Buscar y gestionar cotizaciones

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con acceso a CRM. Su nivel de seguridad puede no permitir acceso a todas las oportunidades y cotizaciones. Para seguridad relacionada a líneas de negocios, una cotización seguirá a la línea de negocios asignada a su oportunidad asociada.

NAVEGACIÓN Menú de navegación de la izquierda > CRM > Búsqueda > Cotizaciones

NAVEGACIÓN MI(S) > CRM > Cotizaciones

ANTES DE COMENZAR  Esta función puede estar oculta en su instancia de Autotask porque no está activada. Si es así, la puede activar en menú de navegación de la izquierda > Admin. > Categorías de Admin. > Página Activaciones. Consulte Activaciones.

  • Para mostrar una lista de todos los registros de una entidad determinada en su instancia de Autotask, haga clic en Buscar sin aplicar ningún filtro.

Los resultados de búsqueda que contengan más de 25, 50 o 100 registros (dependiendo de su configuración para Registros por página) se paginarán. Use la navegación de páginas para ver resultados adicionales. Como máximo, se recuperarán 5.000 registros de datos a la vez.

El filtro Activo aparece por defecto como Activo en las páginas Búsqueda por organización, Búsqueda por contacto, Mis organizaciones y Mis contactos, así como en la Búsqueda global por organización, Contacto (Nombre), Contacto (Apellido) y Contacto (Correo electrónico). Los contadores en el menú Mi(s) también reflejan solamente entidades activas.

NOTA  Existen diversas opciones para filtros de números telefónicos. El filtro Teléfono buscará una coincidencia contiene que incluya cualquier caracter (como - o () ) introducido en la casilla de filtro. Las páginas Búsqueda de organizaciones y Búsqueda de contactos tienen una opción Teléfono (sólo números) que ignorará los caracteres especiales en el filtro y en los resultados. Llevará a cabo una búsqueda contiene para solo los números ingresados en el cuadro de filtro. La página Búsqueda de contactos también le permite llevar a cabo una búsqueda Teléfono (Comienza con). Esta buscará números telefónicos que comiencen con el valor ingresado en la casilla de filtro.

Los siguientes botones de herramientas aparecen sobre la lista de resultados:

Botón de herramientas Descripción

Muchas páginas de búsqueda (pero no las cuadrículas explorables de widgets) le permiten crear una nueva instancia de la entidad seleccionada. Este botón es visible antes de que ejecute una búsqueda:

  • Haga clic en Nuevo.
  • Las entidades Contrato, Ticket y Proyecto le permiten crear diversos tipos de entidades. Haga clic en Nuevo y seleccione una opción.

Para ayuda al rellenar los campos, consulte la Ayuda contextual de la página que se abre.

Si la integración de Kaseya Quote Manager (anteriormente Datto Commerce) y la función de solicitud de presupuesto están habilitadas, se abrirá la página Elija una herramienta de presupuesto, permitiéndole elegir Autotask o Kaseya Quote Manager como herramienta de presupuesto. Consulte Seleccionar una herramienta de cotización.

El Selector de columna le permite personalizar cuadrículas de resultados de búsqueda a través de Autotask. Determina lo siguiente:

  • Qué columnas se muestran en la tabla
  • El orden de visualización de izquierda a derecha de las columnas.

NOTA  La configuración del selector de columnas en las tablas de resultados de búsqueda y en algunos informes estándar forma parte de la configuración de usuario almacenada en el servidor Autotask. Usted puede iniciar sesión en cualquier computadora y aplicar sus configuraciones de selector de columna a su sesión en Autotask. Para borrar los datos almacenados en su instancia de Autotask y restablecer la configuración del selector de columnas a la configuración predeterminada de Autotask, haga clic en Restablecer configuración en Mi(s) > Varios > Configuración.

Para personalizar la tabla, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono de selector de columna sobre los resultados de búsqueda. Se abrirá la página Selector de columna.

