Agregar categorías de gastos

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¿Necesita usted categorías de gastos?

Debe configurar categorías de gastos si planea usar Autotask para generación de reportes de gastos, o si desea facturar gastos de vuelta a sus clientes. Sin al menos una categoría de gasto activa, no es posible crear ningún gasto.

  • Las categorías de gastos son usadas en reportes de gastos
  • Estas le permiten a sus recursos rastrear gastos por los que el cliente deba ser reembolsado (como comidas y alojamiento, compras de provisiones y uso de vehículo personal para negocios).
  • Los gastos rastreados en Autotask pueden también ser incluidos en sus facturas de clientes.

NOTA  Al configurar categorías de gastos, revise su reporte de gastos actual para ver en qué tipos de elementos se incurre en gastos. Además, consulte su software de contabilidad para revisar los nombres de los elementos facturados y las cuentas de libro mayor.

Cómo...

1. Vaya a la página Código de facturación siguiendo la ruta de clics descrita en la Seguridad y navegación sección de este artículo.

2. Haga clic en la pestaña Categorías de gastos. Usted verá una lista de códigos de facturación existentes.

3. Para crear un nuevo código de facturación, haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda de la página Códigos de facturación. Para editar un código de facturación, haga clic en el ícono junto al nombre del objeto que desea cambiar. Luego, haga clic en el botón Editar.

Rellene o edite los siguientes campos:

Campo Descripción
Pestaña Política
Nombre (requerido) Ingrese un nombre único.
Activa Con esta casilla seleccionada, la categoría de gasto está activa. Desmarque la casilla para desactivar la categoría. Una categoría de gasto inactiva no está disponible para selección al agregar o editar un elemento de gasto.
Número de categoría Este campo es opcional. Puede usarlo para generar reportes.
Cuenta de libro mayor Seleccione la cuenta de libro mayor correspondiente que usted usa en su software de contabilidad. Hacer esto asegurará que el elemento asociado con este código de facturación haga referencia a la cuenta de libro mayor correcta cuando se exporte a un software de contabilidad externo.

Consulte Cuentas de libro mayor.
Categoría de impuesto Seleccione la categoría de impuesto pertinente para este gasto.
Tipo Use el menú desplegable para clasificar la categoría de gasto como:
• Estándar: use esta opción para todos los gastos que no están relacionados con entretenimiento o kilometraje (como provisiones).
• Entretenimiento: use esta opción para todos los gastos relacionados con entretenimiento (como comidas de negocios).
• Kilometraje: use esta opción para registrar sus gastos de kilometraje (como el uso de su vehículo personal para negocios). Cuando realice su selección, especifique su kilometraje en el campo Tarifa de reembolso (por kilómetro).

NOTA  Este campo reflejará el término local seleccionado en > Admin. > Su organización > Términos locales y símbolos.

Pestaña Reglas
Agregar Para agregar una regla, haga clic en Agregar. Se abre la página Nueva regla.
Departamento Para aplicar la regla a toda la organización, no seleccione un departamento o recurso.
Para aplicar la regla a un departamento, seleccione el departamento desde la lista de departamentos. Note que usted puede seleccionar solo un departamento. Para aplicar la regla a múltiples departamentos, debe configurar una regla individual para cada departamento.
Las reglas establecidas a nivel de departamento anulan las reglas a nivel de organización.
Recurso Para aplicar la regla a un recurso dentro de un departamento, seleccione un departamento de la lista de departamentos y luego seleccione el recurso desde la lista de recursos.

NOTA  Si se configura una regla aparte para un recurso, esta sobrescribirá cualquier regla general establecida para un departamento.
Organizaciones

Para aplicar la regla a los gastos asociados a una o varias organizaciones, seleccione las organizaciones en el selector de datos.

Si no se selecciona ninguna organización, la regla se aplica a todas las organizaciones.

NOTA  La norma se aplicará a todos los gastos asociados a las organizaciones seleccionadas. No es necesario que el gasto sea facturable a la organización.
Política de sobregiros Este campo especifica cuándo se requiere un recibo y cuándo se aplica un límite de divisas.
• Permitir todo y advertencia: los gastos del recurso pueden exceder el límite, pero se emitirá una advertencia. No se requiere un recibo.
• Permitir con recibo: los gastos del recurso pueden exceder el límite, pero se debe presentar un recibo.
• No permitir sobregiro: los gastos del recurso no pueden exceder el límite, con o sin recibo. Si se excede el límite, un mensaje para guardar aparece para darle la opción de guardar el gasto en la cantidad del límite, o cancelar guardar.
• Recibo siempre requerido: los gastos del recurso no pueden ser enviados sin recibo, sin importar la cantidad, y se aplica el límite de divisa. Si se excede el límite, el gasto puede guardarse, pero aparecerá en rojo en el reporte de gastos para alertar al supervisor de reportes de gastos de que ha habido un uso por encima del límite.
Límite Ingrese una cantidad que defina el máximo para un gasto de este tipo. No use comas ni símbolos de divisa.

NOTA  En modo de divisa única, el límite se aplica al campo Importe. En modo de multidivisa, el límite se aplica al campo A rembolsar.

Opción Descripción

Editar, Editar [Nombre de la entidad]

Pone la fila seleccionada en modo de edición o abre el diálogo Editar <Opción>. Los campos que se pueden editar suelen ser los que se rellenan al crear un nuevo elemento de lista. Haga sus cambios y haga clic en Guardar, o bien en Cancelar.

NOTA  En algunas páginas, es posible que no pueda editar opciones de sistema.

Eliminar, Eliminar [Nombre de la entidad]

La capacidad para eliminar una opción está seriamente restringida. Las opciones de lista no pueden eliminarse si:

  • La opción es una opción de sistema
  • La opción es la opción predeterminada donde se requiere una opción predeterminada
  • La opción está asociada con una entidad (y ha sido usada para ella)

IMPORTANTE  Para preservar la integridad de los datos, Autotask previene la eliminación de entidades que tengan entidades dependientes o a las que se haga referencia en cualquier otra área. Si no puede eliminar una entidad, debe desactivarla para volverla no disponible para el uso.