La página Regla del flujo de trabajo

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Acerca de la página Reglas de flujo de trabajo

Las reglas del flujo de trabajo son creadas y gestionadas en la página Reglas del flujo de trabajo. En la parte superior de la página, verá el botón Reglas de flujo de trabajo de auditoría. Al hacer clic en este botó,n se iniciará una auditoría de las reglas de flujo de trabajo en todas las pestañas. Consulte Auditar reglas de flujo de trabajo.

La página contiene una pestaña para cada entidad en la que las reglas del flujo de trabajo estén disponibles:

  • En la pestaña CRM, se gestionan las reglas de flujo de trabajo de Oportunidades, Presupuestos, Pedidos de venta y Dispositivos.
  • En la pestaña Contrato, se gestionan las reglas del flujo de trabajo de Contrato.
  • En la pestaña Proyectos, se gestionan las reglas del flujo de trabajo de Proyecto y Tarea.
  • En la pestaña Atención al cliente, se gestionan las reglas del flujo de trabajo de Ticket.

Las características en todas las pestañas son idénticas. Para ver un ejemplo de cada tipo de regla del flujo de trabajo, consulte Ejemplos de reglas de flujos de trabajo.

Gestionar el número de reglas de flujos de trabajo

Por defecto, cada socio puede crear hasta 200 reglas de flujo de trabajo en total. Es fácil llegar a esa cifra, por lo que es importante gestionar sus reglas de flujo de trabajo utilizando las siguientes herramientas:

NOTA  Si cree que necesita más, comuníquese con nuestro grupo Servicios profesionales para analizar sus necesidades comerciales. Estos pueden rediseñar sus reglas del flujo de trabajo para que sean más eficientes, y para que así pueda usted permanecer dentro del límite.

Las características en todas las pestañas son idénticas. Para ver un ejemplo de cada tipo de regla del flujo de trabajo, consulte Ejemplos de reglas de flujos de trabajo.

Gestionar reglas del flujo de trabajo

Para ver las descripciones de los campos de las reglas de flujo de trabajo, consulte Agregar, editar y copiar reglas del flujo de trabajo. La tabla de reglas de flujo de trabajo contiene una serie de campos de sistema y campos calculados que no aparecen en la página Nuevo/Editar reglas de flujo de trabajo. Algunas aparecen por defecto, otras deben seleccionarse mediante el Selector de columnas.

Nombre de la columna Descripción
Última actualización por El nombre del recurso que modificó por última vez la regla de flujo de trabajo
Creada por El nombre del recurso que creó la regla de flujo de trabajo
Última activación La fecha y hora en que la regla de flujo de trabajo se activó por última vez. Esta columna contiene un filtro desplegable que permite seleccionar un intervalo de fechas dinámico.
Recuento de activaciones (Últimos 30 días) El número de veces que se activó la regla de flujo de trabajo en los últimos 30 días.
Activa Una marca de verificación indica si la regla de flujo de trabajo está activa.
Seleccionar desde el selector de columnas
Creada La fecha y hora en que se creó la regla de flujo de trabajo. Esta columna contiene un filtro desplegable que permite seleccionar un intervalo de fechas dinámico.
Descripción La descripción de la regla de flujo de trabajo introducida en la página Nueva/Editar regla de flujo de trabajo. Puede realizar una búsqueda de cadenas utilizando la fila de filtros.
URL de Documentación Si ha documentado el flujo de trabajo en el que se basa la regla de flujo de trabajo y el documento o artículo de la base de conocimientos está disponible en línea y vinculado a la regla de flujo de trabajo, el vínculo puede abrirse desde aquí.
Última actualización La fecha y hora en que la regla de flujo de trabajo se modificó por última vez.

Las columnas de cada pestaña se gestionan por separado. Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para encontrar una regla del flujo de trabajo específica, tiene las siguientes herramientas:

  • Junto a muchos encabezados de columna, encontrará un icono de ordenación. Haga clic para clasificar la lista en orden ascendente o descendente.

  • La fila superior de la tabla es una fila de filtro. Ingrese una cadena en uno o más campos, o seleccione una opción desde el menú desplegable. La búsqueda encontrará todas las reglas del flujo de trabajo que contengan la cadena de búsqueda.

Las columnas Eventos, Condiciones y Actualizaciones/Acciones y Notificaciones de cada regla de flujo de trabajo se leen como una frase que resume lo que hará la regla de flujo de trabajo cuando se active.

También puede seleccionar el campo Descripción de la tabla. Consulte Selección de las columnas de la tabla que desea visualizar.

Para crear una nueva regla de flujo de trabajo, haga clic en Nuevo en la parte superior de la tabla. Consulte Agregar, editar y copiar reglas del flujo de trabajo. También consulte Atributos, operadores y tipos de campos de reglas de flujo de trabajo.

Opción Descripción

Editar, Editar [Nombre de la entidad]

Pone la fila seleccionada en modo de edición o abre el diálogo Editar <Opción>. Los campos que se pueden editar suelen ser los que se rellenan al crear un nuevo elemento de lista. Haga sus cambios y haga clic en Guardar, o bien en Cancelar.

NOTA  En algunas páginas, es posible que no pueda editar opciones de sistema.

Activar/Desactivar, Activar/Desactivar [Nombre de la entidad]

Las nuevas opciones están activas de manera predeterminada.

  • Cuando se desactive una opción, ya no estará disponible para uso, pero las asociaciones existentes con otras entidades seguirán en efecto.
  • No podrá desactivar una opción a la que se haga referencia en otra parte.

NOTA  A veces, la asociación que previene la desactivación no es obvia. Por ejemplo, para desactivar una cola o estado de ticket asociados con el procesamiento de correo electrónico entrante, debe seleccionar uno diferente primero.

Copia, Copia [Nombre de la entidad]

Crea una copia de la opción seleccionada. El nombre es el mismo del original, seguido de (Copia).

Eliminar, Eliminar [Nombre de la entidad]

La capacidad para eliminar una opción está seriamente restringida. Las opciones de lista no pueden eliminarse si:

  • La opción es una opción de sistema
  • La opción es la opción predeterminada donde se requiere una opción predeterminada
  • La opción está asociada con una entidad (y ha sido usada para ella)

IMPORTANTE  Para preservar la integridad de los datos, Autotask previene la eliminación de entidades que tengan entidades dependientes o a las que se haga referencia en cualquier otra área. Si no puede eliminar una entidad, debe desactivarla para volverla no disponible para el uso.