta debe copiarse y pegarse en un explorador o en su Gestor de archivos.

Descargar archivo adjunto

Archivo adjunto

Un cuadro de diálogo Abriendo... le permite elegir si desea abrir el archivo con un complemento del explorador o seleccionar la aplicación con la que abrir el archivo, así como la ubicación del mismo.

Editar archivo adjunto

Todos

Puede editar el Nombre, Publicar para y Archivo o URL del archivo adjunto.

Eliminar archivo adjunto

Todos

 Haga clic en la opción Eliminar archivo adjunto y haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. La eliminación no se puede deshacer.

Para eliminar un archivo adjunto, se requiere autorización. En el caso de las entidades en las que se puede configurar un permiso de eliminación independiente para los archivos adjuntos, se requiere el permiso de eliminación. En caso contrario, se requiere el permiso de eliminación para la entidad principal. En el caso de los archivos adjuntos a los tickets y a las tareas, los administradores del sistema pueden eliminar cualquier archivo adjunto, mientras que los demás recursos sólo pueden eliminar los archivos adjuntos que hayan añadido.

  • Si el archivo adjunto se cargó en la instancia de Autotask, se elimina.

  • Para todos los demás tipos de archivos adjuntos, se elimina el vínculo al archivo o a la URL, pero el archivo, la carpeta o la URL permanecen.

Historial de archivos adjuntos

Todos

Abre la página Historial de archivos adjuntos. Esta página registra los cambios realizados en cualquiera de los campos adjuntos, quién realizó la acción y una marca de fecha y hora.