Aprobaciones de compras (se requiere Aprovisionamiento)

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso para aprobar y rechazar elementos de inventario. Consulte Aprobar/Rechazar elementos.

NAVEGACIÓN > Inventario > Aprovisionamiento y entrega > Aprobaciones de compras

El permiso para aprobar o rechazar un cargo de compra es otorgado por medio de configuraciones personalizadas aplicadas a su nivel de seguridad de Autotask. Para información sobre esta configuración, consulte Aprobar/Rechazar elementos.

Una compra de cargo requiere aprobación cuando se cumple todo lo siguiente:

• El cargo debe estar basado en un producto que esté sujeto a aprovisionamiento. Consulte No requiere aprovisionamiento.

• El coste ampliado de un artículo de presupuesto, cargo de ticket, cargo de contrato o cargo de proyecto es igual o superior a una cantidad establecida por su administrador de Autotask. La cantidad que desencadena el proceso de aprobación es especificada por una configuración del sistema. Consulte Requerir aprobación antes de solicitar productos cotizados cuyo costo total sea mayor o igual a un importe especificado.

• El Estado del cargo es Necesita pedirse/cumplirse.

Si se cumplen las tres condiciones, Autotask establece automáticamente el estado del cargo como En espera de aprobación, y el cargo aparece en la página Aprobaciones de compras.

La página Aprobaciones de compras presenta todos los elementos con el estado En espera de aprobación. Usted puede usar los filtros de columna para buscar elementos específicos. El selector de columnas incluye las columnas de la siguiente tabla.

Descripciones de columnas de la página Aprovisionamiento

De columnas	Descripción
Disponible	Disponible Este campo se refiere a elementos almacenados, elementos de órdenes de compra y elementos de cotizaciones de producto que usted mantenga en inventario. Especifica el número de unidades de este elemento actualmente disponibles en la ubicación de inventario especificada. Disponibles = (En existencia - Reservados/Recolectados) Si se pierde una cotización, la reserva se libera y el elemento almacenado vuelve a tener un estado de Disponible.
Organización	La organización asociada al pedido de venta, o al ticket, contrato o cargo del proyecto. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.
Fecha de compra	Fecha de compra La fecha en la que el elemento fue creado. Este campo está deshabilitado para cargos de contrato creados por compras de bloque horario, de anticipo o por ticket. De forma predeterminada, muestra la fecha de compra de los cargos. Esta fecha es de manera predeterminada la fecha actual, pero puede ser editada.
Fecha de llegada estimada (disponible solamente en la página Recibir)	Fecha de llegada estimada Usted puede especificar una fecha de llegada estimada en elementos de órdenes de compra. El campo Fecha de llegada estimada aparece en el formulario Memorando de la página Elemento de orden de compra. Existe también una ventana Fecha de llegada estimada que se abrirá cuando envíe una orden de compra. Desde esta ventana, usted puede especificar una fecha de llegada estimada para cualquier elemento en la orden de compra que no tenga una fecha especificada.
Costo total (disponible solamente en la página Aprobación de compras)	El costo unitario multiplicado por la cantidad.
Número interno de factura	Número interno de factura Un número interno de factura para el cargo que se usa solamente para referencia.
Número interno de orden de compra	Número interno de orden de compra Un número interno de orden de compra para un cargo. Es solo para referencia interna y no se traslada a la facturación.
Número de producto del fabricante	El número de pieza asignado al producto por el fabricante.
Notas	Esta columna muestra las notas que se han añadido al cargo de contrato, proyecto o ticket. Estas notas pueden editarse siempre y cuando no se haya facturado el cargo.
En existencia	El campo En existencia indica el recuento de elementos almacenados en una ubicación de inventario específica. Los elementos almacenados se consideran En existencia si están disponibles, seleccionados o reservados.
Número de orden de compra (disponible solamente en las páginas Recibir y Entrega y Envío)	Número de orden de compra Este campo aparece en entidades que son parte del flujo de trabajo de facturación y se aplica a la mano de obra y los cargos. Si usted asigna un número de orden de compra a una cotización (en la pestaña Términos) y luego cierra la oportunidad asociada usando el Asistente para obtener oportunidades, todos los cargos creados con el Asistente para obtener oportunidades heredarán el número de orden de compra. Si asigna un número de orden de compra a un contrato, los elementos de facturación asociados heredan el número de orden de compra del contrato. Si usted asigna un número de orden de compra a proyectos, tickets o tareas, ese número de orden de compra sobrescribirá el número de orden de compra del contrato asociado. El número de orden de compra aparece en facturas. Se crea una factura aparte para cada número de orden de compra. Si una organización tiene varios artículos de facturación asignados a diferentes números de pedido, Autotask generará varias facturas para esa organización. Consulte Trabajar con números de orden de compra.
Contabilizado (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento)	Una marca de verificación indica que el cargo ha sido aprobado y contabilizado.
Proveedor principal (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento)	El proveedor predeterminado especificado para el producto en el que está basado el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.
Producto	El producto en el que está basado el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Cargo.
SKU de Producto (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento)	El número de SKU (referencia de almacén) asignado al producto.
Cantidad necesaria (disponible solamente en las páginas Aprobaciones de compras y Compras y Cumplimiento)	La cantidad que debe pedirse para cumplir con el cargo.
Reservado/Seleccionado	El número de elementos que ya ha sido seleccionado o reservado. Haga clic en el hipervínculo para abrir la ventana Detalles de reserva/selección.
Pedido de venta	El nombre del pedido de venta asociado con el cargo. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Detalles del pedido de venta.
Enviar a (no disponible en Aprobaciones de compras)	La dirección de envío especificadas en la orden de compra. Si el elemento no está asociado con una orden de compra, se muestra la dirección de envío en el pedido de venta.
Ticket/Proyecto/Contrato	El nombre del proyecto o el contrato asociado, o el número del ticket asociado. Haga clic en el hipervínculo para abrir la entidad principal.
Proveedor (disponible solamente en la página Recibir)	En la página Recibir, la columna Proveedor refleja el proveedor al que se ordenó, no el proveedor principal. Haga clic en el hipervínculo para abrir la página Organización.
Número de factura de proveedor (disponible solamente en la página Recibir)	Número de factura del proveedor El Número de factura del proveedor se asocia con elementos de órdenes de compra cuando se reciben en Autotask como elementos almacenados. El mismo número de factura del proveedor se asigna a todos los elementos de órdenes de compra que se reciben en el mismo envío. Si un elemento de orden de compra se recibe parcialmente en varios envíos, puede tener varios números de factura de proveedor asociados. En la orden de compra, el campo Número de factura de proveedor se vuelve de sólo lectura cuando se ha recibido el primer elemento en la orden de compra. Contendrá todos los números de facturas de proveedor asociados con todos los elementos de órdenes de compra que son parte de la orden de compra, separados por coma. Este campo es obligatorio si está habilitada la configuración del sistema Requerir el número de factura del proveedor en los elementos de orden de compra recibidos y al añadir manualmente elementos almacenados a inventario. Ingrese el número de factura de proveedor asociado con los elementos de órdenes de compra que usted recibe.

