Establecer opciones de salida de reportes

SEGURIDAD  Usuarios con niveles de seguridad que permiten la creación de LiveReports. Cualquier nivel de seguridad en Autotask puede ser configurado con este permiso. Consulte Configurar acceso al Diseñador de LiveReports.

SEGURIDAD  Acceso a la carpeta de reportes que contiene el reporte

NAVEGACIÓN > Reportes > Diseñador de LiveReports > Editar reporte > Menú Opciones de reporte > Opciones

NOTA  Para los reportes rápidos, las opciones de reportes se configuran en la pestaña Opciones. Consulte Pestaña Opciones.

Como creador de reportes, usted puede configurar opciones de manera individual que determinen cómo se generan los reportes, además de opciones del visor de reportes que determinen características interactivas de reportes en el formato de salida HTML luego de que se haya generado el reporte.

Acerca de las opciones generales de reportes

Las configuraciones en la ventana Opciones de reporte determinan si el reporte puede ejecutarse o no en formato HTML (en el Visor), cuáles son las configuraciones de exportación predeterminadas y las permitidas, y otras configuraciones que determinan la apariencia y el estilo del reporte generado.

NOTA  El reporte puede aparecer de manera distinta en diferentes opciones de salida, especialmente si es complejo o contiene un gran número de columnas. Por ejemplo, la salida en PDF intentará volver a darle tamaño al informe para que se adecue al tamaño de página especificado. Le sugerimos que ejecute una copia de prueba del reporte y, si es necesario, ajustar el formato, por ejemplo, cambiar el tamaño de letra o permitir que el texto se ajuste. Consulte Dar formato a LiveReports y editarlos.

Acerca de las opciones del Visor de reportes

Luego de ejecutar un reporte en el Visor de reportes, podrá realizar más modificaciones. Entre las opciones interactivas, se incluyen la capacidad de aplicar cambios de formato, cambiar el tamaño de columnas y ocultarlas, cambiar el ordenamiento de columnas, y aplicar filtros al reporte generado. Estos cambios pueden exportarse a otros formatos, descartarse, o guardarse como una copia aparte del reporte, dependiendo de las configuraciones.

Algunas de estas opciones están disponibles en todos los reportes HTML, incluidos los reportes rápidos, sin necesidad de tener que habilitarlas. Algunas se configuran en la ventana Opciones del visor de reportes.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Seleccione un reporte y haga clic en el ícono Editar reporte seleccionado. El reporte se abrirá en modo de edición.
  3. Vaya a Opciones de reporte > Opciones > General.

Se mostrará el diálogo Opciones de reporte.

  1. Realice selecciones de lo siguiente:
Nombre Descripción
Opciones generales
Permitir ejecución en visor Es Verdadero de manera predeterminada. Si selecciona Falso, el reporte no puede verse en el visor de reportes HTML; solamente puede exportarse en uno de los tipos de exportación permitidos.
Incluir información de configuración Especifica si aparece la información de configuración al ejecutar el reporte, incluidas las categorías de datos, ordenaciones y filtros. La información de configuración aparece en su propia página. Entre las opciones de menú contextual, se incluyen las siguientes:
• No: Seleccione esta opción si usted no quiere que aparezca la información de configuración en el reporte. Este es el valor predeterminado.
• Parte superior: Seleccione esta opción si usted desea que la información de configuración aparezca en la parte superior del reporte.
• Parte inferior: Seleccione esta opción si usted desea que la información de configuración aparezca en la parte inferior del reporte.
Tipos de exportación permitidos Especifique qué tipos de exportación están disponibles. Cuando una casilla de verificación de formato no esté seleccionada, aquel formato no estará disponible al ejecutar el reporte. Si deshabilita todos los tipos de exportación, se quitará el ícono Exportar.

NOTA  Si de-selecciona Excel (la configuración predeterminada), pero deja Predeterminado como el tipo de exportación predeterminado, el reporte se generará usando el siguiente Tipo de exportación permitido disponible (PDF, RTF, CSV, en ese orden).
Tipo de exportación predeterminado Configura el tipo de salida predeterminado para su reporte. Las siguientes opciones están disponibles:

• Predeterminada - El tipo de exportación predeterminado global para LiveReports es Excel
• EXCEL
• PDF
• RTF
• CSV

El valor predeterminado de reporte que seleccione aquí sobrescribirá el valor predeterminado global, siempre y cuando se seleccione como un tipo de exportación permitido.
Mostrar siempre filtros en el visor de reportes Seleccione Mostrar siempre filtros en el visor de reportes para mostrar el menú de filtros y permitir que se realicen cambios cada vez que se ejecute el reporte. Esta acción mostrará el menú de filtros incluso si no hay ningún filtro de reporte configurado como Solicitar valor. Para más información sobre filtros, vea la Pestaña Filtros del Diseñador de LiveReports.
Modo de visualización No hay datos que califiquen Decida si desea mostrar un mensaje o mostrar un reporte vacío, si no se arroja ningún dato.
Opciones de Excel
Suprimir formato Seleccione para prevenir que el formato de reportes (opciones seleccionadas de la barra de herramientas como negritas, ajustes, etc.) se exporte a Excel.

NOTA  Habilitar Suprimir formato reduce en gran medida la cantidad de tiempo que un reporte necesita para generarse.

