Secciones, filas y columnas

SEGURIDAD  Usuarios con niveles de seguridad que permiten la creación de LiveReports. Cualquier nivel de seguridad en Autotask puede ser configurado con este permiso. Consulte Configurar acceso al Diseñador de LiveReports.

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• Use las teclas de dirección y/o clics del ratón para navegar entre las celdas.
• Para seleccionar múltiples celdas, haga clic con el botón primario sobre la celda en que desee comenzar, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic con el botón primario sobre la celda donde desee terminar.
• Para una selección no secuencial, haga clic con el botón primario sobre la celda deseada, mantenga presionada la tecla Control (CTRL) y haga clic en otras celdas para agregarlas a las seleccionadas.
• Para agregar varias columnas y filas de una vez, haga clic en Shift o haga clic en CTRL sobre los encabezados de fila y de columna y luego seleccione Insertar columnas/filas antes/después de en el menú emergente.

Las opciones de secciones son usadas para agregar, quitar y eliminar elementos de diseño de páginas como un nombre, encabezados o pies de páginas, o encabezados de grupos en su salida de reportes.

El tipo de sección que seleccione dictará como los LiveReports manejarán los datos en las filas de esa sección y dónde aparecerán en el reporte generado.

IMPORTANTE  La altura total de todas las filas en la sección del encabezado de página no puede exceder la longitud de una página en formato PDF. Este tamaño se determina en la página Opciones del Diseñador de LiveReports. Si cree que su reporte se acerca a este límite, primero ejecute el informe como HTML para verificar si los encabezados aparecerán en más de una página.

Para agregar una sección:

1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Secciones, filas y columnas más arriba.
2. Abra el reporte en el modo de edición.
3. Haga clic en la columna Sección de la fila que desee agregar.
4. Desplace el ratón sobre Agregar sección para ver el sub-menú.
5. Elija el tipo de sección u otra opción de sección.

