Crear un nuevo LiveReport

SEGURIDAD  Usuarios con niveles de seguridad que permiten la creación de LiveReports. Cualquier nivel de seguridad en Autotask puede ser configurado con este permiso. Consulte Configurar acceso al Diseñador de LiveReports.

NAVEGACIÓN > Admin. > Características y configuraciones > LiveReports > Diseñador de LiveReports o Reportes > LiveReports > Diseñador de LiveReports

ANTES DE COMENZAR  Todos los nuevos reportes deben guardarse en una carpeta. Antes de comenzar, asegúrese de tener acceso a una carpeta existente en la que guardar su reporte, o de tener permiso para crear una carpeta. Consulte Puede gestionar las carpetas de LiveReports.

IMPORTANTE  Antes de comenzar a crear reportes, necesita comprender el modelo de información de Autotask PSA. Cada LiveReport puede solamente acceder a información desde una categoría de datos, por lo que debe elegir el correcto para poder ubicar los campos correctos en su reporte. Consulte Conceptos de LiveReports que necesita comprender.

NOTA  Todos los campos en LiveReports se interrumpen en los 10.000 caracteres.

Tipos de reportes

Al crear un LiveReport, puede elegir entre los siguientes tipos de reportes:

  • La opción Reporte estándar permite opciones de formato más avanzadas que las disponibles en reportes rápidos. Su reporte se establece a través del asistente de nuevos reportes y, una vez que hace clic en el botón Finalizar, se abre la página del editor avanzado. Use esta opción para reportes más complejos o cuando desee usar opciones de formato más avanzadas.
  • La opción Reporte rápido le permite crear rápidamente un reporte finalizado. La pestaña Diseño brinda una barra de herramientas de formato básica en el panel Vista previa, incluyendo un menú Tema para aplicar estilos de tema pre-configurados a su reporte. La pestaña Opciones le permite configurar opciones de salida. Si lo desea, puede posteriormente ajustar el formato en el Diseñador de reportes. Para acceder a más opciones de formato, puede convertir un reporte rápido en un reporte estándar. Un reporte estándar no puede convertirse de nuevo en un reporte rápido.

Cómo...

Para crear un LiveReport, haga lo siguiente:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en el ícono Crear un nuevo reporte y seleccione Reporte estándar o Reporte rápido.
  1. Navegue por las pestañas de la página Asistente de nuevo reporte descritas a continuación para crear su reporte. Use los botones Siguiente y Anterior para navegar entre pestañas. También puede hacer clic sobre una pestaña para ir directamente a ella.

NOTA  Algunas pestañas contienen campos que usted debe completar antes de poder continuar a otra pestaña. Si intenta saltarse una estas pestañas, un mensaje le solicitará volver y completar la información faltante.

  1. En el caso de los reportes estándares, haga clic en Finalizar para abrir la vista Editar reporte, donde podrá ajustar el diseño, ejecutar el reporte y acceder a una serie de características avanzadas. Consulte Dar formato a LiveReports y editarlos.
  2. En el caso de los reportes rápidos, haga clic en el ícono Guardar reporte para guardar un reporte en curso. Haga clic en Guardar y ejecutar reporte para ver el reporte, o bien haga clic en Guardar y cerrar.
Pestaña Nombre
Nombre del reporte Ingrese un nombre único para su nuevo reporte de hasta 255 caracteres.
Evite caracteres especiales tales como ? / \ * " < > :.
Carpeta Seleccione una carpeta o una sub-carpeta en la que guardar su reporte. Para más información sobre la creación de carpetas, consulte Puede gestionar las carpetas de LiveReports.
Descripción del reporte Ingrese una descripción del nuevo reporte.

NOTA  La función Buscar en la página principal del Diseñador de LiveReports buscará coincidencias en la descripción y en el nombre del reporte. Agregar una descripción con una cantidad de términos clave le facilitará poder encontrar el reporte que vaya a buscar.

Pestaña Categorías
Panel "Seleccionar categorías a incluir en el reporte" Seleccione las entidades sobre las que vaya a generar reportes, o use el campo Buscar para buscar una categoría específica. Su selección determina de qué se tratará básicamente el reporte. Para una descripción de categorías de datos de Autotask, consulte Conceptos de LiveReports que necesita comprender.

