Diseñar plantillas de factura

¿Necesita usted plantillas de facturas personalizadas?

Todos los clientes de Autotask PSA que generen facturas desde Autotask PSA, o las exporten a XML necesitarán una plantilla de factura. En muchos casos, nuestra plantilla de factura estándar será suficiente.

A los clientes que exporten sus transacciones de facturación a formato .csv no se les pedirá que completen el proceso de facturación ni que generen facturas, pero les recomendamos que lo haga de todos modos. En este caso, la plantilla de factura estándar es todo lo que necesita.

Usted puede usar plantillas de facturas para personalizar qué información será incluida en las facturas que envíe a sus clientes. Use el Diseñador de facturas para configurar plantillas de facturas que almacenen el diseño de la factura, los campos y las columnas que aparecerán en ella, la agrupación y el ordenamiento de los elementos de factura, y las formas de pago.

Usted puede:

  • Configurar campos de factura personalizados adicionales para ser incluidos como variables en cualquier lugar de sus plantillas de facturas. Consulte Campos de factura adicionales.
  • Cree cualquier número de plantillas de facturas y asócielas con clientes para los que la plantilla predeterminada no sea apropiada. Consulte Diseñar una plantilla de factura.
  • Copiar, eliminar, asignar una predeterminada, y gestionar el estado "Activo" de plantillas de facturas. Consulte Gestionar plantillas de facturas.
  • Asocie un modelo de factura no predeterminado a una organización, país, factura individual o lote de facturas. Consulte Aplicar una plantilla alternativa.

Autotask rellena su instancia de Autotask con varias plantillas de facturas del sistema para que pueda empezar. Estas plantillas reflejan los diseños de factura más populares para usar con sobres de páginas. Al ser plantillas de sistema, no pueden ser editadas ni eliminadas, pero usted puede copiar y volver a nombrar estas plantillas para beneficiarse del diseño conocido.

La plantilla de sistema Estándar (Facturar a en el lado izquierdo) es la plantilla de factura global predeterminada. A medida que cree sus propias plantillas, la plantilla que use para la mayoría de sus clientes debe ser su plantilla global predeterminada. La plantilla predeterminada será usada si ninguna otra plantilla es seleccionada a nivel de país (o de organización) durante el procesamiento de facturas.

La plantilla predeterminada global es sobrescrita por una plantilla asociada con un país específico y la plantilla asignada a un país es sobrescrita por una plantilla asignada a una organización específica.

Cuando la plantilla predeterminada global no es la apropiada, hay un par de maneras para asignar una diferente.

Factura y lotes de factura

Usted puede aplicar una plantilla no predeterminada cada vez que genere una factura o un lote de facturas. Esto tiene sentido cuando quiera usar una plantilla diferente para servicios gestionados previos a la facturación, por ejemplo.

Esta acción sustituye una sola vez la configuración predeterminada de las facturas a nivel de organización o de país. La plantilla alternativa puede ser seleccionada en las páginas Vista previa de factura y Procesar facturas seleccionadas. Para más información, consulte Ver facturas y Procesar facturas.

Organización

Si la plantilla de factura predeterminada no es adecuada para sus actividades de facturación para una organización, puede asignarle una plantilla diferente en la página Configuraciones de la factura. Consulte Ficha y página de configuración de la factura.

País

Si usted hace negocios en varios países, puede especificar una plantilla de factura diferente según el país de la organización. Consulte Gestión de la lista de países.

Si las plantillas son asignadas en múltiples niveles, la plantilla más específica sobrescribirá la más universal.

Si usted encarga una configuración de factura personalizada que no puede ser recreada con el nuevo editor de plantillas de factura, Autotask convertirá su configuración de factura a una plantilla de factura y continuará respaldándola.

IMPORTANTE  Usted no podrá editar, copiar ni eliminar tales plantillas de factura personalizadas.