Campo	Sub-campo	Descripción
Agregar sección		Agrega una nueva sección al reporte por medio de un sub-menú.
	Encabezado de página	Agrega una nueva sección de encabezado de página para el reporte en cada página. Los encabezados de página aparecen en la parte superior de la primera página de exportaciones de Excel y HTML, y en cada página de exportaciones en PDF y RTF. Aparecen sobre los encabezados de reportes y ocupan de manera predeterminada la primera línea de la cuadrícula. Los encabezados de columna están normalmente ubicados en esta sección, como asimismo lo está el nombre del reporte. Para más información sobre cómo agregar un nombre, consulte Agregar un nombre o Trabajar con columnas más abajo. IMPORTANTE  Este tipo de sección no pretende mostrar campos de datos ni llevar a cabo cálculos. Los encabezados de grupo, los pies de página de grupos y los grupos de repetición deben usarse para mostrar campos de datos. Esas secciones más los pies de página de reportes pueden usarse para sumar columnas.
	Encabezado de reporte	Agrega una nueva sección de encabezado de reporte a la parte superior de la primera página de reportes. NOTA  Los encabezados de reportes aparecen bajo los encabezados de páginas. Por esta razón, le recomendamos que solamente use encabezados de reporte para su nombre si usted no usa ningún encabezado de página.
	Detalles	Filas que arrojarán información. Sus campos de datos serán ubicados aquí. De manera predeterminada, la sección Detalles se ubica bajo el encabezado de página.
	Pie de página de reporte	Agrega una nueva sección de pie de página de reporte al final del reporte. Los pies de páginas de reportes aparecen al final de la primera página de reportes exportados a Excel y HTML, y en la última página de aquellos exportados a PDF y RTF. Aparecen antes de los pies de páginas de las páginas en sí y pueden ser usados para sumar columnas. Consulte Suma de columnas para más información.
	Pie de página	Agrega una nueva sección de pie de página a cada página. Los pies de páginas de páginas en sí aparecen al final de la primera página de reportes exportados a Excel y HTML, y en cada página de aquellos exportados a PDF y RTF. Aparecen debajo de Pies de página de reportes. Consulte Suma de columnas para más información. IMPORTANTE  Este tipo de sección no pretende mostrar campos de datos ni llevar a cabo cálculos. Los encabezados de grupo, los pies de página de grupos y los grupos de repetición deben usarse para mostrar campos de datos. Esas secciones más los pies de página de reportes pueden usarse para sumar columnas.
	Encabezado de grupo	Separa grupos de información en su reporte. Elija cualquier categoría de datos o campo de ordenación como encabezado de grupo. EJEMPLO  Ejemplo: A usted le interesa ver los elementos aprobados y contabilizados en enero de todos sus clientes. Probablemente habrá varios elementos facturados para cada cliente, por lo que querrá ver el nombre de un cliente una vez. En este caso, cree un encabezado de grupo para la información del cliente y luego un área de detalles debajo de la información de facturación. También consulte Diferencia entre agrupar en Categorías de datos y agrupar en campos de ordenación.
	Pie de página de grupo	Separa grupos de información en su reporte. Elija cualquier categoría de datos o campo de ordenación. Los pies de página de grupo son usados para acumular datos, como sumas y promedios. EJEMPLO  Usted quiere saber el importe facturado total de cada cliente para el mes de enero. Para lograr esto, usted debe crear un pie de página de grupo en Cliente, y agregar el campo Importe facturado desde la categoría Elemento facturado contabilizado y hacer clic en el botón Suma automática (∑). También consulte Diferencia entre agrupar en Categorías de datos y agrupar en campos de ordenación.
	Grupo de repetición	Consulte Grupos de repetición.
Eliminar sección		Elimina la sección completa, incluyendo filas subsiguientes en esa sección.
Modificar sección		Permite modificar un grupo de repetición. EJEMPLO  Use esto para cambiar el criterio de ordenación sobre el que se repite el grupo de repetición.
Mover sección hacia arriba		Mueve la sección resaltada un nivel hacia arriba.
Mover sección hacia abajo		Mueve la sección resaltada un nivel hacia abajo.
Sombreado de sección		Agrega el color seleccionado a la sección. Cuando se aplica sombreado a cualquier sección, un cuadrado pequeño, sombreado, aparece en la esquina superior derecha del encabezado de la columna más a la derecha.

Al añadir una sección de encabezado de grupo o pie de página de grupo a un reporte, debe seleccionar lo que va a agrupar. Siempre tendrá acceso a una lista de categorías de datos (más precisamente, sub-categorías) y una lista de campos de ordenaciones. ¿Cuál es la diferencia?

Cuando seleccione una categoría de datos por la que agrupar, siempre agrupará con un Id. único (la "clave principal" del elemento seleccionado). En la captura de pantalla anterior, la selección de la categoría de datos "Organización" agrupará los elementos por el ID único de la organización. Si tuviera tres organizaciones en su instancia de Autotask llamadas "ACME Corporation", cada una tendría un ID diferente, y los elementos se agruparían por separado para cada instancia de "ACME Corporation".

Si se agrupa en el campo de clasificación "Organización.Nombre de la organización", se agruparán todos los elementos de las organizaciones con el mismo nombre. En nuestro ejemplo, todos los elementos de facturación de todas las instancias para "ACME Corporation" se agruparían bajo un solo encabezado o pie de página de grupo.

NOTA  Es posible que no esté expuesto el campo de clave principal asociado con la sub-categoría. En los casos en los que exponemos la clave primaria (por ejemplo, el ID de organización en la captura de pantalla anterior), seleccionar la subcategoría Organización sería lo mismo que seleccionar el campo de clasificación ID de contrato.

También, usted podría añadir varios campos de ordenación para cualquier categoría de datos, por lo que agrupar en campos de ordenación le permite agrupar registros de acuerdo a algo que no sea la clave principal de la categoría de datos.

Los reportes a menudo tienen nombres que aparecen sobre la información en el reporte. En LiveReports, usted puede agregar un nombre que aparezca en cada página del reporte, o uno que aparezca solamente en la primera página del reporte. Esto lo determina el tipo de sección en la que ubique el nombre del reporte.