EJEMPLO   En la captura de pantalla anterior,Oportunidades es una entidad que contiene Categorías, tales como Oportunidad, que también es la sub-categoría base, identificada por un asterisco. Un ejemplo de un campo de datos dentro de Oportunidad sería Fecha de cierre esperada.
">" enfrente de los nombres de categorías Haga clic en el símbolo > para mostrar las subcategorías de cada categoría.
Cada categoría contiene varias sub-categorías, y cada sub-categoría contiene campos de datos. La primera sub-categoría que aparece en cada categoría, identificada por un asterisco*, es denominada la sub-categoría base. Esta contiene los datos centrales de la categoría. Todas las otras sub-categorías en la categoría son atributos de aquel núcleo.

NOTA   Los campos de datos se ubican en su reporte en la pestaña Diseño. Asegúrese de añadir todas las categorías que contengan campos de datos que desee incluir en su reporte.
Ver campos de sub-categorías
 Seleccione una sub-categoría y haga clic en el ícono Ver campos de la sub-categoría para mostrar los campos de datos que están disponibles en esa sub-categoría.

Para una lista completa de todos los campos de datos disponibles en LiveReports, consulte Diccionario de campos de datos.
Agregar Seleccione la categoría y, a continuación, haga clic en Agregar, haga doble clic o arrástrela y suéltela en el panel derecho para añadirla al reporte. Cuando comience a seleccionar categorías, otras categorías se volverán no disponibles (atenuadas). Esto ocurre si no hay concordancia o conexión directa (no hay "unión") entre la sub-categoría que ya se seleccionó y las que aparecen atenuadas.
Casilla de verificación Suprimir valores duplicados Si las columnas de datos contienen valores que se repiten en varias columnas, usted tiene la opción de suprimir los duplicados. Un ejemplo sería el nombre de la organización y el gestor de cuenta que se repiten para múltiples elementos de facturación. Si selecciona Suprimir duplicados parala subcategoría Organización, el Nombre de la organización y el Administrador de cuentas se muestran en la fila del primer elemento de facturación de cada empresa y se suprimen en las filas siguientes.

NOTA   Cuando se suprimen los duplicados para una sub-categoría, también se debe definir una Ordenación para uno o más campos de esa sub-categoría. Esto se lleva a cabo en la pestaña Ordenación.

NOTA   Cuando se suprimen los duplicados para una sub-categoría, se suprimen los valores duplicados para todos los campos de esa sub-categoría.

Ícono Eliminar categoría Haga clic para quitar una sub-categoría seleccionada en el panel derecho.
Pestaña Ordenaciones
Seleccione el menú desplegable de campos de ordenación. Presenta las categorías seleccionadas en el paso previo. Seleccione una categoría para mostrar los campos de datos que contiene en el panel a continuación. Usted puede ordenar en cualquier campo en cualquier categoría seleccionada.
Agregar Seleccione un campo y haga clic en Agregar, haga doble clic o arrastre y suelte en el panel Ordenar por.
Ordenar por Muestra el nombre de la categoría seguido del nombre del campo de datos de los campos seleccionados para ordenar, por ejemplo, Organización.Nombre de la organización.
Editar fórmula para ordenación

Usted puede usar una fórmula para definir el orden en su reporte. Haga clic en el ícono Función para abrir el editor de fórmula. Consulte fórmulas de LiveReports.

EJEMPLO  Use una fórmula DIFFECHA para ordenar una lista de tickets de acuerdo al tiempo en que el ticket estuvo pendiente.
Criterio de ordenación Seleccione criterio de ordenación Ascendente o Descendente para cada campo. El campo de datos que aparece primero en la lista es usado como la primera ordenación. Utilice las flechas hacia Arriba y Abajo para cambiar el orden de los campos en la lista.

NOTA  Cualquier campo de datos por el que desee agrupar necesita ser añadido como una opción de ordenación. Por ejemplo, si usted ejecuta un reporte de facturación mensual y desea desglosarlo por cliente, el nombre del cliente será el encabezado de grupo del reporte. Para más información sobre cómo agregar encabezados de grupo, consulte Trabajar con secciones.
Ícono Eliminar Haga clic en el ícono Eliminar para quitar el campo del panel Ordenar por.

En esta pestaña, usted puede crear instrucciones de filtro para filtrar los datos en el momento de la ejecución, según valores alfanuméricos o numéricos ingresados por el usuario (o funciones de campos de fechas). Usted puede definir varios filtros.

NOTA  Algunos filtros son más eficientes que otros. Para información sobre filtros eficientes e ineficientes, consulte Optimización de filtros de LiveReports.