Mostrar tabla Seleccione para mostrar la tabla.
Congelar filas
Congelar columnas		 Introduzca el número de filas o columnas que se congelarán en el reporte cuando se exporte en Excel. Esto es útil para permitir que los encabezados de las filas o columnas se muestren continuamente mientras los usuarios se desplazan por los datos del reporte.
Opciones de página
Tamaño de página Configura el tamaño de página para el reporte. Entre los tamaños de páginas, se incluyen tamaños de páginas comunes de Norteamérica y Europa.
Orientación de la página Establece la orientación para el reporte. Entre las opciones se incluyen Vertical u Horizontal. Vertical es la opción predeterminada.
Ajustar al ancho de la página Ajuste todas las columnas al ancho de la página.

NOTA  El ancho de cada columna depende de las dimensiones y la orientación de la página. Solo se aplica a HTML si usted selecciona Simular PDF.
  1. Haga clic en Aceptar.

Esta ventana le permite controlar qué funcionalidades interactivas tiene un usuario luego de que se ha generado el reporte en formato HTML.

  1. Abra el Diseñador de LiveReports y edite un reporte.
  2. Haga clic en el ícono del menú Opciones de reporte y seleccione Opciones > Visor de reportes.

  1. Realice cambios a las configuraciones en todas las pestañas.
  2. Haga clic en Aceptar para guardar las configuraciones.

Marque o desmarque las casillas como se describe.

Nombre Descripción
Mostrar tabla Seleccione la casilla para mostrar líneas de tabla en el informe HTML. Borrar para ocultar las líneas de la tabla.
Simular PDF Seleccione la casilla para dar formato a la salida de reporte HTML como páginas en PDF. Desmarque la casilla para ver el reporte sin los formatos de páginas PDF.
Permitir Ocultar/Mostrar columnas en el visor de reportes Al seleccionar esta casilla, el usuario que vea la salida de reporte HTML puede ocultar columnas o mostrar columnas ocultas.

NOTA  No es posible ocultar la primera columna en un reporte.

• Para ocultar o mostrar una columna, abra el panel lateral de características HTML en el lado izquierdo de la salida de reporte. Desmarque o marque la casilla de la columna.
• Para ver una columna oculta, también puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado de columna en el reporte y seleccionar Mostrar columna.
Mostrar barra de herramientas en el visor de reportes

Esta configuración controla si mostrar o no una barra de herramientas en el visor de reportes. La barra de herramientas tiene íconos para Borrar opciones, Guardar cambio como nuevo reporte y Exportar reporte, como asimismo una navegación de páginas y una característica Encontrar.... . También controla la visualización de ordenaciones y columnas interactivas. Las opciones son:
• Predeterminado - Usa la configuración global (se verá la barra de herramientas)
• Automático - Se verá la barra de herramientas si el reporte contiene cualquier contenido visible de Detalles, Encabezados de grupos, Pies de páginas de grupos o Grupos de repetición
• Mostrar - La barra de herramientas siempre se mostrará
• Ocultar - La barra de herramientas nunca se mostrará

En esta pestaña, usted puede configurar filtros interactivos simples en campos de datos en el reporte. El usuario puede aplicar estos filtros a la salida de reporte HTML después de que se genere el reporte. Esto le permite crear un reporte y publicarlo al equipo de ventas completo, y los usuarios para los que se publique el reporte podrán luego aplicar los filtros pre-configurados que les muestren información relevante para ellos.

EJEMPLO  Si la salida HTML de un reporte de ventas tiene filtros interactivos disponibles para los campos de datos Territorio e Importe de oportunidad activa, el usuario puede filtrar la salida de los datos deseados, sin volver a ejecutar el reporte.

  1. En la página Opciones del visor de reportes, seleccione la pestaña Filtros.
  2. En la columna Campos de datos, ubique el/los campo (s) que desee tener disponibles como filtros. Arrastre un campo al panel Filtro, o haga doble clic en el campo, o bien haga clic en el campo y seleccione Agregar.
  1. Llene los campos restantes:
Nombre Descripción
Título Es de manera predeterminada el nombre del campo de datos. Usted puede editar el nombre.
Tipo
 Elija un tipo de filtro:
Selección única - Seleccione un elemento desde un menú de valores de filtros posibles
Selección múltiple - Seleccione casillas de verificación de cualquier número de elementos de la lista de valores de filtros posibles.
Control deslizante de intervalos - Deslice para seleccionar un intervalo entre dos valores. Se usa a menudo para las fechas
Control deslizante simple - Deslice una barra para seleccionar un punto de la escala.
Dirección de ordenación Seleccione la dirección de ordenación preferida para la columna que contenga el valor filtrado.
Formato de valor de filtro Haga clic para abrir el menú de formato y especificar cómo los valores de filtro deben aparecer para los campos General, Texto, Fecha y Número.
Inicialmente mostrar filtro en panel Seleccione esta casilla para ver el filtro en el panel lateral interactivo del visor de reportes. Consulte Aplicar filtros en el visor de reportes.
Valor Este (Estos) campo(s) aparece(n) cuando usted hace clic en Inicialmente mostrar filtro en panel. Le permite especificar valores de filtros que se aplican automáticamente cuando se ejecuta el reporte.

NOTA  Le recomendamos que deje estos campos vacíos, para que así la persona que ejecute el reporte pueda filtrar el reporte según se necesite.

Si desea que el usuario pueda cambiar la dirección de ordenación de columnas en el visor de reportes, mantenga seleccionada la casilla "Mostrar ordenaciones en el visor de reportes". Ingrese un título para cada columna. En el visor de reportes, aparecerá el título en vez del nombre del campo.

En el visor de reportes, la lista de columnas aparece en el panel lateral HTML. Usted puede seleccionar la dirección de ordenación para cada columna. Consulte Cambiar ordenaciones.