La columna aparece ya sea en el panel Columnas disponibles o en el panel Columnas seleccionadas.

  1. Haga doble clic en el nombre de una columna, o seleccione una o varias columnas y haga clic en la flecha hacia la izquierda o en la flecha hacia la derecha para mover las columnas al otro panel.
  2. Para cambiar el orden de visualización de las columnas, seleccione una o varias columnas en el panel Columnas seleccionadas y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.

NOTA  El orden de arriba hacia abajo en la lista Columnas seleccionadas se vuelve el orden de izquierda a derecha en la lista de Resultados de búsqueda.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

NOTA  Si los caracteres + # aparecen luego del nombre de la columna, entonces esa columna puede tener varios elementos devueltos para algunas filas. Si eso ocurre, el primer elemento aparecerá en la fila seguida por + y el número de elementos adicionales devueltos. Para ver la lista de elementos adicionales, desplace el cursor sobre el elemento en la columna.

Haga clic en el ícono para actualizar y así ejecutar la búsqueda en la tabla actual nuevamente, usando los mismos criterios de búsqueda para encontrar nuevos registros añadidos desde la primera vez que usted efectuó la búsqueda.

NOTA  Las opciones del menú contextual dependen de su nivel de seguridad y de la tabla de cotizaciones que esté consultando.

Desplace el cursor sobre el ícono de menú contextual de desplazamiento de cursor para acceder a las siguientes opciones:

Opción de menú Descripción
General
Editar cotización Abre la página Editar cotización. Consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.
Editar los ajustes de cotización para la organización Abre la página Editar ajustes de presupuesto. Consulte La pestaña y la página Configuraciones de cotización.
Ver/Editar elementos de cotización Abre la página Elementos de cotización. Consulte La página Cotización (Elemento de cotización).
Vista
Oportunidad Abre la página Oportunidad. Consulte La página Oportunidad.
Organización Abre la página Organización. Consulte La página Organización.
Cotización (Vista previa) Abre la cotización en el formato usado cuando se publica una cotización. Consulte Ver una cotización o acceder a una vista previa de ella.
Acciones de cotizaciones
Copiar cotización

Abre la ventana Nueva cotización. La página Elemento de cotización será una copia exacta de la cotización original. Todos los otros campos de cotización en todas las pestañas están de manera predeterminada vacíos o con nada seleccionado. Para información sobre cómo rellenar los campos de cotizaciones, consulte Agregar o editar una cotización de Autotask.

NOTA  Las cotizaciones creadas en el Administrador de Cotizaciones de Kaseya (anteriormente Datto Commerce) no pueden copiarse, y esta opción está deshabilitada.

Cotización obtenida Abre el Asistente de cotizaciones obtenidas para la cotización seleccionada. Requiere permiso para editar la cotización seleccionada y su oportunidad.
Si la cotización no es la cotización principal para la oportunidad, se abrirá este mensaje:
-Si la oportunidad no tiene un pedido de venta asociado, usted puede hacer que la cotización sea la cotización principal de la oportunidad y luego proceder con el Asistente.
-Si la oportunidad no tiene un pedido de venta asociado, se le señalará que no puede obtener la cotización, ya que la oportunidad ya tiene un pedido de venta asociado.
Consulte Cerrar o perder cotizaciones (cotizaciones rápidas).
Cotización perdida Abre el cuadro de diálogo Cotización perdida para esta cotización. Requiere permiso para editar la cotización seleccionada y su oportunidad. Consulte Cerrar o perder cotizaciones (cotizaciones rápidas).
Eliminar cotización Abre un cuadro de diálogo para confirmar la eliminación. Haga clic en Aceptar para eliminar la cotización o cancele la eliminación. No se puede deshacer la eliminación.
Todos los usuarios de CRM pueden eliminar cotizaciones, incluso si no son responsables de empresas o de oportunidades.

NOTA   Una cotización asociada con un pedido de venta de aprovisionamiento no puede ser eliminada.