Pestaña Filtros
Menú desplegable "Seleccionar campos de filtro para incluir en el reporte" Haga clic en el menú desplegable y seleccione la categoría que contenga un campo de datos en el que desee filtrar.
Agregar Seleccione un campo y haga clic en Agregar, haga doble clic o arrastre y suelte en el panel Filtrar por.
Filtrar por Muestra el nombre de la sub-categoría seguido del nombre del campo de datos de los campos seleccionados para filtrar por, por ejemplo, Oportunidad.Fecha de cierre proyectada.
Orden Utilice las flechas hacia Arriba y Abajo para cambiar el orden de los campos en la lista. También puede desplazar los campos hacia arriba y hacia abajo por medio del control situado a la izquierda del nombre del campo.
Ícono Eliminar Haga clic en el ícono Eliminar para quitar el campo del panel Filtrar por.
Menú desplegable Operador e ícono Función

La selección del operador depende del tipo de campo que se está filtrando.

Los filtros de fechas contienen un selector de fecha de calendarios, como asimismo una gran cantidad de funciones de fecha dinámicas.

  • Hoy
  • Mañana
  • Ayer
  • Hoy más 7/30/60/90 días
  • Hoy menos 7/30/60/90/180 días
  • Primer/Último Día del Último/Actual/ Siguiente Mes
  • Primer/Último Día del Último/Actual/ Siguiente Año
  • Primer/Último Día del Último/Actual/ Siguiente Trimestre
  • Primer/Último Día de la Última/Actual/ Siguiente Semana
  • Domingo de la Última/Actual/Siguiente Semana
  • Lunes de la Última/Actual/Siguiente Semana
  • Viernes de la Última/Actual/Siguiente Semana
  • Sábado de la Última/Actual/Siguiente Semana

Los campos booleanos contienen solo dos opciones:

  • Sí
  • No

Los campos de texto y numéricos contienen los siguientes operadores:

  • Igual a: El valor es igual al valor seleccionado. Este es el valor predeterminado.
  • No es igual a: El valor no es igual al valor seleccionado.
  • Menor a: El valor es menor al valor seleccionado. (Ejemplo: Más cerca del comienzo del abecedario).
  • Menor o igual a: El valor es menor o igual al valor seleccionado.
  • Mayor a: El valor es mayor al valor seleccionado. (Ejemplo: Más cerca del final del abecedario).
  • Mayor o igual a: El valor es mayor o igual al valor seleccionado.
  • Comienza con:El valor comienza con la cadena de caracteres que usted especifique. (Ejemplo: nombre de la organización que empieza por la letra "a").
  • No comienza con: El valor comienza con cualquier valor excepto la cadena de caracteres que usted especifique.
  • Finaliza con: El valor finaliza con la cadena de caracteres que usted especifique. (Ejemplo: nombres de organizaciones que terminan en "Corp.").
  • No finaliza con: El valor finaliza con cualquier valor excepto la cadena de caracteres que usted especifique.
  • Contiene: El valor está incluido en el valor seleccionado. (Ejemplo: El nombre de la organización contiene "Inc.").
  • No contiene: El valor no está incluido en el valor seleccionado.
  • Entre:El valor está entre los dos valores seleccionados. (Ejemplo: La fecha del elemento de facturación entre 1/1/2022 y 31/1/2022).
  • No entre: El valor está fuera del intervalo de los dos valores seleccionados.
  • Uno de: El valor es uno de los valores que usted especificó. (Ejemplo: La fecha del elemento facturado de 1/1/2022, 1/2/2022 o 1/3/2022). Seleccione o ingrese su valor y agréguelo a la lista usando el símbolo "+".
  • No uno de: El valor es cualquiera excepto los valores que usted especificó.
Valor Seleccione un valor desde el menú desplegable o escriba parte o todo el valor en el campo. Entre los valores, se incluyen números, fechas, valores de listas de Autotask PSA, etc. Si usted deja el campo del valor de filtro en blanco, solo se arrojarán los registros en los que este campo está vacío.
Si está filtrando en un campo de fecha, puede utilizar el ícono de calendario para buscar la fecha o hacer clic en el ícono de Función para seleccionar un valor o intervalo de fecha dinámico como "Hoy" o "Último día del último trimestre".

NOTA  La casilla desplegable de su valor de filtro solo mostrará los 100 primeros elementos con el fin de optimizar el rendimiento. Usted puede refinar las opciones en este menú contextual escribiendo los primeros caracteres de su valor deseado.
Filtro Y/O con el siguiente Filtro Y con el siguiente: Conecta filtros en los que ambas condiciones de filtros deben ser verdaderas para arrojar resultados. Este es el valor predeterminado.
O con el siguiente filtro: Conecta filtros en los que ambas condiciones deben ser verdaderas para arrojar resultados.
Agrupar con el filtro siguiente Indica el orden en que se aplicarán los filtros. Ubique todos los filtros que necesite agrupar uno tras otro. Luego, agregue filtros adicionales. El efecto de usar agrupaciones de filtros es el mismo que al usar paréntesis en una ecuación.