• Para mostrar el nombre del reporte solamente en la parte superior de la primera página de su reporte, ubique el nombre del reporte en la sección Encabezado de reporte.
• Para ubicar un nombre en la parte superior de cada página del reporte, ubique el nombre del reporte en la sección Encabezado de página.

NOTA  Los encabezados de columna son ubicados en la sección Encabezado de página. Si usa encabezados de columna para su reporte, le recomendamos que ponga su nombre en la sección Encabezado de página, ya que la sección Encabezado de reporte aparece debajo de la sección Encabezado de página. Sería extraño que apareciera el nombre del reporte debajo de los encabezados de columna.

Para más información, consulte Agregar encabezados de columnas más abajo.

NOTA  Los reportes Excel en rigor no tienen varias páginas sino que solo consisten en una página de largo. Imprimir un reporte puede significar más de una página, pero al imprimir la sección Encabezado de columna, solo se imprimirá la primera página, ya que Excel lo considerará como una sola página ampliada.
La salida de reportes en HTML es paginada, y el encabezado de página aparece al comienzo de cada "página".

Para agregar un nombre:

1. Vaya al Diseñador de LiveReports.
2. Decida si va a usar encabezados de reporte, encabezados de página o ambos.
3. Note que la primera columna en la cuadrícula de diseño se denomina Sección.
   
   Si va a usar un encabezado de reporte:
   
   1. Haga clic en cualquier celda en la columna Sección. Se abrirá un menú.
   2. Desplace el cursor sobre Agregar sección. Se abrirá un sub-menú.
   3. Seleccione Encabezado de reporte en el menú. Se añadirá la sección Encabezado de reporte.
   4. Seleccione una celda en esta nueva sección y escriba el nombre de su reporte en la celda.
      
      o bien
   
   Si va a usar un Encabezado de página y no usó un Encabezado de reporte:
   
   1. Seleccione una celda en la sección Encabezado de página y escriba el nombre de su reporte en la celda.
   2. Haga clic en Guardar para guardar el reporte.

EJEMPLO  Caso de negocios: Usted está a cargo de ventas en su empresa. Acaba de finalizar un trimestre y necesita generar un reporte para su gerente general que muestre los resultados de ventas ("Oportunidades cerradas") por territorio de ventas, responsable de empresa y cliente. Usted desea mostrar los totales parciales de las tres métricas en su reporte, además de los totales generales.

Si desea agrupar y mostrar totales parciales de información de reporte en más de un campo, debe conformar la jerarquía de datos correctamente. Si existen varios agentes de ventas por territorio, el encabezado de grupo de territorio debe estar sobre el encabezado de grupo de responsable de empresa, y el pie de página de grupo de territorio debe estar debajo del pie de página de grupo de responsable de empresa, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

NOTA  Para sumar y agregar columnas, los encabezados de grupo son opcionales, aunque facilitan la lectura de reportes.

Para información sobre cómo mostrar totales y totales parciales de columnas usando pies de página de grupo, página y reporte, consulte Suma de columnas.

Los grupos de repetición son una manera de organizar y presentar datos que contienen varias relaciones "uno a varios". Cada grupo de repetición tiene datos de una categoría "muchos", agrupados por la categoría "uno". Los siguientes diagramas demuestran cómo funciona esto.

Dos categorías, X e Y, con una relación uno a varios de X a Y, se verán así en una sección Detalles. Cada X tiene una o más Y.

Si hay una tercera categoría, Z, con una relación uno a varios de X a Z, no habrá necesariamente una relación entre Y y Z.

Se usan grupos de repetición cuando usted desea ignorar la relación entre Y y Z, y simplemente organizar los datos por X. Para hacerlo así, cree dos grupos de repetición para X, y ponga Y en el primero y Z en el segundo:

Cada sección de grupo de repetición tiene su propio encabezado de grupo, detalles y pie de página de grupo. Estos siguen los mismos principios que sus equivalentes de propósitos generales, pero dentro de los grupos de repetición. Por ejemplo, para calcular datos totales para Y para cada X, use una fórmula colectiva en el pie de página para el grupo de repetición con los datos de Y.

