Departamentos

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso Admin. para configurar Su organización. Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

SEGURIDAD  Nivel de seguridad con permiso de Admin. para configurar Recursos/Usuarios (Recursos humanos). Consulte Configuraciones de seguridad de Admin..

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Acerca de los departamentos

Todos los recursos deben estar asociados con al menos un departamento en una función.

Su instancia de Autotask contiene un departamento del sistema llamado Administración. Si usted va a usar una base de datos de Autotask antigua, el departamento de sistema predeterminado puede denominarse Recursos humanos. Usted puede editar el departamento predeterminado, pero no puede transferir la designación predeterminada ni eliminar el departamento. Su base de datos puede contener departamentos adicionales, no de sistema, que usted puede usar, modificar o eliminar, y además usted puede agregar departamentos adicionales según lo necesite.

Los departamentos tienen las siguientes funciones:

  • Los departamentos, junto con las colas de Atención al cliente, asocian recursos con funciones de facturación. Los usuarios no están simplemente asociados con un departamento, sino que están asociados con un departamento en una función de facturación específica. Los recursos pueden estar asociados con varios departamentos en más de una función.

EJEMPLO  Un ingeniero está asociado con el departamento de Ingeniería como Jefe del equipo, Ingeniería, y con el departamento de Administración en su función de administrador.

  • Un Jefe de Departamento tiene visibilidad de todos los miembros de departamentos de proyectos con los que estén asociados.

  • Al crear o editar una tarea, los usuarios pueden filtrar recursos principales y secundarios por departamento.

  • Como opción, usted puede asociar departamentos con tipos de trabajo específicos. Esto le permitiría usar una configuración de categoría de tarea que limitaría los tipos de trabajo en tareas asociadas con el departamento a solamente los tipos de trabajo asociados. Consulte Limitación de tipos de trabajo.

  • Finalmente, usted puede generar reportes sobre recursos y mano de obra usando el campo Departamento como campo de filtro y agrupación.

Cómo...

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Para añadir un nuevo departamento, haga clic en Nuevo para abrir la página Nuevo departamento.  Para editar un departamento existente, seleccione Editar en el menú contextual . Se abrirá la página Editar departamento.
  3. En la pestaña general, rellene o actualice los siguientes campos.
    4. Nombre del campo Descripción
    Pestaña General
    Nombre del departamento* (Obligatorio) El nombre que su empresa usa para el departamento, por ejemplo, Desarrollo de productos.
    Ubicación interna principal* (Requerida) La ubicación interna a la que está asociado el departamento. Al añadir o editar un departamento, este campo es un menú desplegable que muestra todas las ubicaciones internas previamente configuradas. Consulte Ubicaciones internas.En la página Editar detalles de departamento, este campo tiene el vínculo Nuevo.

    Haga clic para añadir una nueva ubicación interna.
    Número del departamento El número asignado al departamento si su empresa usa identificadores numéricos para departamentos.
    Descripción Una breve descripción del departamento.
  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

Los recursos pueden asociarse a los departamentos desde la pestaña Recursos de la página Editar departamento o desde la pestaña Asociaciones de la página Gestión de recursos. Para más información sobre la gestión de departamentos para recursos desde la página de Gestión de Recursos, consulte Agregar, editar o copiar un recurso.

Para gestionar las asociaciones de recursos desde la página Editar departamento, siga estos pasos:

  1. Abra la pestaña Recursos . Aparecen todos los recursos asignados al departamento.

NOTA  La palabra "inactiva" aparece entre paréntesis junto a los recursos que ya no están activos.

  1. Para asociar una nueva combinación de recursos y funciones a este departamento, haga clic en Nuevo.

NOTA  Si un recurso desempeña varias funciones en un departamento, debe agregar al recurso por separado para cada función.

  1. Seleccione el nombre del recurso y el nombre del rol. Si es pertinente, seleccione la casilla Departamento y función predeterminados. Los recursos pueden ser asignados a varios departamentos, pero deben tener solo un departamento predeterminado.
  2. Si es pertinente, seleccione la casilla Jefe de departamento.

NOTA  Los administradores que sean jefes de departamento pueden ver los proyectos en que estén trabajando sus recursos sin ser miembros del equipo de proyectos.

  1. Haga clic en Guardar.
  2. Para editar, desactivar o eliminar la combinación de recurso y función, haga clic con el botón derecho del ratón en la partida y realice la selección adecuada.
  3. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.

Como opción, usted puede asociar departamentos con tipos de trabajo específicos. Esto le permitiría usar una configuración de categoría de tarea que limitaría los tipos de trabajo en tareas asociadas con el departamento a solamente los tipos de trabajo asociados. Consulte Limitación de tipos de trabajo.

IMPORTANTE  Para asociar un tipo de trabajo existente con este departamento, debe editar el tipo de trabajo y seleccionar el departamento en ese punto. Consulte Tipos de trabajo para información detallada.

NOTA  En la pestaña Tipos de trabajo, puede gestionar los propios tipos de trabajo, no sólo una asociación. Las funciones Nuevo, Editar y Borrar crearán nuevos tipos de trabajo, editarán los existentes o los borrarán.

Para gestionar los tipos de trabajo del departamento, haga lo siguiente:

  1. Abra la pestaña Tipos de trabajo. Se presentan todos los tipos de trabajo activos e inactivos asociados con el departamento.
  2. Para agregar un tipo de trabajo, haga clic en el botón Nuevo. Esta acción creará un nuevo tipo de trabajo con una asociación por defecto al departamento actual en el que está trabajando.
  3. Para asociar un tipo de trabajo existente a este departamento, vaya a > Admin > Funciones y configuración > Finanzas, contabilidad y facturación > Códigos de facturación > Tipos de trabajo. Consulte Tipos de trabajo.
  4. Para eliminar la asociación del tipo de trabajo al departamento, haga clic con el botón derecho del ratón en la partida y seleccione Editar tipo de trabajo. Se abrirá la página Editar tipo de trabajo. Borre el campo Departamento para eliminar la asociación y haga clic en Guardar.
  5. Para eliminar un tipo de trabajo, haga clic con el botón derecho del ratón en la partida y seleccione Eliminar tipo de trabajo. Esto eliminará el tipo de trabajo real, no sólo la asociación entre el tipo de trabajo y el departamento.

Para eliminar un departamento, siga estos pasos:

  1. Para abrir la página, use la(s) ruta(s) de acceso en la sección Seguridad y navegación más arriba.
  2. Haga clic en el menú contextual y seleccione Eliminar. Si el departamento tiene asociaciones existentes, la opción Eliminar no estará disponible.

  3. Haga clic en Sí en el mensaje de confirmación.

No es posible eliminar el departamento de sistema (nombre predeterminado "Administrador"), o los departamentos asociados con recursos o tipos de trabajo. Las eliminaciones no pueden deshacerse.