EJEMPLO  Tanto Noemí como Antonio tienen clientes en Nueva York y Vermont. Yo aplico los siguientes filtros:
Estado = NY O
Estado = VT Y
Responsable de empresa = Antonio Luna O
Responsable de empresa = Noemí Ramírez)
Sin agrupar los filtros, los resultados que obtendría serían todas las empresas de Noemí y Antonio tanto en Vermont como en Nueva York.

Para obtener todas las organizaciones de Sam en Nueva York y todas las organizaciones de Molly en Vermont, agruparía los filtros de la siguiente manera (los paréntesis indican la agrupación):
(Estado = NY Y
Responsable de empresa = Antonio Luna) O
Estado = VT Y
Responsable de empresa = Noemí Ramírez)
Solicitar valor (no disponible al programar un reporte) Si está seleccionado Solicitar valor, la ventana de criterios de filtros aparecerá antes de que se ejecute el reporte, y el usuario que ejecute el reporte podrá cambiar o quitar el filtro o añadir uno nuevo. El cambio de criterios de filtro es solamente para esta ejecución.

Si no está seleccionada la casilla de solicitud, los filtros se ocultarán cuando se ejecute el reporte. Si usted oculta los filtros, asegúrese de que esté seleccionada la configuración Incluir información de configuración en las opciones de salida de reportes, para que así los usuarios sepan qué filtros se aplicaron.

Si introduce un valor en el campo Título más arriba, ese valor aparecerá en el mensaje en lugar del nombre del campo.

IMPORTANTE  Considere las implicaciones de seguridad de permitir que se eliminen o modifiquen filtros. Sea selectivo acerca de los filtros para los que quiera sugerir. Quizás desee bloquear el filtro de territorio, pero permitir la edición de un filtro de intervalo de fechas.

NOTA  Si desea asegurarse de que los usuarios que ejecuten el reporte tengan acceso al diálogo Filtros, seleccione Mostrar siempre filtros en el visor de reportes para ver el menú de filtros y permitir que se efectúen cambios cada vez que se ejecute el reporte.
Resumen Muestra la instrucción de filtro, el que es un resumen de todos los filtros que han sido añadidos.

Cuando cree un reporte rápido, la única manera de darle formato al reporte se encuentra en la pestaña Diseño. Al crear un reporte estándar, usted puede usar la pestaña Diseño para determinar el orden de las columnas, pero no están disponibles las herramientas de formato básicas que se presentan en la imagen a continuación. Cuando usted haga clic en Finalizar, los reportes estándares se pondrán de inmediato en modo Editar, donde se les podrá dar formato. Consulte Dar formato a LiveReports y editarlos.

Pestaña Diseño
Menú desplegable "Seleccionar campos a incluir en el reporte" Lista de sub-categorías que usted ha añadido a su reporte. Seleccione la sub-categoría que contiene el campo de datos que desea que aparezca en su reporte. Para información sobre las categorías que contienen ciertos campos, consulte Diccionario de datos de LiveReports.
Agregar Seleccione un campo y haga clic en Agregar, haga doble clic o arrastre y suelte en la lista Campo de datos.
Agregar en blanco (solamente en reportes rápidos) Haga clic en Agregar en blanco para agregar una columna en blanco en el reporte.
Campo de datos Muestra el nombre de la sub-categoría seguido del nombre del campo de datos de los campos seleccionados para aparecer en su reporte.

LiveReports crea un encabezado de columna por campo de datos en el reporte. Los campos de datos enumerados de arriba a abajo en esta sección aparecerán de izquierda a derecha en el reporte.

Botón Función

Haga clic en el ícono Función para abrir el editor de fórmula. Puede usar una fórmula para modificar la visualización del campo. Consulte fórmulas de LiveReports.

EJEMPLO  Utilizar una fórmula de cadena para añadir texto a un valor de campo.
Función Resumen Ninguno: Muestra información en la columna sin más cambios. Este es el valor predeterminado.
Sumar: Agrega los datos en la columna.
Contar: Cuenta los datos en la columna.
Promedio: Toma un promedio de los datos en la columna.
Mínimo: Muestra el valor más bajo de la columna.
Máximo: Muestra el valor más alto de la columna.
Orden Use las flechas hacia Arriba y Abajo para controlar el orden de campos en el reporte final. También puede desplazar los campos hacia arriba y hacia abajo por medio del control situado a la izquierda del nombre del campo. Los campos de datos enumerados de arriba a abajo en esta sección aparecerán de izquierda a derecha en el reporte.
Ícono Eliminar Haga clic en el ícono Eliminar para quitar el campo del panel Campo de datos.
Resumir por

Para resumir campos numéricos de acuerdo a cualquiera de las sub-categorías seleccionadas o mostrar un total general, haga clic en la casilla de verificación pertinente.