Use las configuraciones de filas para modificar filas individuales. Usted puede insertar o eliminar filas, suprimir filas para que no aparezcan, crear saltos de páginas y establecer la altura de filas automáticamente.

Para cambiar una fila:

1. Vaya al Diseñador de LiveReports.
2. Haga clic en la columna de número de fila de las filas que desee modificar.
3. Elija la opción de nueva fila en el menú.

NOTA  Las referencias de las celdas se actualizan automáticamente cuando se insertan columnas o filas.

Las columnas son usadas para mostrar campos de información específica en su reporte.

A medida que diseñe un reporte, podría decidir que una columna se vería mejor en otro lugar, o podría darse cuenta que se le olvidó agregar una columna o que agregó una que ya no necesita. Con el Diseñador de LiveReports, es fácil insertar, eliminar y volver a posicionar columnas.

• Para insertar o eliminar columnas, haga clic en el encabezado de columna (A, por ejemplo). Se abrirá un menú con las opciones que verá a continuación. También podrá seleccionar varias columnas para insertar o eliminar.
• Para volver a dar tamaño a las columnas, seleccione sus líneas de cuadrícula y muévalas hacia la derecha o la izquierda. También es posible configurar un ancho de columna absoluto en píxeles.
• Seleccione Ocultar columna para ocultar la columna en el resultado
• Haga clic en Información de columna para crear una etiqueta para la columna y hacerla clasificable en el Visor de reportes.

Agregar encabezados de columnas

Los encabezados de columna aparecen en la parta superior de cada columna de un reporte. Estos le informan lo que representa cada columna de datos. Las secciones le indican a LiveReports qué hacer con las información en las filas. Use la sección Encabezados de página para designar los encabezados de columna de su reporte. Para más información sobre secciones de reportes, consulte Trabajar con secciones.

NOTA  Si usa la pestaña Diseño en el Asistente de reportes, creará los encabezados de columna y la sección Encabezado de página para que usted use las sub-categorías como los encabezados de columna.

Para agregar encabezados de columna:

1. Vaya al Diseñador de LiveReports.
2. Agregue los nombres de sus encabezados de columna al reporte.
   1. Haga clic en cualquier celda en la fila Encabezado de página para seleccionarla (ejemplo: Fila 1, Columna A). La celda se resaltará.
   2. Escriba el nombre del encabezado de columna en la celda.
   3. Continúe agregando encabezados de columna al reporte según sea necesario usando la siguiente columna en la misma fila.
3. Haga clic en Guardar.

Suma de columnas

Los reportes presentan a menudo totales que suman los datos de la columna anterior. Estos totales aparecen al final del reporte como Pies de página de reporte, o si presenta totales parciales en una sección de pie de página, en un Pie de página de grupo o en una sección de pie de página de un grupo de repetición. Los totales pueden obtenerse de dos maneras:

• Use el ícono Suma automática (∑) en la celda que contendrá el total
• Use una fórmula para calcular los datos. Para más información sobre el uso de fórmulas, consulte fórmulas de LiveReports.

Para sumar columnas:

1. Vaya al Diseñador de LiveReports.
2. Ubique la columna para la que desee calcular el total. Agregue una nueva sección de pie de página debajo del último campo en esta columna.
   1. En la columna Sección, haga clic en la celda debajo de su campo. Aparecerá un menú desplegable.
   2. Seleccione un tipo de fila Pie de página de reporte o Pie de página de grupo.

NOTA  Los tipos de fila de pie de página no son compatibles con el uso de fórmulas y cálculos, incluyendo columnas de suma.

3. Ubique la columna para la que desee calcular el total. Agregue el campo de datos a la celda debajo de la columna en la sección Pie de página.
4. Haga clic en el ícono Suma automática (∑) para ubicar la fórmula de suma automática en la celda.
5. Haga clic en Guardar para guardar el reporte.