El flujo de trabajo de aprovisionamiento

Cuando añade un producto de inventario a su cotización, la página Nuevo elemento de cotización muestra el número de elementos almacenados disponibles en todas las ubicaciones de inventario. Puede reservar elementos almacenados para su cotización para asegurarse de que seguirán estando disponibles cuando cierre el trato. Consulte Reservar elementos almacenados para elementos de cotización de productos (se requiere Aprovisionamiento).

Cuando cierre el trato y ejecute el Asistente para cerrar oportunidades, el asistente creará cargos de ticket, proyecto o contrato para elementos cotizados y un pedido de venta para rastrear los cargos. Consulte Activar/Crear/Asociar.

• Los cargos sujetos a aprovisionamiento pasarán por el proceso de aprovisionamiento. Los elementos no sujetos a Aprovisionamiento se actualizan a Listo para entregar/enviar y aparecerán en la pestaña Entrega/Envío.
• El pedido de venta recolecta toda la información relacionada con el pedido en un solo lugar, incluidas notas y tareas pendientes. Le permite rastrear los elementos hasta que se entreguen y el pedido esté completo. Consulte Buscar y gestionar pedidos de venta.
• Los cargos directamente añadidos a un ticket, proyecto o contrato que se basen en un producto sujeto a aprovisionamiento también pasarán por el proceso de aprovisionamiento. Usted puede seleccionar elementos para el cargo y transferir o entregar/enviar elementos desde el cargo. Consulte Seleccionar un elemento almacenado para un cargo y Entregar o enviar un elemento almacenado en un cargo.

Los elementos de cotización no inventariados deben comprarse al cerrar la operación. Si estos elementos están sujetos a aprovisionamiento, cuando ejecute el Asistente para cerrar oportunidades, su estado será configurado a Necesita pedirse/cumplirse. Luego, serán automáticamente dirigidos a Aprobación de compras (si se requiere) o a Compras. Consulte Cerrar oportunidades que haya obtenido.

Su empresa puede requerir la aprobación de compras sobre una cantidad fija. Estas compras serán dirigidas a la página Aprobación de compras. En esta página, los usuarios con el permiso de seguridad correcto puede aprobar o rechazar la compra. Consulte Aprobaciones de compras (se requiere Aprovisionamiento).

El requisito de aprobación y el importe que lo desencadena son establecidos por una configuración del sistema. Consulte Configuraciones del sistema de inventario.

Cuando el estado de un cargo esté configurado como Necesita pedirse/cumplirse y se otorgue la aprobación de compra (si se requiere), el elemento será enviado a la página Compras y Cumplimiento.

• Un correo electrónico es enviado al equipo de compras para hacerles saber que los elementos necesitan ser pedidos. El equipo de compras es configurado por medio de la configuración del sistema Inventario. Consulte Equipo de compras.
• La página Compras y Cumplimiento presenta todos los cargos que necesitan pedirse. Desde aquí, usted puede seleccionar varios elementos y hacer clic en un botón para crear una orden de compra que contenga todos los elementos seleccionados. Aunque puede seleccionar elementos de varios proveedores, la orden de compra puede tener solamente un proveedor.
• Cuando envíe la orden de compra, el estado del cargo de los elementos en la orden de compra cambiará a Pedido. Los elementos serán reenviados a la página Recibir. Consulte Crear órdenes de compra desde la página Compras y Cumplimiento (se requiere Aprovisionamiento).

Los elementos de órdenes de compra con un estado En Pedido aparecerán en la página Recibir. En esta página, puede seleccionar uno o más elementos de la misma orden de compra y hacer clic en Recibir total/parcialmente para abrir la página Recibir orden de compra. Desde aquí, usted puede recibir elementos pedidos.

• Si no recibe toda la cantidad pedida de un elemento, las unidades que reciba serán configuradas como Listo para entrega/envío y se transferirán a la página Entrega/Envío. Las unidades restantes permanecerán en la página Recibir con el estado configurado como Necesita pedirse/cumplirse.
• Si las unidades del cargo se establecen en diferentes estados, el cargo puede aparecer en múltiples páginas de aprovisionamiento.
• Si todos los elementos de orden de compra se reciben completamente, el estado de la orden de compra se establece como Recibido en su totalidad . De otro modo, el estado se configura como Recibido parcialmente. Consulte La página Recibir (se requiere Aprovisionamiento).

Cuando una orden de compra establece la dirección Enviar a como Organización seleccionada, los artículos recibidos se envían directamente a esa organización y el estado del cargo se establece automáticamente como Entregado/Enviado. El resto de los elementos está configurado como Listos para entregar/enviar.

Todos los elementos aparecen en la página Entrega y Envío. Esta página contiene dos pestañas, una para los elementos Listos para entregar/enviar y otra para los elementos con un estado Entregado/Enviado.

• En ambas pestañas, puede imprimir listas de selección o listas de embalaje para los elementos seleccionados. Si selecciona elementos para enviar a diferentes destinos, se generará una lista aparte para cada destino.
• Cuando los elementos estén en tránsito, usted podrá hacer clic en Entregar/Enviar para cambiar el estado a Entregado/Enviado. Un registro de transferencia será creado en Autotask. Los elementos se reenvían a la pestaña Entregado/Enviado.
• La pestaña Entregado/Enviadopresenta todos los elementos con estado Entregado/Enviado. Si es necesario, usted puede anular la entrega o el envío de elementos de esta lista, y crear listas de selección y de embalaje. Consulte La página Entrega y Envío (se requiere Aprovisionamiento).
• En esta página, usted puede hacer clic para seleccionar elementos que usted esté listo para entregar o enviar.

NOTA  También puede entregar o enviar elementos desde la página Nuevo Cargo o Editar cargo. Consulte Entregar o enviar un elemento almacenado en un cargo.

Cuando los últimos elementos no cumplidos del pedido de ventas se envían/entregan, tiene la opción de establecer el pedido de ventas como Cumplido. O bien, usted puede editar manualmente el pedido de venta y seleccionar el estado Cumplido. Consulte Buscar y gestionar pedidos de venta.

NOTA  El estado del pedido de venta nunca es establecido automáticamente como Cumplido.

Al igual que todos los cargos, los elementos que pasan por el proceso de aprovisionamiento aparecen en Aprobar y contabilizar. Usted puede contabilizar los cargos de una sola vez, dependiendo del flujo de trabajo de su empresa, independiente del estado del elemento.

IMPORTANTE  Si la entrega o el envío de un cargo es anulado, y el cargo ha sido contabilizado, el cargo contabilizado no se quitará automáticamente.

A medida que se actualiza el estado de un elemento de orden de compra, el proceso de aprovisionamiento puede enviar automáticamente notificaciones a las partes interesadas:

• El responsable del cargo (el usuario que creó el cargo)
• El recurso principal del ticket para un cargo de ticket
• El jefe de proyecto de un cargo de proyecto
• El responsable de oportunidad para un elemento cotizado
• El responsable de pedido de venta (si es distinto del responsable de oportunidad)
• Además, cuando los elementos se reenvían a la página de Compras y Cumplimiento, se envía una notificación al equipo de compras si se ha establecido la configuración del sistema Equipo de compras.

Consulte Habilitar/Deshabilitar notificaciones de inventario.