Haga clic en el nombre de la sub-categoría para establecer un campo por el que resumir, establecer una fila de encabezados e incluir los valores totales.

Seleccione Encabezado de página o Número de página para incluirlos en el reporte.
Vista previa de reporte

Muestra el diseño del reporte.

Para reportes rápidos, el panel de vista previa incluye una barra de herramientas básica para dar formato al texto y las celdas. Para información sobre herramientas compartidas para aplicar formatos, consulte Dar formato a LiveReports y editarlos. Los reportes rápidos tienen dos características adicionales:

  • Opciones de diseño : Ofrece dos características: "Suprimir filas de detalles" para mostrar filas del total o de encabezado/pie de página en el reporte, y "Sombreado de filas" para agregar sombreado de fondo para filas de detalles.
  • Tema: Use el menú desplegable para diseñar rápidamente el reporte usando uno de los temas pre-definidos.

Para ampliar la vista previa del reporte, haga clic en el espacio que se encuentra sobre la barra de herramientas de formato y debajo de la casilla Resumir por y arrastre para cambiar el tamaño del panel.

NOTA  La pestaña Opciones aparece solamente en Reportes rápidos.

Pestaña Opciones (solo Reportes rápidos)
General
Incluir información de configuración Especifica si aparece la información de configuración al ejecutar el reporte. Esto incluye las categorías de datos incluidas en el reporte, además de los órdenes y filtros. La información de configuración aparece en una página aparte. Las opciones de menú de configuración son:
• No: Seleccione esta opción si usted no quiere que aparezca la información de configuración en el reporte. Este es el valor predeterminado.
• Parte superior: Seleccione esta opción si usted desea que la información de configuración aparezca en la parte superior del reporte.
• Parte inferior: Seleccione esta opción si usted desea que la información de configuración aparezca en la parte inferior del reporte.
Mostrar siempre filtros en el visor de reportes Seleccione para siempre mostrar la ventana Filtro en el momento de la ejecución. Para más información sobre filtros, vea la pestaña Filtros del Diseñador de LiveReports.
Modo de visualización No hay datos que califiquen Decida si desea mostrar un mensaje o mostrar un reporte vacío, si no se arroja ningún dato.
Exportar
Permitir ejecución en visor Seleccione Verdadero si desea permitir que el reporte se ejecute en formato HTML, donde los usuarios pueden aplicar filtros y ordenaciones después de que se haya ejecutado el reporte.
Tipos de exportación permitidos Especifique qué tipos de exportación están disponibles. Los formatos sin seleccionar no están disponibles al ejecutar el reporte o al exportar el reporte desde el visor de reportes.
Tipo de exportación predeterminado Configura el tipo de archivo predeterminado cuando usted exporta el reporte. Las siguientes opciones están disponibles:
EXCEL (.xlsx)
PDF
RTF
CSV
Mostrar tabla Opción para mostrar la tabla en el informe. Seleccionada de manera predeterminada.
Simular PDF Muestra el reporte exportado en el visor HTML con el ancho de página real de acuerdo al tamaño de página seleccionado desde el menú desplegable Tamaño de página.
Suprimir formato Previene que el formato de reportes (opciones seleccionadas de la barra de herramientas como negritas, ajustes, etc.) se exporte a Excel. Para información sobre cómo se asignan formatos de reportes, consulte Dar formato a LiveReports y editarlos. El valor predeterminado es configurado como no suprimido.

NOTA  Habilitar Suprimir formato reduce en gran medida la cantidad de tiempo que un reporte necesita para generarse.

Tamaño de página Configura el tamaño de página para el reporte. Entre los tamaños de páginas, se incluyen tamaños de páginas comunes de Norteamérica y Europa.
Orientación de la página Establece la orientación para el reporte. Entre las opciones se incluyen Vertical u Horizontal. Vertical es la opción predeterminada.
Ajustar al ancho de la página Ajuste todas las columnas al ancho de la página.

NOTA  El ancho de cada columna depende de las dimensiones y la orientación de la página. Solo se aplica a HTML si usted selecciona Simular PDF.
Avanzado
Opciones de conversión Haga clic en el botón Convertir reporte rápido en un reporte estándar para convertir un reporte rápido en un reporte estándar. Esta acción no se puede deshacer.