NOTA  Un solo elemento de cargo puede aparecer en más de una página de aprovisionamiento al mismo tiempo (Aprobación de compras, Compras y cumplimiento, Recibir y Entrega y envío) si hay unidades con estados diferentes. Por ejemplo, un elemento puede tener algunas unidades con el estado Listo para entregar/enviar, y algunas unidades con el estado Pedido.

Para aprobar o rechazar una compra, haga lo siguiente:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
2. Ubique los elementos a aprobar o rechazar. Use los filtros de columna para restringir los contenidos de la lista.

3. Haga clic en una o más casillas de verificación para seleccionar elementos que desee aprobar o rechazar. Usted puede aplicar solo una opción a la vez.

NOTA  Para seleccionar todos los elementos en la lista, haga clic en la casilla de verificación en la fila de encabezados.

4. Para aprobar todos los elementos seleccionados, haga clic en Aprobar.

El estado de los elementos seleccionados cambia a Necesita pedirse/cumplirse. Los elementos son re-enviados a la página Compras y Cumplimiento.

5. Para rechazar todos los elementos seleccionados, haga clic en Rechazar.
6. Escriba el motivo del rechazo y luego haga clic en Rechazar.

El estado de los elementos seleccionados cambiará a Pendiente. Los elementos se borran de la página Aprobaciones de compra pero no se mueven a la página Compras y Cumplimiento.

7. La notificación es enviada a los miembros del equipo de compras, el recurso que creó el elemento, el recurso principal para un cargo de ticket, el jefe del proyecto para un cargo de proyecto, el responsable de la oportunidad para un elemento de cotización, y el responsable del pedido de venta (en caso de que sea diferente del responsable de la oportunidad).

NOTA  La notificación de aprobación o rechazo es el único registro de quién aprobó o rechazó la compra. Los recursos de Autotask con permisos de nivel de seguridad de Admin. pueden acceder a la notificación a través de la página Historial de notificaciones hasta 30 días después de que se envió ( > Admin. > Características y configuraciones > Características a través de la aplicación (compartidas) > Historial de notificaciones).
Las notificaciones de aprobación/rechazo pueden deshabilitarse por medio de la configuración del sistema de inventario.Habilitar/Deshabilitar notificaciones de inventario Cuando se deshabilita la notificación, no queda registro de quién aprobó o rechazó el elemento.

Cuando se rechaza una compra, el estado del elemento es establecido como Pendiente. Usted puede acceder al elemento desde su entidad principal.

1. Corrija los motivos de rechazo como se describe en la notificación de rechazo. Luego, edite el cargo y cambie el estado a Necesita pedirse/cumplirse.

2. Una vez más, Autotask cambiará el estado a Necesita aprobación, y el elemento volverá a la páginaAprobaciones de compra. El supervisor puede revisar el cargo nuevamente y aprobarlo o rechazarlo.

Para exportar todos los elementos de la lista en formato CSV, haga clic en el icono Exportar. Para las listas de varias páginas, se incluyen todas las páginas.